Разработка конкретной ситуации. Организационная структура ооо «m.Art»

Для данной организации использована структура бюрократического типа, так как вся деятельность находится под контролем генерального директора, и все нижестоящие уровни подчиняются вышестоящим. Данная структура идеально подходит к рекламному агентству «M.Art» так как необходимо обеспечивать слаженную четкую работу коллективов людей, занимающиеся творческой, производительной деятельностью, работающих на единую цель. Такая структура позволяет мобилизовать человеческую энергию и кооперировать труд людей при решении сложных проектов, в массовом и крупносерийном производстве. Деятельность каждого сотрудника будет регулироваться квалифицированным специалистом, который также будет внимательно следить за чётким выполнением поставленной задачи и субъективно оценивать сделанную работу.

Бюрократическая структура

Ключевые положения модели бюрократической структуры управления таковы:

• четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов;

• иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;

• наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей;

• дух формальной обезличенности, характерной для выполнения официальными лицами своих обязанностей;

• осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.

Главные понятия бюрократического типа структуры управления - рациональность, ответственность и иерархичность. Первоначальные принципы управления были сформулированы специалистами по управлению Ф. Тейлором, Ф. и Л. Гилбертамми, Г. Гаттом, Г. Фордом, Х. Эмерсоном и др. (Школа научного управления) еще в конце XIX - начале XX века:

• Наличие ясной цели деятельности;

• Распределение труда в соответствии с целью деятельности;

• Квалифицированные кадры, авторитетное и компетентное руководство;

• Централизация и внутренняя иерархия

• Единоначалие

• Разработка оптимальных методов выполнения работы;

• Абсолютное следование стандартам и правилам;

• Жесткая внутренняя дисциплина

• Оплата по результатам труда;

• Анализ работы предприятия и контроль;

• Нормальные условия работы, поддержка дружеских отношений между рабочими и менеджерами.   

Английский теоретик менеджмента Р. Фелк называет следующие основные принципы рациональной организации.

• Четкое определение и разграничение административные обязанностей.

• Наличие у каждого подразделения одной основной обязанности.

• Каждое подразделение представлять собой организационное целое, руководимое одним управляющим.

• Второстепенные обязанности должны соответствовать тем возможностям, которыми обладают кадры, они должны быть четко определены.

• Необходимо проводить различие между непосредственными и функциональными обязанностями, причем следует ясно изложить методы коммуникации для функциональных специалистов.

• Оперативная ответственность должна быть в максимальной степени децентрализована

• Должен обеспечиваться административный контроль.

Для данной организации выбран линейно-функциональный вид структуры. Вся деятельность рекламного агентства «M.Art» разделена на отделы, где имеется руководитель и ему подчиняется рабочая группа. Это позволяет руководителю сосредотачивать в своих руках руководство всего процесса, и эта структура позволяет исполнительным подразделениям быстро реагировать на указания руководителей.

Линейно- ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА    - бюрократический способ распределения специализированных задач и ресурсов с делегированием властных полномочий

Данный тип основан на функциональной специализации, стимулирует развитие профессионализма, но чаще всего используется не в чистом виде, а органическом сочетании с линейной структурой, образуя линейно-функциональную. Роль и полномочия функциональных подразделений зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления фирмы в целом. 

        Функциональные службы осуществляют всю техническую подготовку производства; готовят варианты решения вопросов, связанных с руководством процессом производства; освобождают линейных руководителей от планирования, финансовых расчетов, материально-технического обеспечения производства и т. д. 

 Эти структуры не обладают достаточной гибкостью и адаптивностью к изменяющейся внутренней и внешней среде организации.

 Характеристики, аналогичные линейно-функциональным структурам, имеют и линейно-штабные, характеризующиеся созданием при руководителях разных уровней штабов по отдельным специализированным функциям.

Достоинства:

• высокая компетентность функциональных руководителей;

• уменьшение дублирования усилий и потребления материальных ресурсов в функциональных областях;

• улучшение координации в функциональных областях;

• высокая эффективность при небольшом разнообразии продукции и рынков;

• максимальная адаптация к диверсификации производства;

• формализация и стандартизация процессов;

• высокий уровень использования мощностей.

• быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим,

• рациональное сочетание линейных и функциональных взаимосвязей;

• стабильность полномочий и ответственности за персоналом.

• единство и четкость распорядительства;

• более высокая, чем в линейной структуре, оперативность принятия и выполнение решений;

• личная ответственность каждого руководителя за результаты де­ятельности;

• профессиональное решение задач специалистами функциональ­ных служб.

Структура

рекламного агентства «M. Art»:

Генеральный ДИРЕКТОР

Бухгалтерия

Заместитель директора по производственной деятельности

Заместитель директора по общим вопросам.

Главный бухгалтер

Отдел маркетинга

Коммерческий отдел

Творческий одел

Отдел кадров

Производственный отдел

Рекламное агентство представляет собой независимую фирму, специализирующуюся на выполнении рекламных функций: проведении рекламных исследований, разработке планов рекламной деятельности, разработке и проведении рекламных кампаний, в том числе подготовке рекламных обращений, производстве рекламоносителей, размещении рекламных обращений и т. п. Рекламное агентство делает все это от имени своих клиентов-рекламодателей и за их счет. Оно имеет перед рекламодателями финансовые, юридические и морально-этические обязательства.

Отдел маркетинга

В рамках этой службы собраны спе­циалисты по средствам распространения рекламы, проведению исследований и мероприятий по стимулированию сбыта. В штат отдела средств рекламы входят специалисты-аналитики, раз­работчики планов использования носителей рекламы и закуп­щики места и времени.

Закупщики места и времени претворяют намеченный план в жизнь. Закупщики времени для точечной теле и радиорек­ламы изыскивают наилучшие варианты для каждого отдельно­го района рынка. С учётом больших сумм, задействованных при покупке времени у телевизионных сетей, большинство аген­тов возлагают ответственность за такие покупки на отдельного работника, специализирующегося на ведении переговоров с сетями. Другие закупщики специализируются по журналам, газетам, наружной рекламе. Инспекторы исследовательско­го отдела входят в состав соответствующих рабочих групп конкретных клиентов в качестве представителей отдела. Инспекторы выявляют проблемы, которые нуждаются в ре­шении, и привлекают ресурсы отдела для их решения. Спе­циалисты исследовательского отдела разрабатывают проекты, интерпретируют информацию и представляют свои заключения.

Взаимосвязан: Отдел кадров, Коммерческий отдел, Творческий отдел.

Отдел кадров включает в себя:

• Планирование трудовых ресурсов - определение потребности в кадрах в зависимости от стратегии развития производства.

• Создание резерва персонала, подбор в кандидаты, определение групп резерва.

• Отбор персонала из группы резерва.

• Оформление трудовых контрактов.

• Оценка трудовой деятельности каждого работника.

• Перевод, повышение, понижение, увольнение в зависимости от результатов труда.

• Профориентация и адаптация - включение набранных работников в коллектив, в процесс производства.

• Организация обучения кадров.

• Подготовка руководящих кадров.

• Управление дисциплиной.

• Управление мотивацией.

• Оценка рынка труда.

Бухгалтерия

В качестве средства контроля над процессами хозяйствования учет должен выявлять непроизводительные расходы и потери, отклонения от норм затрат, нерациональные запасы товарно-материальных ценностей, факты их нерационального расходования и использования не по назначению.

Бухгалтерия активно участвует в разработке предложений и мероприятий, предупреждающих образование недостач, хищения, незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных ценностей (организация охраны, пропускной системы, оборудование складов и т.п.). Бухгалтеры должны знать многое- маркетинг, посредничество, планирование и даже то, что делают работники творческого отдела. 

Главный бухгалтер должен:

• ведение 1-го юридического лица в полном объеме все участки;

• бухгалтерский и налоговый учет;

• работа по договорам комиссии, услуг, агентским;

• контроль за исполнение бюджетов проектов;

• закрытие проектов; налоговая отчетность;

• представление интересов компании в отношениях с третьими лицами.

Творческий отдел 

Это тот, который разрабатывает и создает обращения, отдел средств рекламы - это тот, который определят какими средствами рекламы лучше будет воспользоваться, исследовательский отдел - он занимается тем, что исследует потребительский рынок, коммерческий отдел - это отдел который занимается находкой клиентов для самого агентства, оформлением договоров.

Взаимосвязан: Производственный отдел, Коммерческий отдел.

Коммерческий отдел включает руководителей рабочих групп. Руководитель рабочей группы, именуемый иногда ответственным исполнителем проекта (account executive) или контактором, является центральной фигурой во всем процессе выполнения заказа. Он представляет интересы заказчика в своем агентстве и, наоборот, интересы агентства - во взаимоотношениях с заказчиком. Руководитель рабочей группы координирует всю работу внутри агентства по выполнению заказа от начала до его реализации. В связи с этим уровень требований, предъявляемых к контактору, достаточно высок. Он должен обладать такими качествами, как: профессионализм в рекламе и маркетинге; умение наладить деловые связи с заказчиком; абсолютная коммуникабельность; способность генерировать идеи; деловитость и аккуратность; эрудиция; хороший вкус и многое другое.

Их мир- это мир тайн, наполненный компьютерными выкладками, странными фразами, нескончаемыми таблицами и диаграммами, данными рейтинга. Агенты-плановики ведут длительные переговоры с плановиками и клиентами. Они- это те люди, которые должны объяснить клиенту, почему рекламный ролик, рекламирующий достоинства того или иного товара или услуг, должен появляться в то или иное время, с определенной частотой и шириной охвата. 

Взаимосвязан: Творческий отдел, Отдел Маркетинга, Производственный отдел.

Производственный отдел

Осуществляет контроль и технический надзор за качеством выполняемых работ по содержанию, капитальному и текущему ремонту объектов внешнего благоустройства; прием работ, выполняемых в соответствии с муниципальными заказами.

Занимается изготовлением рекламных носителей и в некоторых случаях объединяет типографию, мастерские по производству рекламных щитов и т. п.

Взаимосвязан: Творческий отдел, Отдел Маркетинга, Коммерческий отдел.