Завдання 2

Важливим і досить поширеним видом управлінської діяльності керівників усіх рангів є проведення нарад.

Нарада — це форма реалізації управлінських рішень, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінської діяльності. Як зазначалось раніше, наради поглинають значну частину часу працівників.

У зв'язку з ускладненням проблем організації управління керівнику стає все важче знаходити правильне рішення самому. Це можна зробити тільки за допомогою колективного розуму, а тому у вирішенні найбільш важливих питань обов'язкова участь-колективу компетентних людей. Ділова нарада несе не тільки інформаційне навантаження, а й дає змогу емоційно впливати на його учасників, адже учасники — це майбутні виконавці.

Щоб забезпечити результативну роботу наради, необхідно заздалегідь підготувати ділово-інформаційні матеріали, доповідь, проект рішення, які заздалегідь направляють учасникам наради. Це дає можливість аргументовано вести дискусію, приймати аргументоване і ділове рішення. У зв'язку з цим відомий американський спеціаліст з ораторського мистецтва ФренкСнелл пропонує під час підготовки до доповіді скористатись універсальним планом, який охоплює такі питання:

1. Як заволодіти увагою слухачів

2. Як найкращим чином використати свою енергію

3. Як сказати саме те, що потрібно сказати

4. Як завоювати своєю ідеєю розум слухача

Наприкінці наради керівнику слід підбити підсумки, пояснити, що, кому і в який термін необхідно виконати для реалізації прийнятих рішень.

Наради потрібно закінчувати у визначений час. Це створює репутацію вмілого організатора, дисциплінує учасників. Завершувати нараду варто на позитивній ноті, наприклад, подякувати учасникам за ефективну роботу. По її закінченні необхідно забезпечити оформлення документальних матеріалів: протокол, рішення тощо.

Керівник зобов'язаний контролювати виконання рішень, звернень, особистих прохань, що приймались на нараді, з тим, щоб інформувати про виконання, заслухати відповідальних працівників, які не впорались із виконанням, на наступній нараді. Для контролю за ефективністю нарад як підсумок рекомендуємо виконати тест особисто керівнику або декільком кваліфікованим управлінцям.

Завдання 3

Для того щоб контроль керівника за діями співробітників сприяв підвищенню ефективності діяльності організації, можна запропонувати перелік таких заходів:

— об'єктивність оцінювання діяльності співробітників (оцінюючи діяльність персоналу, керівник повинен послуговуватись конкретними її показниками, а не своїми симпатіями та антипатіями);

— гнучкість у ставленні до працівників (врахування їх індивідуальних та психологічних особливостей);

— дотримання законності (суб'єкт управління повинен діяти в межах наданих йому прав і повноважень);

— доступність і зрозумілість для об'єктів, яких контролюють (вимоги керівника мають бути зрозумілими та обґрунтованими);

— гласність (забезпечення тих, кого перевіряють, вичерпною інформацією);

— дієвість (передбачає не лише з'ясування стану об'єкта контролю, а й своєчасну допомогу підлеглим);

— орієнтація на кінцеві результати, на досягнення поставленої мети (контроль не повинен зосереджуватись на дрібницях, що відволікає увагу співробітників від головного);

— забезпечення зворотного зв'язку (передбачає надходження інформації від виконавців);

— гуманне ставлення до співробітників (контроль не повинен виключати урахування їх потреб, позитивних спонук);

— безперервність і регулярність контролю (працівники, знаючи, що результати їх роботи підлягають неухильному контролю, намагаються діяти злагоджено, системно);

— зосередження уваги не на минулому, а на майбутньому (доцільність контролювати не те, що сталося, а те, що може статися). Краще знати про ймовірну помилку, аніж виявити її тоді, коли вона сталася, оскільки на майбутнє вплинути можна, а минулого вже не переробити;

— забезпечення самоконтролю (вміння керівника контролювати власні дії, емоції, оцінювати підлеглих за їх поведінкою абстраговано від емоційного ставлення до них).

Завдяки контролю керівник має змогу вчасно виявити недоліки і проблеми у роботі підлеглих, передбачати і здійснювати заходи щодо їх усунення. Звичайно, сподіватися на всеохопність запобігання майбутнім помилкам, особливо якщо йдеться про людський чинник, неможливо. Та, знаючи особистісні якості та властивості працівників, можна передбачити ступінь і особливості їх помилок. У зв'язку з цим важливими є запобіжні дії, спрямовані на недопущення помилок.