10. Экспертиза ценности документов

10.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов ПК «MEMORY» к составу Архивного фонда Республики Тыва осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место учреждения в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физического состояния.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Республики Тыва учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и архивной службы РТ.

10.2. Экспертиза ценности документов в ПК «MEMORY» проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при научно-технической обработке и подготовке дел к передаче на архивное хранение.

10.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Республики Тыва, образующихся в процессе деятельности клиники, создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК создается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК учреждения в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив.

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Задачи, функции и права ЭК определяются Положением, которое утверждается руководителем учреждения.

10.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор дел на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках. Обязательно проверяется состав документов в деле. В делах постоянного хранения подлежат изъятию черновые и дублетные экземпляры документов, неоформленные копии и документы с временными сроками хранения.

10.5. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их на хранение в ведомственный архив, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «до замены новыми», «при условии завершении – ревизии» и «ЭПК»

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

10.6. По результатам экспертизы ценности документов проводится описание дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.

10.7. Акт о выделении к уничтожению документов и дел составляется, как правило, сводный (приложение 20).

Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Однородные дела, отобранные для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием их общего количества.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2010году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года, с пятилетним сроком хранения – не ранее 1 января 2011 года. Бухгалтерские документы отбираются к уничтожению только при условии завершения ревизии.

10.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Акт рассматривается на заседании ЭК учреждения одновременно с описями. Согласованный ЭК и утвержденный руководителем акт вместе с описями представляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Минкультуры Чувашии. Только после утверждения описей ЭПК Минкультуры Кызыла клиника имеет право уничтожать дела, включенные в акт.

10.9. Документы, выделенные к уничтожению, подлежат передаче предприятию «Вторресурсы». Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи документов и номер накладной указываются в акте.

Если документы уничтожены путем дробления, об этом также делается отметка в акте.

Не допускается уничтожение документов путем сжигания.

10.10. Порядок уничтожения дел с грифом «ДСП», сроки хранения которых истекли, определяется специальной инструкцией.

10.11. Вычислительный центр обеспечивает проведение экспертизы ценности документов на машинных носителях, участвует в работе ЭК при определении сроков и режима хранения этих документов.