2.2 Анализ внутренней среды ооо « мнп «Геодата»
Общество с ограниченной ответственностью «ГЕОДАТА» создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» №19- ФЗ от 09.01.2000 года. Общество является юридическим лицом.
Место нахождения: город Тюмень, Республики 250, строение 14.
Деятельность «МНП «ГЕОДАТА» сертифицирована, деятельность осуществляется на основании аттестата аккредитации.
Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, но не отвечает по обязательствам своих участников.
Высшим органом общества является общее собрание участников общества. Общее собрание участников общества может быть очередным или внеочередным.
Все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании участников общества, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений.
К компетенции общего собрания относится:
определение основных направлений деятельности общества;
изменение устава общества, в том числе изменение размера уставного капитала общества;
принятие решения об участии общества в ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций;
назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и установление размера оплаты его услуг;
утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;
принятие решения о распределении чистой прибыли общества между участниками общества;
создание филиалов и открытие представительств общества;
принятие решения о реорганизации или ликвидации общества;
решение иных вопросов, предусмотренных Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Очередное собрание созывается не реже чем один раз в год, внеочередные собрания проводятся в случаях, если проведения такого общего собрания требуют интересы Общества и его участников.
Руководство текущей деятельностью осуществляется директором. Директор подотчетен общему собранию участников Общества. Директор избирается общим собранием сроком на три года.
Директор общества, Тян Виктор Николаевич, без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки; издает приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе, увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания; осуществляет иные полномочия, не отнесенные Федеральным законом или уставом к компетенции общего собрания.
На способность предприятия адаптироваться к изменениям внешней среды влияет то, как организовано предприятие, как построена структура управления. Организационная структура предприятия — это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними.
Выбор организационной структуры зависит от таких факторов, как:
организационно-правовая форма предприятия;
сфера деятельности (тип выпускаемой продукции, ее номенклатура и ассортимент);
масштабы предприятия (объем производства, численность персонала);
рынки, на которые выходит предприятие в процессе хозяйственной деятельности;
используемые технологии;
информационные потоки внутри и вне фирмы;
степень относительной обеспеченности ресурсами и др.
Важную роль здесь играет структура организации, посредством которой и через которую это взаимодействие осуществляется. Структура фирмы — это состав и соотношение ее внутренних звеньев, отделов.
ООО «МНП «ГЕОДАТА имеет линейно — функциональную организационную структуру. Эта система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.
Такая структура позволяет быстро осуществлять действия по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим, обеспечивать стабильность полномочий и ответственности за персоналом (рис. 1.)
Рисунок 1. Организационная структура ООО «МНП «ГЕОДАТА»
Функции основных отделов предприятия.
Основные функции административно-хозяйственного отдела:
Хозяйственное обслуживание и обеспечение надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения организации, контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.);
Участие в инвентаризации зданий, помещений, оборудования в целях контроля их сохранности и технического состояния;
Ремонт помещений, контроль качества выполнения ремонтных работ;
Обеспечение подразделений организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, контроль за их рациональным использованием, сохранностью;
Оформление необходимых документов для заключения договоров на проведение работ и оказание услуг сторонними организациями;
Получение и хранение канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря, обеспечение ими структурных подразделений организации, учет их расходования;
Контроль рационального расходования материалов и финансовых средств;
Благоустройство, озеленение, уборка территории, праздничное художественное оформление фасадов зданий и проходных;
Организация транспортного обеспечения деятельности организации. При отсутствии собственного автотранспорта подготовка договоров на транспортное обслуживание сторонними организациями;
Основные функции бухгалтерии:
Ведение достоверного бухгалтерского, налогового и управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности Компании.
Формирование и сдача бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности финансово-хозяйственной деятельности Компании.
Взаимодействие с государственными налоговыми и иными органами в пределах своей компетенции.
Взаимодействие с контрагентами и финансовыми организациями в пределах своей компетенции.
Осуществление платежей в наличной и безналичной форме в порядке, определяемом внутренними документами Компании.
Налоговое планирование. Мониторинг актуальных законодательных и нормативных документов.
Формирование учетной и налоговой политики в соответствии с действующим законодательством и потребностями Компании;
Своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской и управленческой информации о деятельности Компании, ее имущественном положении, доходах и расходах;
Учет всех хозяйственных операций Компании;
Учет исполнения бюджетов Компании;
Составление бухгалтерского баланса, другой бухгалтерской, налоговой, управленческой и статистической отчетности;
Своевременное представление бухгалтерской отчетности в налоговые органы, органы статистики, внебюджетные фонды и иные инстанции;
Правильное начисление и своевременное перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, а также иных платежей в соответствии с законодательством.
Основные функции отдела безопасности:
определение перечней профессий и работ, для выполнения которых необходим предварительный и периодический медосмотр;
определение перечня тяжелых работ, на которых запрещается применение труда женщин детородного возраста и лиц в возрасте до 21 года;
ознакомление работника с условиями и охраной труда на рабочем месте, с возможным риском повреждения здоровья, с должностными обязанностями, включающими в себя требования по охране труда, с льготами и компенсациями по условиям труда;
определение перечня профессий и должностей работников, освобождаемых от первичного инструктажа на рабочем месте, перечня работ, к которым предъявляются дополнительные (повышенные) требования безопасности труда;
проведение инструктажей по безопасности труда;
ознакомление руководителей и специалистов с состоянием условий труда на объекте, средств защиты, травматизмом, нормативными актами и должностными обязанностями по охране труда;
разработка и обеспечение работников инструкциями по охране труда и производственными инструкциями;
разработка перечней работ и профессий, по которым должны выдаваться индивидуальные средства защиты, и осуществление контроля за правильностью их применения;
организация первой помощи пострадавшему и доставка его в медучреждение;
сообщение о несчастном случае в установленные адреса;
разработка мероприятий по предупреждению несчастных случаев, улучшению и оздоровлению условий труда, приведению рабочих мест в соответствие с требованиями норм и правил труда;
проведение сертификации рабочих мест;
оснащение производственных помещений, оборудования и рабочих мест средствами коллективной защиты и организация их эффективной эксплуатации.
Основные функции Финансового отдела.
Ведение управленческого учета деятельности компании, формирование регулярной управленческой отчетности.
Разработка и внедрение корпоративных стандартов, норм, регламентов и положений по управленческому учету. Формирование учетной политики в соответствии с потребностями Компании.
Управление денежными потоками, регламентация процедур осуществления платежей, контроль платежей в наличной и безналичной форме в порядке, определяемом внутренними документами Компании, управление кредитным портфелем компании;
Оперативный контроль финансовых ресурсов Компании с целью их эффективного использования;
Организация и регламентация бюджетного управления в Компании. Обеспечение процесса бюджетирования и контроля выполнения бюджета Компании. Сведение бюджетов Компании и отчетов об их выполнении. Доведение утвержденных показателей бюджетов Компании и ключевых показателей деятельности до подразделений и обеспечение оперативного контроля над их выполнением;
Контроль над соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств, расходами и поступлением доходов;
Контроль над реализацией программы капитальных вложений и инвестиций;
Предоставление оперативной, регулярной и аналитической финансовой информации внутренним и внешним пользователям;
Комплексный экономический и финансовый анализ деятельности Компании, разработка мероприятий по повышению эффективности управления финансами, снижению финансовых рисков и увеличению прибыльности Компании;
Разработка предложений по ценообразованию;
Внедрение передовых информационных систем по управлению финансами в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, контроль над достоверностью информации;
Участие в организации и проведении тендеров.
Основные функции службы маркетинга.
Маркетинговая служба разделена на 4 сектора:
Сектор тендерной работы:
Поиск тендеров;
Подготовка тендерной документации по промысловым и лабораторным исследованиям;
Контроль за результатами тендеров;
Работа с заказчиками;
Взаимодействие со структурными подразделениями по вопросам заполнения форм тендерной документации;
Подготовка предложений о сотрудничестве;
Рассылка предложений о сотрудничестве;
Учет принятых и проигранных тендеров.
Сектор договорной работы:
Подготовка производственных договоров;
Ведение переговоров с заказчиками для заключения договоров;
Согласование условий договора с заказчиками и службами МНП “ГЕОДАТА”;
Подготовка документов необходимых для заключения договоров;
Контроль за сроками договоров и их актуализация;
Ведение архива и реестра договоров и его постоянная актуализация в электронном формате;
Выезд для переговоров с заказчиками.
Сектор подготовки расчетов и коммерческих предложений:
Ведение клиентской базы;
Рассылка коммерческих предложений;
Контроль над результатами разосланных предложений;
Поиск новых заказчиков;
Выезд на тендеры;
Подготовка расчетов стоимости по запросам заказчиков;
Подготовка расчетов для тендеров;
Подготовка расчетов для договоров;
Анализ стоимости работ с учетом рентабельности и анализа рынка цен конкурентов.
Сектор рекламной деятельности (в настоящее время работа ведется не активно, с одной стороны в связи с декретными отпусками специалистов, с другой – в связи с уменьшения роли рекламы для достижения производственных, финансовых целей). Работы проводятся при необходимости.
Организация и участие в выставках;
Подготовка пресс-релизов;
Изготовление информационных буклетов;
Работа со СМИ;
Изготовление рекламно-сувенирной продукции.
Основные функции Главного инженера:
Обеспечение технической подготовки предприятия;
Осуществление взаимосвязи с научно-исследовательскими,
проектными (конструкторскими и технологическими) организациями и высшими учебными заведениями;
Руководство проведением научно-исследовательской работы на
Предприятии;
Организация обучения и повышения квалификации рабочих и
инженерно-технических работников;
Контроль за соблюдением проектной, конструкторской и
технологической дисциплины, правил и норм по охране труда и технике
безопасности.
Все службы между собой тесно взаимодействуют, благодаря линейно-функциональной структуре на предприятии удается с легкостью привлечь к руководству более компетентных в конкретной области специалистов, достигнуть оперативность в решении нестандартных ситуаций, обеспечить быстрый рост профессионализма функциональных руководителей, возложить полную персональную ответственность за результаты работы.