2. Прием и первичная обработка поступающих документов

В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающей порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в федеральный орган исполнительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций,

выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции. В данном разделе инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено:

проверка правильности адресования поступающихдокументов,

правильности доставки и комплектности документов;

сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих

регистрации)^[12];

выделение документов, адресованных в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти для

передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления

документов в рабочее и нерабочее время;

порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки),

наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования»,

«Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др. и пометки

«Лично»), пометки «Срочно», «Оперативно» и др.

Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено: документы, поступившие в федеральный орган исполнительной

власти в рабочее время, проходят первичную обработку и

передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время– на следующий рабочий день;

составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в

Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);

сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя

и дата отправки;

документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

3. Предварительное рассмотрение документов

Инструкцией по делопроизводству должно предусматриваться проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством федерального органа исполнительной власти. Документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительногорассмотрения должно быть

направление документа на вынесение резолюции (поручения)

руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в федеральном органе исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами.