- •В.П.Егоров, а.В.Слиньков е.В.Карпычева д о к у м е н т о в е д и его специальность Учебник Часть I
- •Оглавление
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства) ............................ Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти ......................................
- •Глава 13. Организация документооборота ....................
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти .....................................................
- •Введение
- •Раздел 1.Введение в специальность
- •Глава 1. История Развития профессии
- •От древнего Египта к Древней Руси
- •Делопроизводство в Древней Руси
- •Приказное делопроизводство
- •Коллежское делопроизводство
- •Министерское делопроизводство
- •Делопроизводство в ссср в хх веке
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 2. Государственный Стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед
- •Общие положения
- •Образовательный стандарт
- •Циклы государственных образовательных программ
- •Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
- •Виды профессиональной деятельности при овладении программой
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 3. Документ и его место в системе управления
- •Понятия «документ», «информация»
- •Способы документирования
- •Система документации и управление
- •Контрольные вопросы:
- •Раздел 2. Документоведение
- •Глава 4. Документоведение как научная дисциплина
- •Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •Основные этапы развития документоведения
- •Структура документоведения
- •Взаимосвязь документоведения с другими науками
- •Источники в документоведении
- •Нормативно-методическая база документационного обеспечения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования
- •Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
- •Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»
- •Свойства, признаки и функции документа
- •К отличительным признакам документа относятся:
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 6. Методы и способы документирования
- •6.1. Общие положения и понятия документирования
- •6.2. Понятие о языках
- •Знаковый метод фиксирования информации
- •Знаковая система обладает определенными свойствами:
- •Способы и средства записи информации
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 7. Классификация документов
- •Понятие о классификации документов
- •Классификация по информационной составляющей документа
- •Классификация по материальной составляющей документа
- •Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •Контрольные вопросы:
- •Тесты для самоконтроля:
- •Глава 8. Системы документации
- •Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации
- •Основные функциональные системы документации в Российской Федерации
- •Унифицированные системы документации
- •Электронные системы документации
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления
- •9.1. Унифицированные системы документации
- •Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации (окуд) ок 011-93. Класс 0200000 «Организационно-
- •Основы стандартизации
- •Общие положения
- •Краткие сведения из истории развития стандартизации
- •Государственная система стандартизации (гсс)
- •Задачи стандартизации
- •Соответствие государственному стандарту (государственным
- •Органы и службы стандартизации
- •Нормативные документы по стандартизации
- •Контрольные вопросы:
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства)
- •Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления
- •Основные виды документной деятельности
- •Информация в управленческой деятельности
- •В зависимости от потребителя информационные ресурсы могут
- •Информация как объект правовых отношений в социуме
- •10.3. Управление документацией
- •10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •Документационное обеспечение управления
- •«Понятие делопроизводство»: цели и задачи
- •Документ, созданный организацией или должностным лицом и
- •Для создания документов используются текстовые редакторы.
- •Для обмена информацией используются компьютерные сети
- •. Культура труда делопроизводственного персонала
- •Организация рабочих мест делопроизводственного персонала.
- •Компьютер и делопроизводство
- •Автоматизированные системы обработки документов
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
- •Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия
- •Бланки документов
- •Устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:
- •№ 12.6.2О. Образец бланка приказа федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)
- •№ 12.6.5.2О. Образец бланка письма федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)
- •№ 3О. Образец бланка письма должностного лица (статс- секретаря-заместителя министра)
- •При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
- •12.3. Оформление реквизитов документов
- •Правила оформления реквизитов документов
- •Наименование федерального органа исполнительной власти
- •Наименование должности лица, подписавшего документ
- •Регистрационный номер документа
- •Ссылка на исходящий номер и дату документа
- •Адресат
- •Наименование документа
- •Текст документа
- •Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине
- •Гриф согласования
- •Согласование документа осуществляется с:
- •При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту
- •Подпись должностного лица
- •Гриф утверждения
- •Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Указания по исполнению документа
- •Отметка о контроле документа
- •Отметка об исполнении документа
- •Отметка о поступлении документа
- •Отметка о конфиденциальности
- •Формуляр – образец документа устанавливает:
- •Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
- •Приложение №12
- •Раздел I
- •Глава 5. Права, обязанности и ответственность
- •§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
- •24 Пт ¦
- •36 Пт ¦
- •№ 12 О. Образец оформления законопроекта
- •18 Пт ¦
- •№ 13О. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации
- •32 Пт ¦
- •48 Пт ¦
- •№ 13 О1. Образец оформления проекта распоряжения Президента Российской Федерации
- •36 Пт ¦
- •Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
- •Состав документов федерального органа исполнительной власти
- •Приказ, распоряжение
- •№ 12.6.2. Образец оформленияприказа федерального органа исполнительной власти
- •№ 12.6.2.1.Образец оформленияраспоряжения федерального органа исполнительной власти
- •Протокол заседания (совещания)
- •№ 12.6.4. Образец оформления полного протокола
- •№ 12.6.4.1. Образец оформления краткого протокола
- •№ 17. Образец оформления служебного письма
- •12.7. Делопроизводство по обращениям граждан
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 13. Организация документооборота
- •Принципы организации документооборота
- •Прием и первичная обработка поступающих документов
- •Предварительное рассмотрение документов
- •Регистрация поступающих документов
- •Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
- •Организация работы с отправляемыми документами
- •Регистрация отправляемых документов
- •Отправка документов
- •Регистрация и прохождение внутренних документов
- •Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
- •Учет и анализ объемов документооборота
- •Контроль за исполнением документов
- •Контроль за исполнением документов и принятых решений. Организация контроля исполнения
- •Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами
- •Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества
- •Автоматизированная система контроля исполнения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
- •Разработка и ведение номенклатуры дел
- •№ 18. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти
- •№ 19. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти
- •Порядок
- •Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
- •Приложение № 22
- •№ 22. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
- •Приложение № 24 правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
- •Приложение № 25
- •№ 25. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- •№ 26. Форма листа-заверителя дела
- •№ 27. Форма внутренней описи документов дела
- •Приложение № 28
- •№ 28. Форма акта о выделении к уничтожению документов
- •Передача дел на архивное хранение
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 15. Особенности работы с электронными документами
- •Порядок создания, получения, обработки электронных документов
- •Обязательные сведения об электронном документе
- •Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
- •Систематизация дел электронных документов
- •Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 16. Работа исполнителя с документами
- •16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги» «организация исполнения документов и принятых решений»
- •16.2. Сроки исполнения документов
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •17.1. Учет печатей и штампов
- •Приложение № 29
- •17.2. Учет бланков документов
- •Приложение № 30 журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков
- •Журнал учета выдачи бланков в структурных подразделениях
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 18. Международная переписка
- •Международные стандарты по оформлению документов
- •Деятельность Международной организации по стандартизации
- •Форматы бумаги
- •Потребительские форматы по исо 216:1975
- •Реквизиты международного письма
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •975-2411
- •Контрольные вопросы и задания для самоконтроля:
- •Глава 19. Конфиденциальность информации иконфиденциальность документов
- •Понятия о конфиденциальности информации и конфиденциальности документов
- •К конфиденциальным документам относятся:
- •Научно - техническая информация включает:
- •Деловая информация включает:
- •Сведения, которые не являются кт:
- •Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 20. Терминология и понятия, применяемые вдокументоведении и документационном обеспечении управления
- •Общие понятия
- •Документирование
- •20.3. Информационная составляющая документа
- •Организация работы с документами
- •Архивное дело
- •Обеспечение сохранности документов
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 21. Этикет в практике деловых отношений. Психологические основы взаимоотношений людей
- •Этикет, его понятия
- •Психологические основы взаимоотношений с людьми
- •Профессиональная этика работника службы доу
- •Правила общественного поведения (наиболее распространенные)
- •Этика поведения в различных условиях обстановки
- •Контрольные вопросы:
- •Заключение
- •Нормативно-правовые источники, научная и учебная литература
- •Указы Президента Российской Федерации
- •З. Постановления Правительства Российской Федерации
- •Ведомственные нормативные акты, инструкции и правила по делопроизводству отдельных организаций
- •Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •Международные стандарты
- •Общероссийские классификаторы
- •Научная и учебная литература
- •Рекомендуемая тематика рефератов и курсовых работ по курсу «Документоведение и документационное обеспечение управления»
- •Московский государственный университет
- •Путей сообщения
- •Гуманитарный институт
- •Стань Документоведом высшей квалификации
- •Стоимость обучения:
Министерское делопроизводство
В соответствии с “Общим учреждением министерств” работа с документами начинается с “вступления дел” и далее в акте подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департаментах и заканчивается глава ревизией дел. Таким образом, даже самый беглый просмотр закона 1811 г. показывает, что в нем, так же, как и в Генеральном регламенте, прежде всего, расписывается технология работы с документами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы аппарата министерства.
Канцелярия в XIX веке– достаточно сложноеструктурное
подразделение и учитывая объемы работ с документами, она делится на отделения, столы, управляется директором и состоит из начальников отделений, секретарей и нужного числа писцов.
В департаментах “для общей связи письмоводства учреждается особенная канцелярия при директоре”, возглавляемая “правителем канцелярии”, и в ее состав входят: журналист, экзекутор, казначей и нужное число их помощников.
Часть II “Общего учреждения министерств” посвящена распределению обязанностей в министерстве. В ней очерчивается степень и пределы власти министра, его взаимоотношения с властью законодательной, Государственным советом, Сенатом, другими министерствами и лицами, им равными и с подчиненными им управлениями путем переписки, их ответственность; степень и пределы власти департаментов и их директоров и их взаимоотношения. Отдельную главу составляют обязанности канцелярии министра и ее директора.
В соответствии с § 315 “Главная обязанность канцелярии министра состоит в правильном распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра по тем делам, кои не принадлежат ни к одному департаменту, или кои министр предоставил собственному своему усмотрению и решению”. Канцелярия возглавляется директором, который имеет те же права, какие принадлежат директору любого другого департамента.
В заключительной части “Общего учрежденияминистерств”
перечислены обязанности различных чинов департаментов министерства, в том числе правителя канцелярии, секретарей, столоначальников, начальника архива и прочих канцелярских чинов, порядок их подчиненности и ответственности.
Так как составление документов в начале XIX века также проходит этап жесткого регламентирования как по составу информации, излагаемой в документе, так и по структуре текста, не удивительно, что в конце “Общего учреждения министерств” после всех параграфов как приложение приведены “формы письмоводства”: форма сношения министров между собой и с лицами, им равными, и предписания лицам подчиненным; форма отношения и
представления к министрам; форма |
предписания министров |
их |
департаментам; форма представления |
или докладной записки |
от |
департамента министру.
Таким образом, в этом важнейшем документе, определяющем порядок и стиль работы центрального аппарата России XIX века, вопросам делопроизводства отводится важнейшее место. Анализ законодательного акта показывает, что делопроизводство понимается как технология принятия и выработки решений, и канцелярия занимает подобающее ей место в структуре министерства, а директор канцелярии по чину равен директору любого функционального департамента.
Рассматривая статус секретарей Государственного совета, А.Ю. Конькова пишет: “нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер- секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии, а именно:1-5 классы “Табели о рангах”. С образованием Государственного совета в 1810 году в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретари. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета, готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов – меморий, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствуют высказывания министра внутренних дел П.А. Валуева, который писал: “Члены государственного совета – ничто, председатель – кое-что, государственный секретарь – все” (Дневник П.А. Валуева – министра внутренних дел. – М., 1961, т. 1, с. 356-357).
Во второй половине 19 века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета (Конькова А.Ю. Статус канцелярских служащих в пореформенной России XIX века//Секретарское дело, 1997, № 2, с. 128).
Обычно секретари носили форму, соответствующую их чину, и, подавая в отставку, увольнялись “с мундиром и пенсионом”.
В середине XIX века появляются первые работы, обобщающие практику делопроизводства и труды, в которых начинает разрабатываться его теория. К этим работам, прежде всего, относятся книги Н.В. Варадинова, В. Вельбрехта и И.И. Рихтера. Н.В. Варадинов делопроизводство рассматривал в связи с той деятельностью, которую оно документирует (отражает в документах), как бы обслуживает.
Основную группу делопроизводственной документации – “канцелярские дела и бумаги” – он определяет как “по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица”. К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги. Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком производства дел, Н.В. Варадинов подчеркнул, что эти дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного места. Поместив присутственное место в систему равных, высших и низших мест и лиц и замкнув делопроизводство этого присутственного места на внешний контур через систему сношений, он, естественно, выделил группу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги. Эти документы, если они поступают в учреждение, составляют совокупность документов, используемых в процессе производства дел, а если они отправляются из учреждения, то являются совокупностью документов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений) (Янковая В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве)//Секретарское дело, 2002, № 1, с. 79).
В. Вельдбрехт делопроизводство определяет как “правила, которыми канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг”, иначе говоря, – правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дел. Излагая эти правила, В. Вельдбрехт выделяет разделы: докладные записки, последствия доклада, исполнительные бумаги, понятие о деле и книгах вообще. В. Вельдбрехт отмечает существенную разницу в процессе производства дел в присутственных местах (коллегиальный способ принятия решения) и в канцеляриях “начальствующих лиц” (принятие единоличных решений). Вызванные этим различия в процессе производства дел, включая и процессы документирования, прослеживаются им по всем стадиям: от рассмотрения дела до его исполнения. Важно, что и формы документов, в которых фиксируется процесс рассмотрения, решения и исполнения дела, даются В. Вельдбрехтом в соответствии с выделенными этапами.
Задача канцелярии – “доложить дело”, что осуществляется посредством составления докладной записки– пространной или краткой. Это этап сбора и анализа информации и подготовки дела к рассмотрению и решению. Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах и определениях, а в канцеляриях “начальствующих лиц”, в письменном мнении, составляемом по резолюции начальника. Эта стадия соответствует этапу принятия решения и его документирования. Последний этап – исполнение принятого решения. Кроме того, В.
Вельдбрехт приводит формы документов, поступающих в учреждение и подлежащих рассмотрению властей, – указы, рапорты, предписания, сношения и другие установленные законом документы. Описание совокупности этих документов имеет смысл для формирования представлений о системе документов, которые использовались в процессе производства дела, а в некоторых случаях инициировали рассмотрение дела.
Последние разделы работы В. Вельдбрехта затрагивают правила
ведения книг, реестров и формирования дел. С точки зрения делопроизводства, – это раздел, касающийся организации документооборота, точнее, его документирования – письменной фиксации движения документов в определенных, установленных для этого формах. В этом же аспекте рассматривается и понятие дела: “как составленное по определенным правилам и относящееся к известному предмету собрание бумаг, бывших в рассмотрении учреждения и заключающих в себе выражение его решений”. Ф. Наливкин в “Руководстве к сочинению писем и бумаг”, вышедшем в 1847 г., пишет: “Искусство сочинять письма и бумаги может иметь свою теорию, точно так же, как и всякое искусство”.
В конце XIX века И.И. Рихтер предпринимает первую попытку
применения десятичной системы классификации документов казенных железных дорог. Таким образом, с середины XIX века можно говорить о первых научных осмыслениях делопроизводственных процессов и появлении теоретиков в этой области деятельности.
Со второй половины XIX века активно развиваются новые структуры управления (в банках, трестах, синдикатах, специальных органах надзора, многочисленных комитетах, комиссиях, советах и т.д.). Они требовали большого числа секретарей и других канцелярских работников для ведения их дел. Подготовка канцелярских работников в начале XIX века проходила в самих министерствах. Согласно § 47 “Общего учреждения министерств” “Министерския канцелярии и департаменты могут иметь некоторое число молодых людей сверх штата для приобучения их делам по разным частям ведения министерств и департаментов”.
В середине XIX века создаются школы стенографистов, в 1868
г. в Харькове были открыты специальные курсы подготовки секретарей, в конце века появляются курсы машинописи. В это же время появляются и специальные периодические издания. Так, с 1884 г. выходили журналы “Вестник контор и канцелярий”,“Бюллетень конторщика”, “Машинопись”, “Стенография”.
Документы:
-Повесть временных лет;
-Правда (закон) Русская;
-Церковные уставы;
-Княжьи уставы;
-Подорожные грамоты; Ш колы по подготовке писцов, судебных секретарей, печатников (хранителей печати). Язык документов - старо славянский.
Древний Египет
Древняя Русь Х111 в–. Х1V в.
Мо сковское княжествоXVв.
Организация присутственных мест, приказов.
Приказами стали называть и о сновные документы, создаваемые там- поручения князя боярам.
Коллегии вместо приказов (канцелярии).
Основной документ-
Генеральный регламент (1720г.).
Должности: управляющий канцелярией(секретарь), нотариус, регистратор (вел регистрационные книги), актуариус( вел журнал входящих документов, отвечал за сохранность документов), канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи, вахмистр.
Коллежское делопроизводство Времена ПетраI
Министерское делопроизводство
XIXв.
Делопроизводство в СССР в ХХ веке
Организация министерств;
Появление департаментов, структурными подразделениями которых были отделения в свою очередь со стоявшие из столов. Появились своды законов (армия, флот и т.д.).
Схема №1. Эволюция развития делопроизводства