- •В.П.Егоров, а.В.Слиньков е.В.Карпычева д о к у м е н т о в е д и его специальность Учебник Часть I
- •Оглавление
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства) ............................ Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти ......................................
- •Глава 13. Организация документооборота ....................
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти .....................................................
- •Введение
- •Раздел 1.Введение в специальность
- •Глава 1. История Развития профессии
- •От древнего Египта к Древней Руси
- •Делопроизводство в Древней Руси
- •Приказное делопроизводство
- •Коллежское делопроизводство
- •Министерское делопроизводство
- •Делопроизводство в ссср в хх веке
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 2. Государственный Стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед
- •Общие положения
- •Образовательный стандарт
- •Циклы государственных образовательных программ
- •Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
- •Виды профессиональной деятельности при овладении программой
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 3. Документ и его место в системе управления
- •Понятия «документ», «информация»
- •Способы документирования
- •Система документации и управление
- •Контрольные вопросы:
- •Раздел 2. Документоведение
- •Глава 4. Документоведение как научная дисциплина
- •Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •Основные этапы развития документоведения
- •Структура документоведения
- •Взаимосвязь документоведения с другими науками
- •Источники в документоведении
- •Нормативно-методическая база документационного обеспечения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования
- •Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
- •Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»
- •Свойства, признаки и функции документа
- •К отличительным признакам документа относятся:
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 6. Методы и способы документирования
- •6.1. Общие положения и понятия документирования
- •6.2. Понятие о языках
- •Знаковый метод фиксирования информации
- •Знаковая система обладает определенными свойствами:
- •Способы и средства записи информации
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 7. Классификация документов
- •Понятие о классификации документов
- •Классификация по информационной составляющей документа
- •Классификация по материальной составляющей документа
- •Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •Контрольные вопросы:
- •Тесты для самоконтроля:
- •Глава 8. Системы документации
- •Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации
- •Основные функциональные системы документации в Российской Федерации
- •Унифицированные системы документации
- •Электронные системы документации
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления
- •9.1. Унифицированные системы документации
- •Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации (окуд) ок 011-93. Класс 0200000 «Организационно-
- •Основы стандартизации
- •Общие положения
- •Краткие сведения из истории развития стандартизации
- •Государственная система стандартизации (гсс)
- •Задачи стандартизации
- •Соответствие государственному стандарту (государственным
- •Органы и службы стандартизации
- •Нормативные документы по стандартизации
- •Контрольные вопросы:
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства)
- •Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления
- •Основные виды документной деятельности
- •Информация в управленческой деятельности
- •В зависимости от потребителя информационные ресурсы могут
- •Информация как объект правовых отношений в социуме
- •10.3. Управление документацией
- •10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •Документационное обеспечение управления
- •«Понятие делопроизводство»: цели и задачи
- •Документ, созданный организацией или должностным лицом и
- •Для создания документов используются текстовые редакторы.
- •Для обмена информацией используются компьютерные сети
- •. Культура труда делопроизводственного персонала
- •Организация рабочих мест делопроизводственного персонала.
- •Компьютер и делопроизводство
- •Автоматизированные системы обработки документов
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
- •Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия
- •Бланки документов
- •Устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:
- •№ 12.6.2О. Образец бланка приказа федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)
- •№ 12.6.5.2О. Образец бланка письма федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)
- •№ 3О. Образец бланка письма должностного лица (статс- секретаря-заместителя министра)
- •При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
- •12.3. Оформление реквизитов документов
- •Правила оформления реквизитов документов
- •Наименование федерального органа исполнительной власти
- •Наименование должности лица, подписавшего документ
- •Регистрационный номер документа
- •Ссылка на исходящий номер и дату документа
- •Адресат
- •Наименование документа
- •Текст документа
- •Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине
- •Гриф согласования
- •Согласование документа осуществляется с:
- •При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту
- •Подпись должностного лица
- •Гриф утверждения
- •Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Указания по исполнению документа
- •Отметка о контроле документа
- •Отметка об исполнении документа
- •Отметка о поступлении документа
- •Отметка о конфиденциальности
- •Формуляр – образец документа устанавливает:
- •Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
- •Приложение №12
- •Раздел I
- •Глава 5. Права, обязанности и ответственность
- •§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
- •24 Пт ¦
- •36 Пт ¦
- •№ 12 О. Образец оформления законопроекта
- •18 Пт ¦
- •№ 13О. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации
- •32 Пт ¦
- •48 Пт ¦
- •№ 13 О1. Образец оформления проекта распоряжения Президента Российской Федерации
- •36 Пт ¦
- •Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
- •Состав документов федерального органа исполнительной власти
- •Приказ, распоряжение
- •№ 12.6.2. Образец оформленияприказа федерального органа исполнительной власти
- •№ 12.6.2.1.Образец оформленияраспоряжения федерального органа исполнительной власти
- •Протокол заседания (совещания)
- •№ 12.6.4. Образец оформления полного протокола
- •№ 12.6.4.1. Образец оформления краткого протокола
- •№ 17. Образец оформления служебного письма
- •12.7. Делопроизводство по обращениям граждан
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 13. Организация документооборота
- •Принципы организации документооборота
- •Прием и первичная обработка поступающих документов
- •Предварительное рассмотрение документов
- •Регистрация поступающих документов
- •Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
- •Организация работы с отправляемыми документами
- •Регистрация отправляемых документов
- •Отправка документов
- •Регистрация и прохождение внутренних документов
- •Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
- •Учет и анализ объемов документооборота
- •Контроль за исполнением документов
- •Контроль за исполнением документов и принятых решений. Организация контроля исполнения
- •Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами
- •Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества
- •Автоматизированная система контроля исполнения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
- •Разработка и ведение номенклатуры дел
- •№ 18. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти
- •№ 19. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти
- •Порядок
- •Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
- •Приложение № 22
- •№ 22. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
- •Приложение № 24 правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
- •Приложение № 25
- •№ 25. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- •№ 26. Форма листа-заверителя дела
- •№ 27. Форма внутренней описи документов дела
- •Приложение № 28
- •№ 28. Форма акта о выделении к уничтожению документов
- •Передача дел на архивное хранение
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 15. Особенности работы с электронными документами
- •Порядок создания, получения, обработки электронных документов
- •Обязательные сведения об электронном документе
- •Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
- •Систематизация дел электронных документов
- •Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 16. Работа исполнителя с документами
- •16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги» «организация исполнения документов и принятых решений»
- •16.2. Сроки исполнения документов
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •17.1. Учет печатей и штампов
- •Приложение № 29
- •17.2. Учет бланков документов
- •Приложение № 30 журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков
- •Журнал учета выдачи бланков в структурных подразделениях
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 18. Международная переписка
- •Международные стандарты по оформлению документов
- •Деятельность Международной организации по стандартизации
- •Форматы бумаги
- •Потребительские форматы по исо 216:1975
- •Реквизиты международного письма
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •975-2411
- •Контрольные вопросы и задания для самоконтроля:
- •Глава 19. Конфиденциальность информации иконфиденциальность документов
- •Понятия о конфиденциальности информации и конфиденциальности документов
- •К конфиденциальным документам относятся:
- •Научно - техническая информация включает:
- •Деловая информация включает:
- •Сведения, которые не являются кт:
- •Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 20. Терминология и понятия, применяемые вдокументоведении и документационном обеспечении управления
- •Общие понятия
- •Документирование
- •20.3. Информационная составляющая документа
- •Организация работы с документами
- •Архивное дело
- •Обеспечение сохранности документов
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 21. Этикет в практике деловых отношений. Психологические основы взаимоотношений людей
- •Этикет, его понятия
- •Психологические основы взаимоотношений с людьми
- •Профессиональная этика работника службы доу
- •Правила общественного поведения (наиболее распространенные)
- •Этика поведения в различных условиях обстановки
- •Контрольные вопросы:
- •Заключение
- •Нормативно-правовые источники, научная и учебная литература
- •Указы Президента Российской Федерации
- •З. Постановления Правительства Российской Федерации
- •Ведомственные нормативные акты, инструкции и правила по делопроизводству отдельных организаций
- •Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •Международные стандарты
- •Общероссийские классификаторы
- •Научная и учебная литература
- •Рекомендуемая тематика рефератов и курсовых работ по курсу «Документоведение и документационное обеспечение управления»
- •Московский государственный университет
- •Путей сообщения
- •Гуманитарный институт
- •Стань Документоведом высшей квалификации
- •Стоимость обучения:
Контрольные вопросы:
Какие группы конфиденциальных документов образуются в различных типах организационных структур?
В чем состоит особенность конфиденциального документа?
Как классифицируются конфиденциальные документы по сроку ограничения к ним доступа персонала?
Что понимается под разрешительной системой доступа к конфиденциальной информации?
Какие этапы входят в процесс документирования конфиденциальной информации?
С какой целью на документе ставится гриф конфиденциальности,
и какие виды этих грифов используются? Чем руководствуются при определении уровня грифа конфиденциальности?
Какие существуют требования к организации и технологии работы с конфиденциальными документами?
На основе каких принципов строится защищенный документооборот? За счет чего достигается защищенность документопотоков?
Какие стадии включаются в состав входного документопотока?
Какие стадии включаются в состав выходного и внутреннего документопотоков?
Что понимается под технологической системой обработки и
хранения конфиденциальных документов? Какие существуют типы систем?
Что понимается под входным потоком конфиденциальных
документов?
Какие документы несет входной поток?
Какие опасности угрожают документам входного потока?
Какие технологические стадии обработки проходят конфиденциальные документы входного потока? Каково назначение каждой стадии?
Что представляет собой технологическая стадия обработки
конфиденциальных документов, процедура обработки и операция? Их соотношение?
В чем состоят особенности процедуры выдачи закрытых дел сотрудникам для работы?
Какой состав операций включает в себя процедура снятия грифа конфиденциальности с документа? Цель процедуры?
Глава 20. Терминология и понятия, применяемые вдокументоведении и документационном обеспечении управления
Общие понятия
Документирование
Информационная составляющая документа
Организация работы с документами
Архивное дело
Обеспечение сохранности документов
Основу любой области знаний составляют понятия, которые являют собой набор представлений об общих и наиболее существенных особенностях в изучаемых явлениях и предметах.
Всякое понятие представляет собой какую-то абстрактную структуру, в которой рельефно выделены наиболее существенные и типичные стороны данной структуры (явлений и предметов).
Профессиональный язык в любой области знаний требует
однозначности толкований понятий этой области знаний и терминов. Совокупность терминов отдельной области знаний составляет единую терминосисистему или терминологию.
Приведенная ниже терминология установленанормативными
актами Российской Федерации. Эта терминология в обязательном порядке применяется во всех видах документов и литературе по документоведению, документационному обеспечению управления и архивному делу.
Термины и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления (согласно федеральных законов и ГОСТов).
Общие понятия
Делопроизводство, документационное обеспечение управления
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая
организацию хранения и использования архивных документов.
Документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.
Аудиовизуальный документ - документ,содержащий
изобразительную и звуковую информацию.
Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Иконографический документ - документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной
или художественной фотографии.
Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Текстовой документ - документ, содержащий речевую
информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Письменный документ - текстовой документ, информация
которого зафиксирована любым типом письма.
Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Машинописный документ - письменный документ, при
создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих
обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Видеограмма документа - изображение документа на экране
электронно-лучевой трубки.
Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без
помарок и исправлений.
Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Автор документа- физическое или юридическое лицо,
создавшее документ.
Документ личного происхождения (Ндп. личный документ) - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Подлинный документ- документ, сведенияоб авторе,
времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа - первый или
единичный экземпляр официального документа.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой
в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.