4.2 Робота з підготовки зовнішньоторговельної операції.

Робота з підготовки зовнішньоторговельної операції складається з трьох етапів:

1. Вибір ринку і його вивчення.

2. Вибір контрагента.

3. Проведення переговорів і укладання контракту.

Вибір ринку та його вивчення. Вивчення ринку зазвичай здійснюється за програмою маркетингу. Сучасна міжнародна торгівля пов'язана з величезною кількістю товарів. На сучасну міжнародну торгівлю впливають різноманітні взаємозалежні фактори, які мають систематично й комплексно вивчатися.

Промислові та торгові фірми досліджують іноземні ринки, обробляючи великий обсяг інформації, яку одержують як від приватних агентів, так і від державних органів. Кожен відділ фірми вивчає певну функціональну ділянку ринку. Об'єкти дослідження залежать від роду діяльності фірми. Методи вивчення, що застосовуються різними фірмами, також можуть бути відмінними. Разом з тим існує низка найважливіших факторів, які старанно вивчаються під час підготовки зовнішньоторговельної операції, кон'юнктура товарних ринків, торгово-політичні умови, транспортні умови, умови платежу і кредиту, правові питання, специфічні вимоги ринку, канали і методи збуту.

Джерела вивчення ринку. На практиці найчастіше використовуються такі методи вивчення ринку:

1. Кабінетний метод. Він полягає в тому, що службовці фірми обробляють велику кількість матеріалу, аналізуючи бюлетені бірж, торговельних палат, матеріали власних агентів. Усе це систематизується, класифікується, після чого складається досьє за ринками і темами.

2. Другий метод передбачає одержання довідок шляхом замовлення в спеціальних інформаційних агентствах (наприклад, агентство Рейтер). Однак така інформація коштує досить дорого.

3. Сутність третього методу полягає в безпосередньому вивченні ринку. При цьому на потенційні ринки посилаються спеціальні експерти, які за допомогою торгівельних представництв, бірж одержують потрібну інформацію. Тут же встановлюються початкові контакти продавця з покупцем.

4. Четвертий метод — це метод пробного продажу. Він складається у вивезенні на незнайомий ринок невеликої партії товару й одержанні в процесі його реалізації необхідної інформації про сформовану кон'юнктуру.

Вибір контрагента. Після того, як ринок обрано, необхідно вибрати контрагента.

Практика свідчить, що 85% контрактів підписують фірми, 15% — міністерства, відомства та спілки підприємців. Міністерства й відомства розвинутих країн зазвичай не ставлять комерційних цілей і здійснюють свою зовнішньоторговельну діяльність скоріше зі стратегічних міркувань. Спілки підприємців узагалі створюються для захисту інтересів підприємців цієї країни. Але іноді вони діють і як контрагенти.

Після того як фірму обрано, як правило, складається довідка, у яку заносяться дані про фірму.

Після вибору фірми починаються переговори.

Проведення переговорів. В зовнішньоекономічні відносини партнери вступають, маючи, як правило, різні цілі, позиції з основних питань майбутньої угоди, різний досвід та різні законодавства в галузі підприємництва. Тому процес укладання угоди фактично складається з двох стадій: по-перше, виклад власної позиції і побажань партнеру, а також вивчення його пропозицій і умов і, по-друге, пошук взаємоприйнятого компромісу і оформлення його в тексті угоди.

Сторони в зовнішньоторговельній операції можуть вступати одна з одною у контакт різними способами. Однак найбільш загальноприйнятим є такий порядок взаємодії партнерів:

• попередній виклад пропозицій і побажань, що здійснюється зазвичай в письмовій формі;

• уточнення й узгодження окремих позицій угоди, що може здійснюватися більш швидким способом зв'язку, зокрема з використанням телефону;

• остаточне врегулювання всіх умов угоди в процесі особистої зустрічі сторін.

Кожний з цих етапів фактично являє собою переговори особливого роду: переговори за листуванням, переговори по телефону й особисті переговори. Для кожного з цих способів переговорів існують свої загальноприйняті правила й особливості.

Переговори можуть бути розпочаті як продавцем, так і покупцем шляхом розсилання відповідних комерційних документів.

Якщо ініціатива початку переговорів належить продавцю, то він заявляє про бажання укласти договір купівлі-продажу на певних умовах шляхом розсилання ініціативних пропозицій. Таку письмову пропозицію продавця в комерційній практиці називають офертою, а особу, що надіслало оферту, — оферентом.

Комерційна пропозиція може бути зроблена різними способами залежно від предмета угоди, ступеня знайомства сторін та інших факторів.

По-перше, оферту можна оформити у вигляді ділового листа. Цей спосіб підготовки оферт широко використовується в зовнішньоторговельній практиці і є найбільш універсальним. Діловий лист може бути надісланий як уже відомому партнеру, так і фірмі, з якою ділових стосунків ще не було.

По-друге, оферта може бути підготовленою у вигляді комплекту документів, що складаються з комерційних та технічних умов передбачуваної угоди. Такі оферти частіше використовуються для передачі пропозицій на складні товари, що вимагають докладного технічного опису. При цьому технічні умови є додатком до комерційної частини оферти, яка оформляється як звичайний діловий лист.

По-третє, оферту можна підготувати у формі проекту контракту, підписаного з боку експортера, який містить всі основні умови угоди. Такий спосіб використовується, зазвичай, тільки з постійними партнерами, які вже знайомі зі звичайними умовами угоди цього продавця і з якими уже попередньо обговорювалися позиції майбутньої угоди в усній бесіді або за телефоном. Природно, такий спосіб передачі пропозицій істотно прискорює укладання угоди, але ефективний тільки при хорошому знанні потреб іншої сторони.

Коли ж ініціатива пропозиції виходить від експортера, то йому доводиться самостійно вирішувати всі питання, пов'язані з вибором всіх умов. І насамперед продавець повинен вирішити питання про те, яку оферту послати — тверду чи вільну.

Тверда оферта являє собою пропозицію, що відправляється тільки одному можливому покупцю на дану партію товару з указівкою терміну, протягом якого продавець пов’язаний своєю пропозицією і не може зробити аналогічну пропозицію іншому покупцю. У тому випадку, якщо покупець згодний із всіма умовами оферти, він посилає продавцю письмове підтвердження, що містить його безсуперечний акцепт, і його одержання продавцем вважається моментом вступу сторін у договірні зобов'язання.

Неотримання відповіді від покупця протягом встановленого в оферті терміну дорівнює відмові покупця від укладання угоди на запропонованих умовах і звільняє продавця від зробленої ним пропозиції.

Якщо покупець не згодний з однією чи кількома умовами оферти, то він посилає продавцю зустрічну пропозицію з зазначенням своїх умов і терміну для відповіді, яка називаються контрофертою. Якщо продавець не згодний з умовами контроферта, він або вважає себе вільним від своїх зобов'язань за офертою, про що письмово сповіщає покупця, або посилає йому нову оферту з урахуванням запропонованих покупцем умов чи на нових умовах, відмінних як від своєї першої оферти, так і від умов контроферти покупця.

Вільна оферта робиться одночасно на ту саму партію товару кільком можливим покупцям. Вона не встановлює термін для відповіді і тому не зв'язує оферента. Згода покупця з умовами вільної оферти підтверджується твердою контрофертою. Після підтвердження продавцем (акцепту) контроферти покупця угода вважається укладеною.