20.3. Информационная составляющая документа

1. Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

2. Информационные технологии - процессы, методы поиска,

сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения

информации и способы осуществления таких процессов и методов.

3. Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

4. Информационная система общего пользования - информационная система, которая открыта для использования всеми физическими июридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано.

5. Корпоративная информационная система - информационная система, участником которой может быть ограниченный круг лиц,

определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы.

6. Информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая

система, предназначенная для передачи по линиям связи

информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники.

7. Обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора

право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам.

8. Доступ к информации - возможность получения информации и

ее использования.

9. Конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без

согласия ее обладателя.

10. Предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу

информации определенному кругу лиц.

11. Распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц.

12. Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

13. Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

14. Оператор информационной системы - гражданин или юридическоелицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах

данных.

4. Организация работы с документами

1. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

2. Документооборот - движениедокументов в организации с

момента их создания или получения до завершения исполнения или

отправления.

3. Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

4. Входящий документ; поступивший документ - документ, поступивший в учреждение.

5. Исходящий документ; отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

6. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

7. Регистрация документа - запись учетных данных о документе поустановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления илиполучения.

8.Регистрационный индекс документа; регистрационный номер

документа - цифровое илибуквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

9. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

10. Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

11. Клише печати - элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

12. Мастичная печать - печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской.

13.Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - печать, имеющая в центре клише печати

зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

14. Штемпельная краска - специальное красящее вещество,

предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати.

14. Штемпельная подушка - материал, несущий в своем объеме штемпельную краску, которая переносится на печатающие элементы

клише печати при его контакте со штемпельной подушкой.

14. Печатающий элемент - участок клише печати, воспринимающий штемпельную краску и передающий ее на бумагу.

15. Пробельный элемент - участок клише печати, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий ее на бумагу.

16. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

17. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативнымправовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

18. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения

документа, установленный нормативным правовым актом.

14. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-

распорядительным документом организации или резолюцией.

14. Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

15. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

16. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

17. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

18. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

19. Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно- цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.