Оптимальные условия хранения документов:

• наличие помещения для архива организации; • наличие в архиве специального оборудования для размещения дел (стеллажей, с металлических шкафов, сейфов, специальных архивных коробок или папок и пр.); • оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией; • поддерживание оптимальных условия для физико-химической сохранности документов.

22.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

• в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

• в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

• нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

• отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:

• Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2;

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3;

• Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.

Порядок подготовки к архивному хранению:

1. Экспертиза документов по личному составу (полистная);

2. Изъятие документов временного срока хранение из дел;

3. Научно-техническая обработка каждого приказа по личному составу;

4. Внутренние описи к каждому делу;

5. Переплет каждого дела;

6. Оформление обложки и корешка каждого дела;

7. Опись дел по временным признакам — постоянного и временного хранения.