Выводы по главе 1

Таким образом, архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Теоретическое изучение вопроса позволило нам рассмотреть законодательно-нормативную регламентацию архивного дела в Российской Федерации. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации - бумага - обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. На бумажные документы негативно влияют следующие факторы: свет, температура, влажность воздуха, биологические вредители (грибы, насекомые), резкие изменения условий среды, механические повреждения, износ, экология среды.

Законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом.

Глава 2. Реализация осуществления хранения документации в мдобу «сулпылар» с. Аскарово

2.1. Характеристика деятельности учреждения и сотрудника, ответственного за хранение документации

 Муниципальное дошкольное образовательное бюджетное учреждение детский сад «Сулпылар» открылся 29 ноября 2011 году.

МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово расположенного по адресу: 453620, Республика Башкортостан, Село Аскарово, улица Ленина, 16/б.

Данное учреждение создавалось с целью реализации общеобразовательных программ дошкольного образования.

Учреждение является некоммерческой организацией, не наделённой правом собственности на имущество, закреплённое за ним собственником.

МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово является муниципальным учреждением бюджетного типа, поэтому финансируется за счёт государства, а также за счёт оплачиваемых услуг. Попечительский совет вправе содействовать привлечению внебюджетных средств для обеспечения деятельности развития учреждения.

Учреждение имеет бюджетную смету, лицевые счета в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке.

Учреждение вправе иметь штамп, бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему.

Заведующая МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово Халилова Алсу Нуритдиновна.

В учреждении работает персонал, который обеспечивает функционирование МДОУ, у каждого работника своя задача, чем и объясняется структура учреждения (рисунок 1):

Рисунок 1 - Организационная структура МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

Согласно Уставу учреждения, порядок управления деятельности осуществляет заведующая, которая наделена особыми полномочиями, она действует в интересах учреждения, может изменять и расторгать трудовые договора. Также в учреждение существуют формы самоуправления, которыми являются: Общее Собрание трудового коллектива, Педагогический Совет, Попечительский Совет. Каждый из них имеет своих функции, права и обязанности, которые прописаны в Уставе учреждения (приложение А).

Каждый заместитель подчиняется заведующей, в соответствии с Коллективным договором и должностными инструкциями.

Воспитатели, музыкальный руководитель, инструктор по физической культуре, педагог-психолог, медицинский персоналом подчиняется как заместителю по УВР, так и заведующей.

В МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово имеется бухгалтерия, которая подчиняется только заведующей.

Таким образом, МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово – это учреждение, в котором соблюдаются необходимые госстандарты, существуют нормы, а также требования, без которых не может функционировать учреждение.

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы – управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Управление документацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

В управленческой деятельности МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово можно выделить следующие виды документов:

• организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);

• распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);

• информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);

• документы по личному составу;

• предложения, заявления, жалобы граждан;

• финансово-бухгалтерские документы;

• технико-технологические документы;

• контрольно-ревизионные документы.

Все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы (таблица 1)

Таблица 1. Документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения

1 группа	IIгруппа
Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения	Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения
Определяют специфику ДОУ	Регламентируют управленческую деятельность
Включают: организационно-правовые документы (договор между ДОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции); документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров(Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело); процедуру аттестации(заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий); воинский учет(Личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями); финансово-бухгалтерскую документацию имеет унифицированные формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05; технико-технологическую документацию: документы, организующие хозяйственную деятельность ДОУ; документы, организующие медицинскую деятельность ДОУ; документы, организующие педагогическую деятельность ДОУ.	Включают: распорядительные документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя); информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках ДОУ); документация по работе с гражданами: заявления о зачислении ребенка в ДОУ; заявления от бывших работников ДОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобыо ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.

В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы:

- директор;

- заместитель директора по учебно-воспитательной работе;

- заместитель директора по административно-хозяйственной работе;

- специалист по кадрам;

- главный бухгалтер;

- инженер по охране труда;

- делопроизводитель.

Управление ДОУ включает в себя следующие направления работы:

1. Организация документооборота;

2. Контроль исполнения документов;

3. Составление номенклатуры дел;

4. Архивное хранение документов.

Управление документацией в детском саду включает в себя следующие направления работы:

• организация документооборота;

• контроль исполнения документов;

• составление номенклатуры дел;

• архивное хранение документов.

Таким образом, организация делопроизводства в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово имеет свою специфику, которая определяется:

• отсутствием службы документационного обеспечения;

• незначительным объемом документооборота;

• слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников;

• отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении;

• отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.