DF_11 / Дєєва Н.М. Бюджетний менеджмент / 5
.pdfТЕМА 6. ОБЛІК ВИКОНАННЯ БЮДЖЕТУ
6.1.Засади, принципи та завдання бухгалтерського обліку виконання бюджету.
6.2.Облікова політика Державного казначейства.
6.3.Основні функції служби бухгалтерського обліку. Права і обов’язки головного бухгалтера.
6.4.Організація бухгалтерського обліку в органах Державного казначейства.
6.5.План рахунків бухгалтерського обліку виконання бюджету.
6.6.Внутрішній казначейський контроль.
6.1.Засади, принципи та завдання бухгалтерського обліку виконання
бюджету
Облік виконання бюджету здійснюють відповідні служби органів Державного казначейства України згідно з Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності виконання державного та місцевих бюджетів в органах Державного казначейства України, затвердженим Казначейством України від 28.11.2000р. № 119. Положення розроблено на основі Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність», Указу Президента України «Про Державне казначейство України» від 27 квітня 1995 р. № 335/95, Положення про Державне казначейство, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 31.07.1995 р. № 590, нормативно-правової бази бюджетного процесу, в т.ч. нормативних актів Державного казначейства України, основних принципів міжнародних стандартів бухгалтерського обліку.
Положення визначає і регулює в межах повноважень, наданих Державному казначейству, єдиний методологічний та організаційний порядок ведення бухгалтерського обліку і звітності в органах Держказначейства з виконання державного та місцевих бюджетів.
Система обліку включає: бухгалтерський, бюджетний, управлінський облік, які ґрунтуються на єдиній теоретичній та інформаційній базі, відрізняючись формою та періодичністю розрахунку даних.
Бухгалтерський облік забезпечує своєчасне та повне відображення всіх операцій органів Державного казначейства та надання користувачам інформації про стан активів та зобов'язань, результати виконання бюджетів та їх змін. На основі даних бухгалтерського обліку складається фінансова звітність.
Бухгалтерський облік в органах Державного казначейства - це складова системи обліку, що включає сукупність правил, методик та процедур обліку для виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та обміну інформацією про операції в органах Державного казначейства та передачі її зовнішнім користувачам, а також внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рішень. На основі даних бухгалтерського обліку складається фінансова звітність про виконання бюджетів.
188
Бухгалтерський облік виконання бюджетів є основою інформаційної системи органів Державного казначейства, за допомогою якого здійснені операції відображаються за відповідними рахунками в автоматизованому режимі. Операція в органах Державного казначейства - дія або подія (може складатися з кількох складових), яка викликає зміни у фінансових характеристиках виконання бюджетів.
Бюджетний облік ведеться з метою накопичення даних про доходи, видатки, кредитування за вирахуванням погашення і фінансування бюджетів, а також підбиття підcумків виконання бюджетів.
Управлінський облік ведеться з метою забезпечення керівництва органів Державного казначейства оперативною фінансовою і не фінансовою інформацією у визначеній ними формі для планування, управління бюджетними коштами, оцінки і контролю використання бюджетних коштів.
Управлінський облік ведеться органами Державного казначейства для забезпечення внутрішніх потреб в інформації, виходячи зі специфіки виконання бюджетів та особливостей діяльності.
Система бухгалтерського обліку Державного казначейства щодо виконання бюджетів підпорядкована основним принципам обліку й звітності, якими є:
-законність – звітність повинна відповідати правилам та процедурам, що передбачені законодавчими та нормативними актами;
-достовірність – правдиве відображення у бухгалтерській звітності фінансових операцій держави з дотриманням вимог відповідних нормативних актів;
-повнота бухгалтерського обліку – всі операції по виконанню бюджетів
ворганах Державного казначейства підлягають реєстрації на рахунках бухгалтерського обліку без будь-яких винятків. Фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні результати операцій органів Державного казначейства, яка може впливати на рішення, що приймаються згідно з нею. Повнота та достовірність в обліку можливі тільки за умови, якщо облікова політика та процедури органів Державного казначейства забезпечать виконання всіх правил бухгалтерського обліку, а також якщо ці правила застосовуються без відхилень, з урахуванням реальної оцінки операцій, подій та ситуацій;
-визначення дати операції – операції по виконанню бюджетів реєструються в бухгалтерському обліку в момент проведення відповідних платежів, що відповідає касовому методу ведення бухгалтерського обліку;
-прийнятність вхідного балансу – залишки за рахунками на початок поточного звітного періоду мають відповідати залишкам за станом на кінець попереднього звітного періоду;
-превалювання сутності над формою – операції обліковуються та розк-
риваються у звітності відповідно до їх суті та економічного змісту, а не за їх юридичною формою;
-суттєвість – у фінансових звітах має відображатись уся істотна інформація, корисна для прийняття рішень керівництвом. Інформація є суттєвою, якщо її відсутність або перекручення може вплинути на економічні рішення користувачів звітності;
189
-доречність –- корисність інформації для підготовки та прийняття економічних рішень;
-відкритість – фінансові звіти мають бути достатньо зрозумілими й детальними, щоб уникнути двозначності, правдиво відображати операції з необхідними поясненнями в записках. Операції повинні відповідати змісту статей звітів. Звітність має бути чітко викладена й зрозуміла для користувача;
-сталість – постійне, протягом бюджетного року, застосування обраних методів. Зміна методів обліку потребує додаткового обґрунтування і розкриття
уфінансових звітах;
-правильність – сумлінне застосування прийнятих правил та процедур;
-обережність – обґрунтована, розсудлива оцінка фактів;
-незалежність – відокремленість фінансових бюджетних років (звітних періодів);
-зіставлення – можливість визначення тенденцій виконання бюджету через зіставлення інформації, що міститься у бухгалтерському обліку і звітності за певний період часу;
-своєчасність – забезпечення своєчасною інформацією органів законодавчої та виконавчої влади, які приймають рішення, здійснюють оцінку виконання бюджету, готують пропозиції щодо складання бюджету тощо, та інших користувачів;
-безперервність –- оцінка активів здійснюється, виходячи з того, що процес виконання бюджетів є постійним;
-консолідація – складання зведеної фінансової звітності про виконання бюджетів у цілому по системі Державного казначейства України з урахуванням підвідомчих управлінь та відділень у розрізі бюджетів, за винятком залишків за внутрішньосистемними розрахунками;
-окреме відображення активів та пасивів – цей принцип передбачає, що всі рахунки активів та пасивів оцінюються окремо і відображаються в розгорнутому вигляді. Усі рахунки є активними або пасивними, за винятком клірингових (рахунків за розрахунками), технічних та транзитних рахунків.
Основним завданням системи бухгалтерського обліку Державного казначейства по виконанню бюджетів є:
– своєчасне, повне і достовірне відображення в обліку за відповідними рахунками і параметрами операцій по виконанню бюджетів, які здійснюються на підставі первинних документів клієнтів, органів, які мають право беззаперечного списання коштів, електронних документів та внутрішніх документів Державного казначейства, складених згідно з діючим законодавством, підписаних уповноваженими особами клієнтів, органу стягнення та Державного казначейства;
– щоденне завершення та звірку всіх облікових процесів, реєстрів та документів, у тому числі пов'язаних із надходженням та перерахуванням коштів по системах міжбанківських електронних платежів і внутрішній платіжній системі Державного казначейства; складання щоденного балансу та автоматизовану перевірку відповідності даних аналітичного обліку даним балансу;
190
– достовірне відображення в обліку і звітності руху використання фі-
нансових та інших ресурсів бюджетів, надання об'єктивної і порівняльної інформації про стан зобов'язань, активів, результатів виконання бюджетів, у тому числі в розрізі окремих органів Державного казначейства.
Система бухгалтерського обліку повинна надавати можливість прогнозування і визначення стратегії виконання бюджету шляхом порівняння показників балансу з показниками, затвердженими в бюджетах, та аналізу їх динаміки.
План рахунків бухгалтерського обліку та інші нормативні документи щодо ведення бухгалтерського обліку і складання звітності є обов'язковими для виконання всіма органами Державного казначейства.
Система обліку надає бюджетному управлінню інформацію щодо рівня фінансування та рівня надходжень. Вона виявляє, чи фінансування перевищує бюджетні обсяги з певних статей. Це дозволяє бюджетному управлінню вносити корективи в процес, включаючи внесення змін, щоб підтримувати збалансованість бюджету. Для прийняття цих рішень бюджетне управління повинно мати в своєму розпорядженні план рахунків, який відповідає бюджетним кодам.
6.2. Облікова політика Державного казначейства
Облікова політика Державного казначейства – це сукупність визначе-
них у межах чинного законодавства принципів, методів і процедур, що використовуються Державним казначейством для складання та подання фінансової звітності про виконання бюджетів.
Облікова політика системи органів Державного казначейства базується на основних принципах бухгалтерського обліку, яких повинні дотримуватися органи Державного казначейства при веденні рахунків і складанні зовнішньої та внутрішньої звітності.
Органи Державного казначейства ведуть бухгалтерський облік і складають фінансову звітність у валюті України. Операції в іноземній валюті відображаються в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності у валюті України з перерахуванням її за курсом Національного банку України на дату здійснення операції або складання звітності.
Операції повинні бути відображені в обліку в тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.
Облікова політика щодо методів оцінки, обліку і контролю активних операцій, мобілізованих Державним казначейством ресурсів та інших пасивних операцій ґрунтується на відповідних нормативних документах Державного казначейства України. Облікова політика повинна дієво сприяти поліпшенню структури активів, якнайшвидшому стягненню сумнівної, безнадійної заборгованості.
Активи і зобов’язання мають бути оцінені та відображені в обліку таким чином, щоб не переносити наявні фінансові ризики, які потенційно загрожують фінансовому становищу бюджету, на наступні звітні періоди.
191
Активи і зобов’язання обліковуються пріоритетно за вартістю їх придбання чи виникнення (за первісною або поточною вартістю).
Процедури бухгалтерського обліку повинні виключати можливість здійснення взаємозаліку (крім випадків, передбачених чинним законодавством) активів та зобов’язань або доходів та видатків як у бухгалтерських записах, так і у фінансовій звітності, а саме:
–позик, депозитів та іншої кредиторської й дебіторської заборгованості юридичних і фізичних осіб;
–позик, депозитів та іншої кредиторської й дебіторської заборгованості тих самих юридичних та фізичних осіб, з розрахунком у різних валютах з різними строками погашення;
–депозитів та позик, наданих під заставу депозиту, якщо інше не визначене відповідними законодавчими актами.
Зміни в обліковій політиці в органах Державного казначейства.
Будь-які зміни в обліковій політиці, що мають суттєвий вплив на показники звітного або майбутніх періодів, повинні бути описані із зазначенням їх причин і змін.
Не вважається зміною в обліковій політиці:
–нова облікова політика щодо операцій, які не є суттєвими;
–нова облікова політика щодо операцій, які відрізняються по суті від попередніх і не здійснювалися раніше.
Нова облікова політика застосовується до подій та операцій з часу їх виникнення.
Ведення бухгалтерського обліку виконання місцевих бюджетів здійснюється з урахуванням положень статті 56 Бюджетного кодексу, зокрема:
–єдині правила бухгалтерського обліку всіх фінансових операцій, активів
іфінансових зобов’язань місцевих органів влади визначаються Державним казначейством України за погодженням з Міністерством фінансів України;
–бухгалтерський облік усіх операцій щодо виконання місцевих бюджетів здійснюють органи Державного казначейства України. Цей облік повинен відображати всі активи та зобов’язання місцевих органів влади;
–розпорядники бюджетних коштів ведуть бухгалтерський облік відповідно до правил, установлених Державним казначейством України;
–усі надходження до бюджету та витрати бюджету обліковуються у валових показниках незалежно від того, передбачається чи не передбачається у бюджетних призначеннях взаємозарахування цих показників;
–усі надходження до бюджету та витрати бюджету повинні заноситися на рахунки в хронологічному порядку відповідно до встановленої законодавством процедури. Усі бухгалтерські записи повинні підтверджуватися документально.
Не пізніше 31 грудня або на останній день іншого бюджетного періоду Державне казначейство України закриває всі рахунки, відкриті у поточному бюджетному періоді. За виняткових обставин міністр фінансів України може визначити інший термін закриття рахунків, але не пізніше як через п’ять робочих днів після закінчення бюджетного періоду.
192
На кінець бюджетного періоду Державне казначейство України зберігає залишки коштів на рахунках спеціального фонду місцевого бюджету для покриття відповідних витрат у наступному бюджетному періоді з урахуванням їх цільового призначення. Рахунки спеціального фонду Державного бюджету України відкриваються в наступному бюджетному періоді із записом про всі не витрачені в попередньому бюджетному періоді кошти, які були одержані на виконання відповідних завдань.
Усі надходження і витрати записуються в тому бюджетному періоді, в якому вони були здійснені.
Після введення в дію закону «Про Державний бюджет України» органам державної влади та їх посадовим особам забороняється приймати рішення, що призводять до виникнення нових бюджетних зобов’язань місцевих бюджетів, які не забезпечені бюджетними асигнуваннями, без визначення джерел коштів, виділених державою для виконання цих зобов’язань.
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх операцій по виконанню бюджетів органами Державного казначейства у первинних документах, збереження протягом установленого строку оброблених документів, реєстрів бухгалтерського обліку та звітності несе керівник органу Державного казначейства відповідно до норма- тивно-правової бази.
Керівники органів Державного казначейства зобов’язані створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами правомірних вимог служби бухгалтерського обліку щодо дотримання порядку оформлення та обліку первинних документів.
Правила ведення бухгалтерського обліку виконання бюджетів. Порядок складання та подання звітності про виконання бюджетів розробляється Управлінням методології по виконанню бюджету, бухгалтерського обліку та звітності Державного казначейства України.
6.3. Основні функції служби бухгалтерського обліку. Права й обов’язки головного бухгалтера
Організація роботи бухгалтерської служби будується за принципом створення єдиного бухгалтерського підрозділу та надання працівникам прав відповідальних виконавців, яким доручається особисто підписувати документи за визначеною групою операцій, за винятком операцій, що потребують додаткового контролю.
Основним правилом ведення бухгалтерського обліку в органах Державного казначейства є безперервність обліку.
Організація автоматизованої реєстрації і обробки даних повинна забезпечити суцільне і безперервне відображення всіх операцій, доказовість інформації, збереження її в електронному вигляді, а також можливість здійснення подальшого контролю з одержанням роздрукованої інформації на паперових носіях.
193
Для обмеження ризику при виконанні операцій по виконанню бюджетів враховуються такі аспекти:
1)Розподіл обов'язків та повноважень щодо здійснених операцій:
– перелік операцій (ресурсні, розрахункові та інші);
– список осіб, уповноважених підписувати документи;
– обмеження щодо розпорядження активами;
– делегування повноважень.
2)Виконання операцій: технічна обробка; бухгалтерська обробка та робочі вказівки.
3)Контроль операції: контроль повноважень; контроль технічної та бухгалтерської обробки даних, обробки коду доступу до обробки даних та після виявлення помилки.
Бухгалтерські операції можуть виконувати працівники будь-якого структурного підрозділу, якщо це передбачено їх функціональними (посадовими) обо- в'язками. Усі працівники, які виконують операції з бухгалтерського обліку, підпорядковуються головному бухгалтерові органу Державного казначейства або іншій посадовій особі, що очолює бухгалтерську службу (далі - головному бухгалтерові).
Головний бухгалтер у своїй роботі керується положеннями, нормативними актами Державного казначейства України, іншими законодавчими та нормативними актами України, що регламентують бюджетний процес в Україні.
Головний бухгалтер повинен забезпечити:
– дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку;
– контроль за відображенням у бухгалтерському обліку всіх операцій по виконанню бюджетів, які здійснюються органами Державного казначейства;
– складання і подання внутрішнім та зовнішнім користувачам у встановлені строки звітності.
Головний бухгалтер (його заступник) має право вимагати від підвідом-
чих органів забезпечення правильної організації бухгалтерського обліку й контролю, подання необхідних документів щодо оформлення операцій, дотримання встановленого порядку прийняття і витрачання бюджетних коштів, а також наділений повноваженнями вимагати від будь-якого органу Державного казначейства надання пояснень, а в разі необхідності й безпосередньо втручатися в робочі процедури органу, якщо отримані там дані викликають сумнів. Головний бухгалтер (його заступник) здійснює організаційні заходи щодо впровадження в підвідомчих органах казначейства та структурних підрозділах визначеної політики бухгалтерського обліку та звітності.
На головного бухгалтера, який виконує організаційні, контрольні функції, не можуть покладатися обов'язки тимчасово відсутнього керівника органу, а також обов'язки щодо виконання безпосередньо бухгалтерських операцій.
Головний бухгалтер бере участь у формуванні служби бухгалтерського обліку.
194
6.4. Організація бухгалтерського обліку в органах Державного казначейства
Підставою для бухгалтерського обліку операцій по виконанню бюджетів в органах Державного казначейства є первинні документи. Первинні документи мають складатися під час здійснення операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення та можуть оформлятися на паперових носіях та / або у вигляді електронних записів у формі, доступній для читання. Не допускається внесення будь-яких змін. При електронному записі облікових реєстрів повинно бути забезпечене отримання таких документів на паперових носіях.
Вимоги до первинних документів. Первинні документи як на паперових носіях, так і у вигляді електронних записів для надання їм юридичної сили повинні мати такі обов'язкові реквізити, які перевіряє відповідальний виконавець до введення їх у систему:
–назва документа (форми);
–номер та дата складання документа;
–назва установи, від імені якої складений документ;
–місце складення документа;
–назва отримувача коштів;
–зміст операції (підстава для її здійснення);
–сума операції (цифрами та прописом). Сума операції може бути відображена лише цифрами, без зазначення в документі суми прописом, якщо цей документ оформлюється за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі або якщо це передбачено нормативними актами Державного казначейства України;
–номери рахунків за дебетом та кредитом;
–назва банку, казначейства (отримувача та платника коштів) і його номер
коду;
–підписи осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення з розшифруванням підписів (підтвердження підпису на документі в електронному вигляді здійснюється за допомогою електронного коду працівника чи електронного підпису);
–призначення платежу: назва товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ тощо) із зазначенням його номера і дати, зазначення законодавчого акта, яким передбачене право беззаперечного стягнення та безакцептного списання коштів (його дата, номер і відповідний пункт);
–коди економічної класифікації видатків із зазначенням сум (за визначеним форматом) при здійсненні видатків із бюджету або перерозподілі бюджетних коштів;
–коди бюджетної класифікації доходів та строк настання платежу (у разі перерахування коштів до бюджету);
–сума податку на додану вартість або напис «без податку на додану вар-
тість»;
195
–на першому примірнику (незалежно від способу виготовлення розрахункового документа) відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника або отримувача коштів;
–зразки підписів та відбиток печатки, інші додаткові реквізити: - для окремих документів.
Первинні документи як на паперових носіях, так і у вигляді електронних записів можуть мати й інші додаткові реквізити.
Використання факсиміле при здійсненні підпису, виправлення і підчистки у розрахункових документах не допускаються та органами Державного казначейства до виконання не приймаються. Унесення виправлень до первинних документів не допускаються, крім випадків, установлених розпорядчими документами Державного казначейства України.
Первинні документи, які не містять обов'язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.
Списання коштів з рахунку клієнта за розпорядженням його власника здійснюється за дорученням клієнта протягом 10-ти календарних днів від дня його виписки. День заповнення не враховується.
Операції органів Державного казначейства, які здійснюються без участі документів клієнтів, оформляються органом Державного казначейства згідно з вимогами цього положення та процедурами з бухгалтерського обліку.
Розрахункові документи, на підставі яких в органах Державного казначейства здійснюється перерахування коштів з одних рахунків на інші, повинні мати дату проведення та підписи посадових осіб органу Державного казначейства, які оформили та перевірили документ; документи, що підлягають додатковому контролю, – підпис виконавця, на якого покладено обов'язок здійснювати первинний контроль операцій.
На розрахунковому документі у день його отримання органом Державного казначейства і не прийнятого ним до виконання на зворотній стороні робиться напис про причину повернення без виконання за підписами головного бухгалтера (його заступника) та виконавця з проставленням штампа органу Державного казначейства.
Усі операції органів Державного казначейства повинні оформлятися відповідними документами і вміщувати інформацію про характер операції та бути підставою для відображення операцій в обліку.
Для безготівкових перерахувань за рахунками використовуються меморіальні документи. До їх складу входять меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги - доручення, акредитиви, векселі, інкасові доручення (розпорядження), розпорядження операційному відділу (фінансове розпорядження), чеки тощо.
Меморіальні ордери повинні містити всі необхідні реквізити: номер • меморіального ордеру, дату й місце складання, номер рахунку по дебету та кредиту, назву банку, органу Державного казначейства, що обслуговує платника та одержувача коштів, суму цифрами та прописом,, ідентифікаційний код, короткий зміст проведеної операції.
196
Документальним підтвердженням часткової оплати розрахункових документів є меморіальні ордери, які виписуються відповідальним працівником у двох примірниках, та на зворотній стороні первинного документа робиться помітка про часткову оплату.
Електронні документи – розрахункові документи, повідомлення визначеного формату, які містять установлені реквізити і несуть інформацію про перерахування коштів у вигляді файлу при передачі електронною поштою.
Прийом та оплата документів здійснюється за такою схемою:
–перевірка первинного документа на правильність складання;
–повідомлення (підтвердження) особи, що надала первинний документ про його прийом до виконання або відхилення;
–виконання дій, указаних у первинному документі із записами в облікових реєстрах;
–складання звіту про виконання операцій;
–передача звіту про виконання операцій ініціатору операції та/ або вказаній ним особі (особам);
– отримання (при необхідності) повідомлення від ініціатора операції про прийом ним звіту (протокол підтвердження).
Якщо підписи, відбиток печатки на документі викликають сумнів, орган Державного казначейства не приймає до виконання платіжне доручення та не несе ніякої відповідальності за такий документ.
Орган Державного казначейства не несе відповідальності:
–за правильність даних арифметичних підрахунків у розрахункових документах клієнтів;
–за сплату платіжного доручення з підробленими підписами, печаткою або текстом з розрахункових документах клієнтів, якщо не буде доведена вина органу Державного казначейства.
Порядок проведення операцій на рахунках у національній валюті та іноземній валюті регулюється чинним законодавством України. Від клієнта приймаються до виконання доручення тільки в межах наявних коштів на його рахунку, за винятком доручень на перерахування до бюджету сум податків, зборів, інших обов'язкових платежів та внесків до державних цільових фондів, які приймаються незалежно від наявності коштів на рахунках клієнта. Такі доручення, якщо немає коштів на рахунках, враховуються на відповідному позабалансовому рахунку.
Беззаперечне стягнення та безакцептне списання коштів з рахунків клієнтів здійснюється у випадках, передбачених чинним законодавством України, а також за рішенням суду, арбітражного суду та виконавчими написами нотаріусів. У разі недостатності коштів на рахунках клієнтів документ на беззаперечне стягнення враховується на відповідному позабалансовому рахунку.
Орган Державного казначейства приймає документи від клієнтів протягом
операційного дня, тривалість якого регламентується режимом його роботи в договорі на розрахункове обслуговування.
197