Реквизиты:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации - отправителя;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место составления;

6. адресат;

7. заголовок;

8. текст;

9. подпись;

10. должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

11. должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

1. ТФГ как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.

2. Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.

3. ТФГ пишется кратко, точно, простыми предложениями: «Сообщаем место и время проведения собрания акционеров…».

4. Объем ТФГ не должен превышать 50 слов.

5. При передаче ТФГ после представления говорят абоненту: «Примите телефонограмму». Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.

15.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машино­писным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный доку­мент, текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и исправлений.

Подлинник официального документа — этопервый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Реквизиты и информация:

1. местонахождение оригинала документа — многие пропускают этот пункт, хотя указывать его настоятельно рекомендуется;

2. слово «Верно» — заверительная надпись;

3. наименование должностного положения того, кто заверяет копию;

4. подпись уполномоченного лица, которым заверяется подлинность копии;

5. расшифровка поставленной должностным лицом подписи;

6. дата проведения заверения подлинности копии;

7. печать — для возможности отправки копии в стороннюю организацию.

Оформления копии:

1. все листы последовательно нумеруются;

2. все листы скрепляются металлической скобой или же нитью;

3. на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;

4. на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе, а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой его подписи.

5. ставится печать, оттиск которой немного захватывает часть наклейки.

Выписка - копия основной части текста документа, которая необходима для работы. Констатирующая часть текста пишется полностью.

Реквизиты:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

4. дата, номер (те же, что и у приказа);

5. место составления;

6. заголовок;

7. часть текста;

8. подпись (кроме личной подписи);

9. заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).

16.