5.4 Телеграммы: назначение, виды и порядок оформления

К справочно-информационным документам относятся телеграммы и телефонограммы, которые отличаются от писем способом передачи информации.

Телеграмма оформляется в двух экземплярах на телеграфном бланке установленной формы либо на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передастся на телеграф (телетайп), второй подшивается в дело.

Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом в установленное место); регистрационный номер, отметка (гриф) об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.

После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа (абонентского телеграфа), наименование должностного лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи.

Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращённо: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире, вопросителъпый знак, восклицательный знак; также словами пишутся знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер (нр). Верхнюю часть телеграммы (над чертой) следует печатать прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без абзацев, под чертой — обычным шрифтом.

Для оперативного решения служебных вопросов с предприятиями и организациями в необходимых случаях передаются телефонограммы.

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.

Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т.п. Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

• наименование предприятия отправителя телефонограммы;

• наименование предприятия получателя;

• наименование вида документа;

• дата и время передачи;

• текст;

• указание должностей и фамилию, имя, отчество лиц, передавших и принявших телефонограмму;

• номера телефонов предприятий, передавших и принявших телефонограмму.

Телефонограмма составляется секретарем-референтом или исполнителем по поручению руководителя на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов, четким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению и т.д.

Телефонограмма после составления должна быть проверена и подписана руководителем предприятия.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список этих адресатов и номеров их телефонов.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил: вначале указать название своего предприятия и телефон, вид документа; после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.

При приеме необходимо записать: название предприятия и номер телефона; текст телефонограммы; должности, имена, отчества и фамилии лиц, передавших и подписавших телефонограмму; дату и время приема. Кроме того, во избежание неточностей или ошибок необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст документа передающему лицу. При этом повторил все знаки препинания.

В практике работы иностранных компаний успешно используется специальный журнал для записи телефонограмм. Листы в таком журнале расположены «попарно» (основной лист и лист с копировальным слоем). Основной лист поделен на две или три части для удобства их отрыва. При приеме телефонограмма записывается на основном и одновременно на копировальном листе. Основной лист отрывается и передается руководителю для ознакомления, а копия остается в журнале и используется секретарем в случае потери основного листа для напоминания, справочной работы и т.п.