- •С.Н. Изотова деловая корреспонденция
- •Введение
- •1 Общие основы деловой корреспонденции
- •1.1 Место и роль документов в управлении на современном этапе
- •1.2 Организационные формы делопроизводства
- •1.3 Службы документационного обеспечения управления (доу)
- •2 Документирование управленческой
- •2.1 Виды документов, их классификация
- •2.2 Функции документов
- •2.3 Деловая речь и ее грамматические особенности
- •2.4 Логическое построение документов
- •3 Основные положения стандарта стб 6.38-2004
- •3.1 Унификация и стандартизация управленческой документации
- •3.2 Характеристика основных положений стандарта
- •4 Организационно-распорядительные
- •4.1 Понятие и состав орд. Организационные документы
- •4.2 Распорядительные документы
- •4.3 Порядок подготовки распорядительных документов
- •4.4 Требования к изложению содержания текстов документов
- •5 Информационно-справочные документы
- •5.1 Протокол: сущность и порядок составления
- •5.2 Акты: разновидности, порядок составления и оформления
- •5.3 Деловые записки: виды цель и порядок составления
- •5.4 Телеграммы: назначение, виды и порядок оформления
- •6 Документы по личному составу
- •6.1 Понятие документов по личному составу, их виды
- •6.2 Требуемые документы при приеме на работу
- •7. Современное деловое письмо.
- •7.1 Понятие о служебной переписке, ее состав и значение.
- •7.3 Коммерческие письма
- •8 Технология работы с документами
- •8.1 Понятие документооборота и принципы его рациональной организации
- •8.2 Пути совершенствования организации документооборота
- •8.3 Прием и обработка входящих документов
- •8.4 Порядок работы с исходящими документами
- •8.5 Рассмотрение и исполнение документов
- •8.6 Организация контроля исполнения документов
- •8.7 Механизация и автоматизация работы с документами
- •9 Номенклатура дел предприятия
- •9.1 Понятие номенклатуры дел и порядок ее составления
- •9.2 Подготовка документов к временному хранению
- •10 Экспертиза ценности документов
- •10.1 Понятие и задачи экспертизы документов
- •10.2 Подготовка документов к передаче в ведомственный архив
3 Основные положения стандарта стб 6.38-2004
«Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.1 Унификация и стандартизация управленческой документации
Основными направлениями упорядочения и совершенствования документации является ее унификация и стандартизация.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава реквизитов и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения их количества, типизации форм, снижения трудоемкости обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники и ПЭВМ.
Унифицированный документ должен иметь оптимальное число необходимых реквизитов, постоянное место расположения их на бумаге, а также определенный формат бумаги.
Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположением на носителе информации в определенном порядке, представляют унифицированную форму документа (УФД).
УФД должны соответствовать требованиям международных и межгосударственных документов, устанавливающих структуру, состав реквизитов, форм.
УФД на бумажном носителе рекомендуется проектировать на основе формуляра-образца.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план расположения реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов.
Формуляр-образец должен устанавливать:
- формат бумаги;
- конструкционную сетку;
- служебные поля;
- расположения частей, зон и реквизитов.
Для унифицированных форм документов рекомендуется использовать форматы А3 (297 × 420 мм), А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм), А6 (105 × 148 мм).
Формуляр-образец состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (рис.1). Каждая из этих частей делится на три зоны.
Заголовочная часть документа включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении.
В содержательной части формуляра-образца размещают реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм.
В оформляющей части формуляра-образца размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизитов «Дата заполнения документа» и «Подпись» («Подписи») лица (лиц), ответственного (ных) за правильность заполнения формы, «Печать» при необходимости.
Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документов (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (СТБ 6.10.1 - 95).
Создание унифицированных систем документации является одним из направлений работ по стандартизации в республике, а также составной частью работ по совершенствованию процессов управления в различных сферах деятельности (статистике, финансовой деятельности, торговле, банковском деле, бухгалтерском учете и т. д.).
В республике в настоящее время разрабатывается несколько унифицированных систем документации: первичной учетной документации, отчетно-статистической, по труду, торговле и др.
Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Отличительной особенностью организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления во всех отраслях.
Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе ОРД, где каждому термину дается четкое однозначное определение.
Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволяет:
- значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;
- упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;
Количество печатных знаков 0 5 16 24 32 40 48 56 64 Коды Эмблема фирмы Гриф ограничения доступа к документу Наименование Гриф утверждения фирмы
Юридический адрес фирмы Заголовочная Индекс, город, Адресат часть улица, дом документа Тел., факс Резолюция Расчетный счет в банке Вид документа Дата __ № __ На №__ от __
К
_______________ Основная Начало текста (абзаца) часть ТЕКСТ документа Приложение _______________ Должность лица, подписавшего Подпись И.О. Фамилия документ Печать
Оформляющая Согласование документа часть документа Виза Отметка о Фамилия исполнителя и переносе телефон данных на Отметка об исполнении машинный Отметка документа и направлении носитель о поступ- его в дело лении |
Рисунок 1 – Расположение основных реквизитов
(формуляр-образец документа)
- облегчить поиск и обработку документов;
- повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;
- укрепить государственную дисциплину.
Рыночные изменения в экономике Республики Беларусь обусловливают необходимость разработки и введения национальных унифицированных форм документов, применяемых предприятиями и организациями различных форм собственности и уровней управления в целях учета, в том числе и статистики, и отвечающих принятым в международной практике нормам.
Основными принципами унификации документов являются:
- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;
- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности и параметры технических средств;
- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;
- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
- стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;
- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.
Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.
Термин «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами:
1) она устанавливает на длительное время общегосударственные общеобязательные нормы создания документов с гарантией их соблюдения;
2) это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров, форм, правил, требований для всех документов;
3) это укрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший экономический эффект.
В 2004 году был введен в действие СТБ 6.38 – 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь – Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», разработанный БЕЛНИИДААД.
Стандарт включает требования к оформлению организационно-распорядительной документации органов Государственного управления, а также юридических и физических лиц (субъектов хозяйствования всех форм собственности), осуществляющих хозяйственную деятельность на территории Республики Беларусь, состав и месторасположение 32 реквизитов на бланках документов.