7. Регламент документооборота

В каждой компании документация должна регламентироваться с учетом конкретных особенностей: объема, вида осуществляемой деятельности, структуры управления и т.п. Поэтому очень важно, чтобы документооборот был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами компании. От этого зависит многое — в частности, своевременное получение работниками зарплаты и других положенных им выплат. Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:

- в какой срок подразделения должны оформлять отчеты и другую

документацию;

- в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы и кому.

Четкое определение потоков движения отчетных документов позволит компании наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является регламент документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения.

В регламенте документооборота необходимо перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего

хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Разработка регламента документооборота ведется в виде таблицы (например, Excel файла), по установленной форме, в котором должна быть представлена следующая информация:

- название отчета;

- срок предоставления отчета;

- способ коммуникации (электронный документооборот, Outlook и т.п.);

- форма отчета;

- отправитель и получатель отчета.

Если регламент документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, усиливается контроль, отчетность составляется своевременно. Своевременно заполненная и сданная отчетность, позволяет руководителю направлять деятельность подразделения, на достижение поставленной цели. Регламент документооборота составляет компетентный сотрудник, которого назначает руководитель. Регламент документооборота прилагается к положению о соответствующем подразделении и должен быть утвержден вышестоящим руководителем. Составленный регламент дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Изменения в регламент документооборота должны быть согласованы и утверждены вышестоящим руководителем.

При составлении регламента документооборота, необходимо разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его связующая роль. В процессе работы можно использовать должностные инструкции или положения о подразделениях.

Заключение

Итак, как организовать власть?

Нет сомнения, что организовать можно то, что имеешь,— нельзя

организовывать власть, которой владеют другие.

В завершение. Представленная в настоящем курсе модель управления универсальна. Она вполне адекватна для компаний разного размера или для объединений компаний разных отраслей народного хозяйства, вне зависимости от формы собственности компании. Она не зависит от конъюнктуры, политической и финансовой погоды. При постановке задачи об организации управления делом от компании требуется высокопродуктивная качественная работа в течение достаточно продолжительного времени, что в подавляющем большинстве

случаев не может быть достигнуто в результате виртуозных экспромтов «первого лица», возглавляющего компанию и единолично вырабатывающего все без исключения управленческие решения и контролирующего процессы их исполнения как на уровне управления компании в целом, так и на уровне его подразделений. Это требует построения эффективной системы коллективного управления компанией по полной функции управления.

Однако вопреки этой потребности современные информационные потоки из «US-» и «Euro-источников» на поверку оказываются в значительной мере

лишёнными полезного практического содержания при освещении их авторами вопросов организации управления вопреки привлекательной рекламной упаковке. Нынешний кризис американской и мировой

экономики очень хорошо это показал. Да на Западе не очень-то и скрывают теоретический кризис. Внешние причины ясны: рынок консультационных услуг, как и положено рынку, требует новинок. И если настоящих новинок нет, то приходится выдавать старое за новое после некоторых дизайнерских усилий. Как следствие, возникает мода на то, на что, по здравому размышлению, её никак не может быть: на инструменты менеджмента. Казалось бы, ясно: коль скоро инструменты управления можно менять как

модные тряпки, то они заведомые пустышки. Ан нет, покупается руководящий народ на рекламу. Глубинные причины тоже известны — это особенности мировоззрения и синдром руководителя, но, как говорится, это уже совсем другая история. Изученная вами модель управления позволяет вам в дальнейшем самостоятельно осваивать каждый ее элемент, предложенные подходы и решения — более глубоко и тщательно, а так же осваивать новые алгоритмы управления или вырабатывать их самостоятельно. Данный учебный курс будет служить для вас ориентиром, своеобразным путеводителем в мире управления. Т.к. законы управления объективны, контуры циркуляции информации в процессах управления универсальны и присущи всем объектам живой и не живой природы, изученное вами позволит применять эти знания в любых жизненных

обстоятельствах. Культура управления процессами — это то, что должно объединять общество и действительно способно ликвидировать противоборство государственности и бизнеса, а также — чиновников и предпринимателей — с одной стороны, и остального общества — с другой.

Понимание вопросов, рассматриваемых в настоящей работе, желательно не только для предпринимателей и руководителей компаний, но и для других категорий населения: государственных деятелей, наёмного персонала, юристов, преподавателей финансово-экономических дисциплин и т.п.

96