1.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения ее до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины   заключается  в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Ключевые задачи: -  усиление внимания к личности каждого воспитанника, создание благоприятных условий для полноценного и своевременного развития детей в соответствии с их возрастными и индивидуальными особенностями и склонностями, для раскрытия и реализации способностей и творческого потенциала каждого ребенка; -   охрана и укрепление физического и психического здоровья детей, в том числе их эмоционального благополучия; -    обновление содержания образования путём внедрения новых технологий, изменения структуры образовательного процесса; изменение форм и методов работы с детьми; -   создание развивающей образовательной среды, способствующей саморазвитию и самореализации ребенка в разных видах деятельности (игровой, творческой, познавательной и исследовательской деятельности); -   обеспечение социально-личностного развития на основе духовно-нравственных и социокультурных ценностей; -    повышение качества образования путём эффективного использования информационно-коммуникационных технологий, создание современной информационно-образовательной среды; -    создание условий для профессионального роста педагогов, развитие профессиональной компетентности участников образовательного процесса, как ведущее условие реализации ФГОС и повышения качества образования; -  совершенствование материально – технического  и программно-методического обеспечения; -   обеспечение психолого-педагогической поддержки семьи и повышения компетентности родителей (законных представителей) в вопросах развития и образования, охраны и укрепления здоровья детей.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2.

Основные функции документа: - информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..); - организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности); - коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия); - юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов); - воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки); - учебная (для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

3.

Классификация документов: По способу представления - электронный, на бумажных носителях. По месту издания — внутренние, внешние. По направлению отправки - входящие, исходящие. По распространению - опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные. По необходимости технических средств - человекочитаемые, машиночитаемые. По уровню секретности - несекретные, секретные, с разным уровнем секретности.

4.

Нормативно-правовая база: Федеральный закон №59-ФЗ от 2 мая 2006 г. - «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Федеральный закон №152-ФЗ от 27 июля 2006 г. - «О персональных данных» Федеральный закон №8-ФЗ от 09 февраля 2009 г. - «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» Указ Президента РФ №598 от 07 мая 2012 г. от 23 июля 2013 г. - «О совершенствовании государственной политики в сфере здравоохранения» Распоряжение Правительства РФ № 1286-р от 19 июля 2012 г.  - «О федеральных государственных бюджетных учреждениях, находящихся в ведении Министерства здравоохранения Российской Федерации (с изменениями и дополнениями)»

Функции:

- повышение доходов, улучшение здоровья населения и повышение уровня его образования; - создание условий, способствующих росту самоуважения людей в результате формирования социальной, политической, экономической и институциональной систем, ориентированных на уважение человеческого достоинства; - увеличение степени свободы людей, в том числе их экономической свободы.

5.

Системы документации:

- организационно-распорядительной документации; - первично-учетной документации; - банковской документации; - финансовой документации; - отчетно-статистической документации; - плановой документации; - ресурсной документации; - торговой документации; - внешнеторговой документации; - ценовой документации; - документации по труду, социальным вопросам и защите населения; - документации по бытовому обслуживанию населения; - бухгалтерско-учетной документации; - документации по Пенсионному фонду; - словарно-справочной документации.

6.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

- общий бланк(используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем); - бланк письма (используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04,06,07); - бланк конкретного вида документа (включает в себя реквизиты: 01, 02,03,05,06,08,12).

- центрованным; - фланговым.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:  20 мм - левое;  10 мм - правое;  20 мм - верхнее;  20 мм - нижнее.

7.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает: - постановления; - решения; - приказы;

- распоряжения.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

- сбор данных по управленческому вопросу;

- составление проекта распорядительного документа;

- согласование проекта распорядительного документа;

- подписание документа.

8.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

Основные разделы текста должностной инструкции:

1. общие положения;

2. должностные обязанности;

3. права;

4. ответственность.

Реквизиты:

1. наименование министерства или ведомства;

2. наименование организации;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. заголовок в именительном падеже;

7. гриф утверждения;

8. текст;

9. подпись автора;

10. визы.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказами оформляются:

1. порядок деятельности предприятия;

2. решения и поручения по организации работы;

3. организационные мероприятия;

4. итоги работы;

5. результаты ревизии.

Стадии:

1. изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно - справочных документов предприятия;

2. подготовку текста документа;

3. согласование текста документа;

4. подписание приказа;

5. доведение до сведения исполнителей.

Текст приказа состоит из двух частей:

1. констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;

2. распорядительной.

Реквизиты:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа - ПРИКАЗ;

4. дата, номер;

5. место составления;

6. заголовок;

7. текст;

8. подпись;

9. визы согласования.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.

Реквизиты:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дата, номер;

4. место издания;

5. заголовок;

6. текст;

7. подпись;

8. отметка о согласовании.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера.

Реквизиты:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. заголовок;

7. текст;

8. подпись;

9. отметка о согласовании.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. 

Реквизиты:

1. название организации;

2. наименование вида документа;

3. дата, номер;

4. место издания;

5. заголовок;

6. текст;

7. подписи (председатель, секретарь);

8. визы.

Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды:

1. акт;

2. протокол;

3. докладная записка;

4. объяснительная записка;

5. справка;

6. письма;

7. телеграмма, телефонограмма.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.

Реквизиты:

1. наименование организации или ведомства (если есть);

2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;

3. наименование структурного подразделения(если есть);

4. наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

5. дата заседания, номер (в течение календарного года);

6. место составления (город);

7. заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

8. текст вводной и основной части;

9. подписи;

10. гриф утверждения, согласования (если нужно).

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

а) информационные;

б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

Состоит из двух частей:

1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;

2. выводы, предложения организации или должностного лица.

Внутренние реквизиты:

1. наименование структурного подразделения(если есть);

2. наименование вида документа - докладная записка;

3. дата, номер;

4. адресат;

5. заголовок;

6. текст;

7. приложения;

8. подпись.

Внешние реквизиты:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. наименование вида документа - докладная записка;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. адресат;

8. заголовок;

9. текст;

10. приложения;

11. подпись.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Реквизиты:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. наименование вида документа;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. адресат;

8. заголовок;

9. текст;

10. подпись.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Реквизиты:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. наименование вида документа;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. адресат;

8. заголовок;

9. текст;

10. подпись;

11. печать.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Виды:

1. письмо - просьба;

2. письмо - предложение;

3. письмо - претензия;

4. письмо - запрос;

5. письмо - извещение;

6. информационное письмо;

7. письмо - отказ;

8. письмо - напоминание;

9. сопроводительное письмо и т.д.

Реквизиты:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. адрес организации (почтовый, телеграфный);

5. номер телефона, факса, телетайпа;

6. номер счета в банке;

7. дата, номер;

8. ссылка на индекс и дату входящего документа;

9. адресат;

10. заголовок;

11. текст;

12. приложения;

13. подпись;

14. печать;

15. фамилия и телефон исполнителя;

16. гриф ограничения доступа.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. 

указание (код) отправителя;

информация;

количество страниц. дата и время передачи;

длительность передачи;

номер телефакса, с которого передана

Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК.

9.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием.

 Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

 

Основные разделы текста положения:

1. общие положения;

2. основные задачи;

3. функции;

4. права;

5. организация работы.

Реквизиты:

1. наименование ведомства,

2. название организации,

3. наименование структурного подразделения,

4. гриф утверждения,

5. наименование вида документа - положение,

6. дата, номер,

7. место издания (город),

8. заголовок,

9. текст,

10. подписи,

11. гриф согласования,

12. визы.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Основные разделы текста устава:

1. общие положения;

2. организационное единство;

3. регламент деятельности;

4. финансово - материальная база;

5. отчетная и ревизионная деятельность;

6. порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Реквизиты:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. название вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. гриф утверждения;

7. текст;

8. подпись руководителя.

Положения и уставы учреждений (предприятий) входят в состав уни­фицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста, как и положения о структур­ных подразделениях. В организации (фирме) должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они имеют установленную струк­туру текста, оформляются на общем бланке, подписываются руководи­телем структурного подразделения и утверждаются руководителем орга­низации (фирмы).

10.

Инструкция — документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.

Состоит из:

1. Общая часть;

2. Функции;

3. Должностные обязанности;

4. Права;

5. Ответственность;

6. Взаимоотношения(связи по должности).

Правила - нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.  Общая структура документа:

1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ. 2. Гриф утверждения.  3. Заголовок. 4. Констатирующая часть.  5. Основной текст.  6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата.

11.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. 

(название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, ин­декса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту).

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

(наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись).

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

(наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

(наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа).

12.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

2. Реквизиты служебного письма: гос.герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5-2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

6. Письма бывают: сопроводительные гарантийные, циркулярные, справочно-информационные, информационно-рекламные, претензионные, договорные.

7. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма следует начинать словами: направляем, прилагаем, посылаем, представляем, возвращаем.

8. Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется выполнение обязательств, указанных в письме.

9. Циркулярное письмо –одну и ту же информацию посылают в несколько адресов нижестоящим организациям.

10. Претензионное (рекламационное) письмо – предъявление претензии к срокам, качеству, количеству продукции и т.д. Направляется виновной стороне в целях урегулирования споров.

11. Информационно-рекламное письмо. Цель – заинтересовать потребителя. Пример: «Если хотите, чтобы о Вашем предприятии узнали родственные предприятия в США…, найти партнеров, продать отходы за валюту, приобрести передовые технологии…, Вы можете поместить информацию о Вашем предприятии в нашем сборнике. Стоимость заказа. Образец бланка-заказа прилагается. Общий размер текста не должен превышать одну машинописную страницу».

12. Письмо может быть многоаспектным. Например: письмо-напоминание, просьба, гарантия. «Напоминаем, что 28.01.99 в Ваш адрес направлено письмо с просьбой изготовить бланки. Оплату гарантируем».

 13.

Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

Реквизиты:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения;

4. наименование вида документа;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. заголовок;

8. текст;

9. приложения;

10. подписи (членов комиссии);

11. гриф утверждения, согласования.

Формуляр акта:

- постоянные реквизиты "единого бланка": - эмблема (03); - наименование организации (06); - наименование вида документа (08) (АКТ); - переменные реквизиты "единого" бланка: - дата (09); - регистрационный номер (10); - место составления или издания документа (12); - заголовок (17); - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)1; - подписи членов комиссии (21); - гриф утверждения (15)2. - дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. - заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных.

Текст акта делится на три части:

введение; констатирующая часть; выводы.

14.

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

Реквизиты:

1. адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;

2. наименование должности;

3. подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

4. печать;

5. дата.

Категории:

• "вне категории";

• "внеочередная";

• "Президент Российской Федерации";

• "Председатель Правительства Российской Федерации";

• "высшая правительственная";

• "правительственная";

• "срочная";

• "обыкновенная".

Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

• отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);

• отметка о виде (видах) телеграммы;

• адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

• текст телеграммы;

• подпись отправителя (по желанию отправителя).

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.