Лабораторная работа №1 интерфейс microsoft word 2007. Работа с документами в microsoft word 2007

Цель работы: Знакомство с элементами окна Microsoft Word 2007, приобретение навыков выполнения основных настроек, операций создания, открытия и сохранения документов в Word, установления свойств документа; работы с несколькими открытыми документами одновременно; изменения вида представления документа.

1 Порядок выполнения работы

1. Изучить теоретический материал, параллельно выполняя описанные в нем действия.

2. Выполнить задания из раздела "Задания для самостоятельной работы"

3. Ответить на контрольные вопросы.

4. Составить отчет.

2 Теоретическое введение и упражнения

1. ИНТЕРФЕЙС MICROSOFT WORD 2007.

1.1. Окно программы

Полностью переработанный интерфейс – это козырь последней версии пакета Microsoft Office 2007. Все основные возможности, к которым привыкли пользователи более ранних версий, остались теми же, а вот способ доступа ко всем командам изменился. Microsoft постаралась сделать так, чтобы все необходимые на каждом этапе работы над документом опции были под рукой, и чтобы на экране в то же время не было ничего лишнего. Новый интерфейс является динамическим, и панели инструментов, которые существовали в предыдущих версиях, заменены на наборы тематических команд, которые появляются на экране в ответ на те или иные действия пользователя.

Все программы, которые входят в пакет Microsoft Office 2007, имеют похожий интерфейс (рис. 1.1). Во всех приложениях есть рабочая область, ленты, панель быстрого запуска, вкладки и меню. Поэтому если вы уже знакомы с одной из программ пакета, то вам будет нетрудно освоить основы работы и в остальных.

Рис. 1.1.  Окно Word 2007

Несмотря на то, что интерфейс программ, которые входят в пакет Office 2007, существенно изменился по сравнению с предыдущей версией, приложения остались узнаваемыми, то есть, взглянув на окно Word, вы сразу же поймете, что это – Word, а не какая-нибудь другая программа. Во многом это достигнуто благодаря тому, что большинство значков не изменились и выглядят так же, как на панелях инструментов в старых версиях. Осталась и привычная разметка окна программы – инструменты занимают верхнюю часть, основная отведена для набора текста, а внизу расположилась улучшенная строка состояния.

Строка заголовка

Строка заголовка находится в верхней части окна Microsoft Word. Несмотря на то, что она занимает немного места, ее функции достаточно важны. Во-первых, она показывает название программы, поэтому по ней можно сразу увидеть, с каким приложением вы работаете в данный момент. Во-вторых, на ней отображается название текущего файла. Если документ, с которым вы работаете, пока не сохранен, то вместо имени файла будет отображена надпись 'Документ1' (номер может быть другим). Это название Microsoft Word по умолчанию дает созданным файлам.

СОВЕТ. Создавая новый документ в Microsoft Word, лучше сразу же сохранять его и давать ему имя. Не забывайте также сохранять документ в процессе работы. Несохраненные данные будут утеряны после закрытия программы, а также в результате случайного завершения работы (например, зависания компьютера или отключения источника питания).

Кнопка Office

Кнопка Office – это новый элемент интерфейса Word (рис. 1.2). Эта кнопка напоминает кнопку Пуск в Windows Vista – она тоже круглая и тоже с логотипом. Если вы работали с ранними версиями программы, то наверняка обратите внимание, что в меню Office, которое вызывается щелчком по этой кнопке, осталось много команд из меню Файл.

Рис. 1.2.  Кнопка Office

Используя команды меню Office (см. рис. 1.3), можно создавать, открывать, сохранять и распечатывать документы, отправлять их по электронной почте, просматривать свойства и выполнять другие действия.

Список недавно открытых документов переместился из нижней части меню в верхнюю, а кроме этого, появились новые подменю – Подготовить и Опубликовать. Первое содержит несколько важных инструментов, которыми удобно пользоваться, когда вы завершаете работу над документом: добавление цифровой подписи, проверка документа на наличие совместимости с предыдущими версиями Word, ограничение доступа к файлу и защита от внесения изменений, просмотр свойств документа. Практически все эти возможности были доступны в Word и ранее, но, в последней версии их найти значительно проще, а значит, повышается вероятность того, что ими действительно будут пользоваться.

Рис. 1.3.  Меню кнопки Office

В нижней части меню кнопки Office есть кнопка Параметры Word, в которой можно найти множество параметров настройки программы. Многие из них перекочевали сюда из окон Сервис-Параметры и Сервис-Настройка, существовавших в прошлых версиях Word, других раньше просто не было. Например, для офисного пакета теперь можно выбирать цветовую схему, как для Windows (рис. 1.4).

Рис. 1.4.  Выбор темы оформления для Word 2007

Лента

Лента – один из главных элементов окна Word 2007, который заменил панели инструментов и строку меню, существовавшие в предыдущих версиях (рис. 1.5).

Рис. 1.5.  Новый элемент окна Word, на котором расположены все основные команды, называется лента

На первый взгляд, лента ничем не отличается от старых панелей инструментов, но это не так. Главное отличие в том, что команды в ней сгруппированы по тематическим вкладкам, благодаря чему можно легко найти то, что требуется в данный момент. Например, на ленте Главная, которая по умолчанию активизируется после запуска Word, имеется пять групп – Буфер обмена, Шрифт (рис. 1.6), Абзац, Стили и Редактирование. На каждой собраны команды, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст.

Рис. 1.6.  Группа Шрифт, на которой собраны средства форматирования текста

Переключение между наборами команд может происходить как автоматически, в ответ на действия пользователя, так и вручную. Для перехода к другому набору команд достаточно щелкнуть по названию вкладки мышкой.

Если необходимо получить доступ к дополнительным инструментам, которые раньше вызывались через пункты меню, нужно щелкнуть по небольшому треугольному значку, который расположен в нижней части практически каждой группы. Так, при щелчке по значкам групп Шрифт и Абзац на экране появляются привычные для пользователей предыдущих версий Word окна настройки шрифта и параметров форматирования абзаца, соответственно, а значки в нижней части групп Буфер обмена и Стили (рис. 1.7) открывают панели, похожие на область задач в Word 2003.

Рис. 1.7.  Панели Стили появляется при щелчке по треугольному значку в нижней части одноименной группы

Разобраться, какое именно окно откроется при щелчке по значку в нижней части группы, совсем несложно, благодаря информативным всплывающим подсказкам. Многие из них помимо текстовых пояснений содержат также графические элементы, например, эскизы окон или панелей (рис.1.8).

Рис. 1.8.  При подведении курсора к треугольному значку появляется подсказка и эскиз панели, которая появится после щелчка по нему

Но даже если эскиза нет, разобраться, что означает та или иная команда, значительно проще, чем в предыдущей версии, ведь всплывающие подсказки в Word 2007 содержат подробные текстовые описания. Например, если в Word 2003 при подведении курсора к кнопке Полужирный рядом с ней появлялось единственное слово – Полужирный, теперь кроме него выводится пояснение Применение полужирного начертания к выделенному тексту, да еще и указывается сочетание клавиш для выполнения этой команды с клавиатуры (рис. 1.9).

Рис. 1.9.  Для кнопки Полужирный доступна расширенная информация о том, что делает эта команда, а также сведения о клавишах быстрого доступа

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа располагается в верхней части окна Word, справа от кнопки Office (рис. 1.10). На эту панель вынесены самые главные команды, которые могут пригодиться во время работы в любом режиме, – сохранение документа и кнопки для выполнения отмены и возврата действий.

Рис. 1.10.  Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа можно легко изменять и дополнять новыми командами. Для этого предусмотрено несколько способов.

Кнопка Настройка панели быстрого доступа

Чтобы добавить на панель быстрого доступа другие часто используемые команды нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа, которая находится в ее правой части и представлена в виде стрелки, направленной вниз.

Используя меню (рис. 1.11), которое появляется при нажатии этой кнопки, можно добавлять на панель быстрого доступа такие команды, как создание, открытие документа, предварительный просмотр перед печатью, быстрая печать, проверка правописания, создание таблицы, доступ к электронной почте.

Рис. 1.11.  Меню кнопки Настройка панели быстрого доступа

Кроме этого, при помощи этого меню можно переместить панель быстрого доступа под ленту, свернуть ленту или же открыть список других команд, которые можно добавить на эту панель.

Быстрое добавление команд из ленты

Добавить команды на панель быстрого доступа можно непосредственно из ленты. Для этого щелкните по любой команде правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить на панель быстрого доступа в контекстном меню (рис. 1.12).

Рис. 1.12.  Добавление команд на панель быстрого доступа из ленты

В этом же меню доступны команды для переноса панели быстрого доступа под ленту, для сворачивания ленты и вызова окна со списком команд, которые можно поместить на панель быстрого доступа.

Окно Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш

Наиболее гибким средством для пополнения панели быстрого доступа является специальное окно Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш. Для его вызова выполните одно из следующих действий:

• Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа и выберите пункт Другие команды в меню

• Щелкните по ленте правой кнопкой мыши и выберите команду Настройка панели быстрого доступа в контекстном меню

• Нажмите кнопку Office, затем нажмите кнопку Параметры Word и выберите раздел Настройка.

Окно Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш (рис. 1.13) имеет две основные области. В левой размещены команды, доступные в Word, а в правой – команды, добавленные на панель быстрого доступа. Для того чтобы добавить команду на панель, выберите ее в области слева и нажмите кнопку Добавить. Чтобы удалить команду с панели быстрого доступа, выберите ее в области справа и нажмите кнопку Удалить.

Рис. 1.13.  Окно Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш

Для удобства выбора в области слева могут отображаться не все команды, доступные в Word, а лишь некоторые. По умолчанию отображаются наиболее часто используемые команды. Если раскрыть список Выбрать команды из, можно отобразить команды меню Office, команды, размещенные на каждой из вкладок, которые доступны на ленте, команды, которых нет на ленте, макросы. Кроме этого, можно выбрать отображение всех команд, которые имеются в Word.

Настроить панель быстрого доступа можно как для всех документов, так и для текущего. По умолчанию панель настраивается для всех документов. Чтобы изменения применялись только к текущему документу, выберите в списке Настройка панели быстрого доступа пункт Для вашего документа (в нем отобразится название файла).

Упражнение 1.2. Добавление кнопки для вызова программы Microsoft Excel на панель быстрого запуска

Для добавления кнопки для запуска программы Microsoft Excel на панель быстрого запуска выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа и выберите пункт Другие команды в меню.

2. В появившемся окне Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш раскройте список Выбрать команды из и выберите вариант Команды не на ленте (рис. 1.14).

Рис. 1.14.  Выбор варианта Команды не на ленте в списке Выбрать команды из

3. Выберите команду Microsoft Excel и нажмите кнопку Добавить (рис. 1.15).

Рис. 1.15.  Добавление кнопки для вызова программы Microsoft Excel на панель быстрого запуска

Упражнение 1.3. Оптимизация рабочего пространства Word 2007

Лента – это, несомненно, очень удобный элемент интерфейса новой версии Word, однако они занимают достаточно много места на экране, уменьшая рабочую область. Если разрешение вашего монитора не очень велико, возможно, вы будете испытывать некоторые неудобства из-за этого. В этом упражнении будет показано, как увеличить рабочую область Word 2007.

1. Щелкните в любом месте ленты или панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выберите команду Свернуть ленту (рис. 1.16). Вы увидите, что все команды исчезли, остались только названия вкладок (рис. 1.17).

Рис. 1.16.  Выбор команды Свернуть ленту в контекстном меню

Рис. 1.17.  Верхняя часть окна Word со свернутой лентой

2. Если требуется получить доступ к одной из команд, вынесенных на ленту, щелкните по названию вкладки, а затем – по названию инструмента. После этого лента снова будет скрыта.

Полосы прокрутки

Вертикальная и горизонтальная (рис. 1.18) полосы прокрутки используются для перемещения по содержимому документа. Чем больше в документе страниц, тем меньше будет ползунок посередине вертикальной полосы прокрутки. Позиция ползунка позволяет определить, в каком месте документа пользователь сейчас находится: в начале, в конце или посередине.

Рис. 1.18.  Горизонтальная полоса прокрутки в окне Microsoft Word

Для перемещения по документу при помощи полос прокрутки, щелкните на одной из них левой кнопкой мыши и, удерживая ее, перетяните ползунок на вертикальной полосе вверх или вниз, а на горизонтальной — вправо или влево. Для перемещения по документу вы также можете использовать кнопки в виде стрелок, которые располагаются по краям полос.

В нижней части вертикальной полосы прокрутки расположены дополнительные кнопки для навигации по документу (рис. 1.19).

Рис. 1.19.  Управление навигацией по документу с вертикальной полосы прокрутки

Кнопка в виде шарика определяет объект перехода. При ее нажатии открывается небольшое окно, позволяющее выбрать нужный объект (рис. 1.20). Это могут быть страницы, примечания, сноски, рисунки, разделы, заголовки, таблицы, исправления и пр. С помощью кнопок в виде стрелок можно переходить к предыдущему и следующему объектам выбранного типа.

Рис. 1.20.  Меню, позволяющее выбрать объект перехода

Линейки

Одним из главных элементов интерфейса Microsoft Word являются горизонтальная (рис. 1.21) и вертикальная линейки. С их помощью пользователь может ориентироваться в размерах текстовых полей и изменять их.

Рис. 1.21.  Горизонтальная линейка

Если линейка не нужна, ее можно убрать. Для этого нужно перейти на вкладку Вид и снять флажок Линейка в группе Показать или скрыть (рис. 1.22). Также можно щелкнуть по маленькой кнопке Линейка, которая расположена в верхней части вертикальной полосе прокрутки (рис. 1.23).

Рис. 1.22.  Группа Показать или скрыть на вкладке Вид

Рис. 1.23.  Кнопка для отображения/скрытия линейки на вертикальной полосе прокрутки

Строка состояния

В нижней части окна находится строка состояния, на которой отображаются различные данные о документе.

В левой части строки состояния (рис. 1.24) можно увидеть:

• общее количество страниц в документе и номер текущей страницы;

• число слов в документе;

• язык, который выбран для проверки орфографии в текущем документе;

• кнопку, указывающую на наличие орфографических ошибок.

Рис. 1.24.  Левая часть строки состояния

Стоит заметить, что все эти информационные блоки являются кнопками, предназначенными для быстрого вызова команд. Так, при щелчке по кнопке с количество страниц открывается окно Найти и заменить, позволяющее быстро перейти к другой странице документа.

Щелчок по кнопке с количеством слов открывает окно статистики документа, где показывается число строк, абзацев, знаков без пробелов и с пробелами (рис. 1.25).

Рис. 1.25.  Окно Статистика

Если щелкнуть по кнопке, на которой показывается язык, открывается окно выбора языка в текущем документе, для которого будет проверяться орфография. Наконец, щелчок по кнопке, указывающей на наличие орфографических ошибок, приведет к тому, что в тексте будет выделено ближайшее слово, в котором имеется ошибка. Также откроется контекстное меню, в котором можно будет выбрать вариант замены слова или исключить его из проверки орфографии (рис. 1.26).

Рис. 1.26.  После щелчка по кнопке, указывающей на наличие орфографических ошибок, будет выделено ближайшее слово с ошибкой

В правой части горизонтальной полосы прокрутки находятся кнопки быстрого переключения между режимами отображения документа (рис. 1.27): Разметка страницы, Режим чтения, Веб-документ, Структура и Черновик.

Рис. 1.27.  Кнопки режимов просмотра документа

ПРИМЕЧАНИЕ. Подробнее о режимах отображения документа далее.

Кроме этого, тут расположен ползунок для изменения масштаба в документе (рис. 1.28). Щелчок по кнопкам – и + уменьшает или увеличивает масштаб на 10 процентов. Передвигая ползунок, можно быстро уменьшать или увеличивать масштаб от 10 до 500 процентов. Щелчок по цифре, показывающей текущее значение масштаба, приведет к открытию окна Масштаб. Подробнее о масштабе читайте в разд. 2.3.

Рис. 1.28.  Ползунок для изменения масштаба

Стоит заметить, что все описанные команды доступны на строке состояния по умолчанию. В Word 2007 можно настраивать команды, вынесенные на строку состояния. Для этого щелкните по ней правой кнопкой мыши. Вы сможете включить отображение нажатия клавиши Caps Lock, номера строки, раздела, столбца и других сведений. Также можно отключить отображение команд, которые вам не нужны.