- •С.Н. Изотова деловая корреспонденция
- •Введение
- •1 Общие основы деловой корреспонденции
- •1.1 Место и роль документов в управлении на современном этапе
- •1.2 Организационные формы делопроизводства
- •1.3 Службы документационного обеспечения управления (доу)
- •2 Документирование управленческой
- •2.1 Виды документов, их классификация
- •2.2 Функции документов
- •2.3 Деловая речь и ее грамматические особенности
- •2.4 Логическое построение документов
- •3 Основные положения стандарта стб 6.38-2004
- •3.1 Унификация и стандартизация управленческой документации
- •3.2 Характеристика основных положений стандарта
- •4 Организационно-распорядительные
- •4.1 Понятие и состав орд. Организационные документы
- •4.2 Распорядительные документы
- •4.3 Порядок подготовки распорядительных документов
- •4.4 Требования к изложению содержания текстов документов
- •5 Информационно-справочные документы
- •5.1 Протокол: сущность и порядок составления
- •5.2 Акты: разновидности, порядок составления и оформления
- •5.3 Деловые записки: виды цель и порядок составления
- •5.4 Телеграммы: назначение, виды и порядок оформления
- •6 Документы по личному составу
- •6.1 Понятие документов по личному составу, их виды
- •6.2 Требуемые документы при приеме на работу
- •7. Современное деловое письмо.
- •7.1 Понятие о служебной переписке, ее состав и значение.
- •7.3 Коммерческие письма
- •8 Технология работы с документами
- •8.1 Понятие документооборота и принципы его рациональной организации
- •8.2 Пути совершенствования организации документооборота
- •8.3 Прием и обработка входящих документов
- •8.4 Порядок работы с исходящими документами
- •8.5 Рассмотрение и исполнение документов
- •8.6 Организация контроля исполнения документов
- •8.7 Механизация и автоматизация работы с документами
- •9 Номенклатура дел предприятия
- •9.1 Понятие номенклатуры дел и порядок ее составления
- •9.2 Подготовка документов к временному хранению
- •10 Экспертиза ценности документов
- •10.1 Понятие и задачи экспертизы документов
- •10.2 Подготовка документов к передаче в ведомственный архив
10 Экспертиза ценности документов
10.1 Понятие и задачи экспертизы документов
Экспертиза ценности документов - это определение народнохозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения. Она проводится в организации в двух случаях:
в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формировании дел и их подготовке к последующему хранению;
в архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия, назначенная руководителем организации, в составе не менее 3-5 человек под председательством одного из руководящих работников. В нее включается и представитель государственной архивной службы.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации и в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов:
постоянного и долговременного хранения для передачи в архив;
временного хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;
временного хранения, сроки которых истекли, для выделения к уничтожению.
Отбор дел на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшими сроками хранения проводятся сотрудниками структурных подразделений организации. Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится экспертной комиссией путем полистного просмотра каждого дела. Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно. Если документы постоянного хранения находятся в деле вместе с делами временного хранения, то их отделяют и формируют заново.
На отобранные экспертной комиссией к уничтожению документы составляются акты, которые подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель организации. Юридические и физические лица, являющиеся источниками формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь, вправе уничтожать архивные документы только с разрешения Государственной архивной службы Республики Беларусь. Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности проведения отбора осуществляет экспертная комиссия. Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании экспертной комиссии организации одновременно с описями дел. После согласования экспертной комиссией организации акт представляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку по приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов.
После отбора документов на уничтожение экспертная комиссия организации отбирает дела постоянного хранения, выделенные в отдельную группу, и дела долговременного срока хранения. Порядок и методика отбора документов на хранение, уничтожение и составление описей определяется «Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь». Дела, не включенные в описи, а также дела, относительно которых к уничтожению у экспертной комиссии нет единого мнения, в акты на уничтожение не включаются. В этом случае комиссия в письменной форме запрашивает разъяснение в Государственной архивной службе.