Структуры:

• секретариат;

• экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

• подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

• подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

• подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

• подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

• отдел совершенствования делопроизводства;

• копировально-множительное бюро;

• протокольная группа;

• редакционная группа;

• приемная;

• архив.

 Категории:

• 1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

• 2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

• 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

• 4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Виды нормативов:

• норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;

• норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;

• норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;

• норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);

• норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

Категории сотрудников:

• руководители;

• специалисты;

• другие служащие (или технические исполнители).

Функции:

Секретариат:

• информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)

• планирование рабочего дня руководителей

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов

• составление и оформление документов по заданиям руководителей

• аналитическая работа по документам по заданию руководителя

• организация телефонных переговоров руководителей

• организация командировок и деловых встреч руководителей и др.

Экспедиция:

• прием корреспонденции, поступающей в адрес организации

• распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения

• обработка отправляемых из организации документов

Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов:

• регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов

• ведение информационно-справочной работы по документам организации

• подготовка документов для представления на рассмотрение руководства

• контроль за правильностью оформления документов

• формирование дел

• подготовка дел к передаче на хранение в архив организации

Подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов:

• организация контроля за сроками исполнения документов

• постановка документов на контроль

• проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей

• предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов

• снятие документов с контроля

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

• подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан:

• регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)

• подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством

• направление обращений граждан на исполнение

• контроль за сроками исполнения обращений граждан

• отправка писем-ответов гражданам

• обобщение результатов исполнения обращений граждан

• формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан

• подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан

Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов:

• перепечатка документов по заявкам подразделений и работников

• считывание документов

Отдел совершенствования делопроизводства:

• разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)

• разработка и корректировка номенклатуры дел организации

• консультирование работников организации по вопросам работы с документами

• методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях

• проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации

• организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству

• разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве

• постановка задач автоматизации делопроизводства

Копировально-множительное бюро:

• копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников

Протокольная группа:

• разработка планов работы коллегиальных органов

• оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа

• подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)

• ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов

• рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам

• оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов

• контроль за исполнением решений коллегиальных органов

• оформление выписок из протоколов и др.

Редакционная группа:

• редактирование документов, издаваемых в организации

• корректорская правка

• подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан):

• организация приема посетителей руководством организации

• составление плана работы приемной

• ведение учетной документации по личному приему граждан

• организация исполнения документов, полученных при личном приеме

• обобщение результатов приема посетителей

• подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

Архив (организации):

• ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива

• прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива

• учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов

• создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива

• организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования

• проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

• осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования

• организация работы по составлению номенклатуры дел организации

• оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами

• участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

• участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления

17.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

 Этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация документов;

• контроль исполнения;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

• отправка или направление в дело.

Основные потоки:

Входящие; Внутренние; Исходящие.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

- первичную обработку; - предварительное рассмотрение; - регистрацию; - рассмотрение руководством; - передачу на исполнение.

18.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. 

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

• учет документов,

• контроль их исполнения;

• справочная работа по документам.

 Реквизиты регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер документа;

• дата и индекс поступления;

• заголовок к тексту (краткое содержание документа);

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

• срок исполнения документа;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Дополнительные реквизиты:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

• внутренняя переадресация документов по исполнителям;

• код по тематическому классификатору;

• ключевые слова;

• количество листов документа;

• наличие приложений;

• должностное лицо, поставившее документ на контроль;

• промежуточные сроки исполнения;

• перенос сроков исполнения;

• срок хранения документа;

• статус документа (проект, версия);

• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Формы регистрации документов:

• журнальная,

• карточная,

• автоматизированная электронная (СЭД).

19.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Виды:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

 Этапы:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• снятие документов с контроля;

• учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

 Операции:

• фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

• проверка доведения документа до исполнителя в срок;

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

• внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

• информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

• внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

• составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

• типовые;

• индивидуальные.

Сроковой контроль:

Текущий (ежедневную проверку хода исполнения документов) ;

Предупредительный (проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня) ;

Итоговый (представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях) .

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

Типовые сроки:

• поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

• поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие указание "оперативно" предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;

• если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

• запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;

• обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

 20.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.