- •С.Н. Изотова деловая корреспонденция
- •Введение
- •1 Общие основы деловой корреспонденции
- •1.1 Место и роль документов в управлении на современном этапе
- •1.2 Организационные формы делопроизводства
- •1.3 Службы документационного обеспечения управления (доу)
- •2 Документирование управленческой
- •2.1 Виды документов, их классификация
- •2.2 Функции документов
- •2.3 Деловая речь и ее грамматические особенности
- •2.4 Логическое построение документов
- •3 Основные положения стандарта стб 6.38-2004
- •3.1 Унификация и стандартизация управленческой документации
- •3.2 Характеристика основных положений стандарта
- •4 Организационно-распорядительные
- •4.1 Понятие и состав орд. Организационные документы
- •4.2 Распорядительные документы
- •4.3 Порядок подготовки распорядительных документов
- •4.4 Требования к изложению содержания текстов документов
- •5 Информационно-справочные документы
- •5.1 Протокол: сущность и порядок составления
- •5.2 Акты: разновидности, порядок составления и оформления
- •5.3 Деловые записки: виды цель и порядок составления
- •5.4 Телеграммы: назначение, виды и порядок оформления
- •6 Документы по личному составу
- •6.1 Понятие документов по личному составу, их виды
- •6.2 Требуемые документы при приеме на работу
- •7. Современное деловое письмо.
- •7.1 Понятие о служебной переписке, ее состав и значение.
- •7.3 Коммерческие письма
- •8 Технология работы с документами
- •8.1 Понятие документооборота и принципы его рациональной организации
- •8.2 Пути совершенствования организации документооборота
- •8.3 Прием и обработка входящих документов
- •8.4 Порядок работы с исходящими документами
- •8.5 Рассмотрение и исполнение документов
- •8.6 Организация контроля исполнения документов
- •8.7 Механизация и автоматизация работы с документами
- •9 Номенклатура дел предприятия
- •9.1 Понятие номенклатуры дел и порядок ее составления
- •9.2 Подготовка документов к временному хранению
- •10 Экспертиза ценности документов
- •10.1 Понятие и задачи экспертизы документов
- •10.2 Подготовка документов к передаче в ведомственный архив
8.6 Организация контроля исполнения документов
Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Контроль исполнения включает:
постановку документов на контроль;
проверку своевременного доведения документов до исполнителя;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
информирование руководителя.
Ответственность за организацию контроля по своевременному исполнению документов и содержащихся в них поручений возлагается на руководство организации и руководителей структурных подразделений, а также на должностных лиц, указанных в тексте документа или резолюции служебного документа.
Обязательному контролю подлежат:
нормативно-правовые акты, устанавливаемые законодательными и исполнительными органами Республики Беларусь;
приказы, распоряжения, нормативные акты организации;
запросы, поставленные перед вышестоящими органами;
предложения, заявления и жалобы граждан.
Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, распоряжения, протокола) с обязательным проставлением отметки о контроле. Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения, согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального срока. Продлевает этот срок лицо, которое его установило. Срок может быть продлен сразу по получении документа исполнителем или за два-три дня до истечения срока исполнения. Иначе документ считается не исполненным в срок.
Отметка о контроле содержит букву «К» или слово «Контроль» и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным (красным) карандашом или краской на левом поле документа.
Контроль исполнения документов осуществляется по журналам регистрации документов, где проставляется отметка о принятии документа на контроль, о ходе и завершении его исполнения.
Контроль может осуществляться до истечения срока исполнения (предварительный), которому подлежат документы, имеющие индивидуальный срок исполнения, и после истечения срока исполнения (последующий), которому подлежат документы, имеющие типовой срок исполнения.
В организациях с большим документооборотом применяются контрольные карточки учета исполнения документов, которые оформляются в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с документом направляется исполнителю, а другой экземпляр хранится в контрольной картотеке согласно установленным срокам исполнения документов, по которой и осуществляется контроль.
Снятие документа с контроля производится только после его окончательного исполнения и при наличии отметки о направлении его в дело. Основанием для снятия документа может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказе и др. При отсутствии документа, подтверждающего его исполнение, исполнитель составляет справку об исполнении; краткая справка излагается и в контрольной карточке. Контрольная карточка по исполненному документу хранится для справочной работы 1 год.