Упражнение 2.1. Изменение папки, открываемой по умолчанию в окне

Чтобы изменить папку, заданную по умолчанию в окне Открытие документа, сделайте следующее.

1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.

2. В окне Параметры Word выберите раздел Сохранение.

3. Перейдите к области Сохранение документов и нажмите кнопку Обзор напротив поля Расположение файлов по умолчанию.

4. Перейдите в папку, которая будет использоваться по умолчанию, и нажмите кнопку OK. Путь должен иметь вид Диск:\Папка (рис. 1.40).

Рис. 1.40.  Изменение открываемой по умолчанию папки

После выбора папки нажмите кнопку ОК в окне Параметры Word.

Названия документов, с которыми вы недавно работали, отдельно вынесены в подменю Последние документы (рис. 1.41) в меню Office, поэтому для их открытия не нужно использовать окно Открытие документа, а достаточно щелкнуть на кнопке Office, а затем – на соответствующей ссылке.

Рис. 1.41.  Список документов, с которыми пользователь работал последними, в подменю Последние документы

Сохранение документа

При работе в Word очень важно постоянно сохранять документы. Набрать и отредактировать текст — это полдела. Главное — сохранить вашу работу. Пока документ не сохранен, вся информация, которую вы видите на экране, находится в памяти компьютера и пропадает после закрытия программы. Чтобы иметь возможность использовать ее впоследствии, необходимо записать данные в файл и сохранить на жесткий диск.

Сохранять работу можно разными способами:

• при помощи кнопки Сохранить на панели инструментов быстрого доступа (рис. 1.42);

Рис. 1.42.  Кнопка Сохранить на панели инструментов быстрого запуска

• нажать кнопку Office и выбрать команду Сохранить в меню (рис. 1.43);

Рис. 1.43.  Выбор команды Сохранить в меню Office

• воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+S;

• воспользовавшись сочетанием клавиш Shift+F12.

ПРИМЕЧАНИЕ. Сохранять работу каждые несколько минут, используя эти комбинации клавиш - очень хорошая привычка. К сожалению, далеко не на всех компьютерах установлены блоки бесперебойного питания, а перепады напряжения или кратковременное отключение электричества — не редкость. Поэтому сохраняйте файлы как можно чаще, иначе вы рискуете потерять выполненную работу.

При первом сохранении документа нужно указать его имя, а также выбрать папку, в которой он будет храниться на диске, и формат файла. Необходимые параметры указываются в диалоговом окне Сохранение документа (рис. 1.44), которое появляется при выполнении одной из указанных выше команд.

Это окно напоминает окно Открытие документа: слева находится панель адресов, содержащая ссылки на папки, которые чаще всего используются для сохранения документов, вверху — список дисков и папок, а также кнопки перехода, внизу — поле Имя файла и список Тип файла.

Для сохранения документа сделайте следующее.

Рис. 1.44.  Окно Сохранение документа

1. При помощи панели адресов или списка перехода между папками выберите папку, в которую вы хотите сохранить документ. Вы также можете создать новую папку, воспользовавшись кнопкой Создать папку или сочетанием клавиш Alt+4 (рис. 1.45).

Рис. 1.45.  Кнопка Создать папку на панели инструментов окна Сохранение документа

2. Введите имя файла в соответствующем поле. По умолчанию программа назовет файл Документ1 (порядковый номер может быть другим).

3. Выберите тип файла. Чаще всего для документов Microsoft Word используется формат Open XML, который установлен по умолчанию.

4. Нажмите кнопку Сохранить. Файл сохранен.

В Office 2007 представлен новый формат сохранения документов - Microsoft Office Open XML. Файлы, сохраненные в этом формате, имеют расширение DOCX. Его особенности – улучшенное восстановление файлов после повреждения и наличие встроенной поддержки сжатия файлов в формате ZIP, которая дает возможность уменьшить размер до пятидесяти процентов. Однако этот формат несовместим с более ранними версиями Word, поэтому если ваши партнеры еще не успели перейти на новую версию офисного пакета, вам придется отказаться от сохранения документов в этом формате.

Для сохранения файлов в формат, совместимый с более ранними версиями программы, выберите вариант Документ Word 1997-2003 в списке Тип файла. Значки файлов, которые сохраняются в Word 2007 в формат, совместимый с Word 2003, отличаются от значков документов, сохранных в формате Open XML (рис. 1.46) (сравните с рис. 1.6).

Рис. 1.46.  Значок файла Word, сохраненного в формате, совместимом с Word 1997-2003

Если вы обычно сохраняете файлы не в формате Open XML, а в каком- нибудь другом (например, RTF или DOC), то заметите, что каждый раз выбирать нужный формат из списка Тип файла неудобно. Упростить процедуру сохранения можно, изменив тип файла, используемый по умолчанию для сохранения. Например, RTF-файлы часто используются, когда предполагается, что с документом будут работать на компьютерах с разным программным обеспечением. Этот формат более универсальный, чем Open XML.

Если вам необходимо сохранить внесенные в документ изменения и одновременно оставить исходный файл, то можно воспользоваться командой Сохранить как, которая доступна в меню Office.

По умолчанию при выборе команды Сохранить как появляется рассмотренное выше диалоговое окно Сохранение документа, в котором также нужно указать имя документа, выбрать папку, в которой он будет храниться на диске, и формат файла.

Однако если задержать курсор на команде Сохранить как или же щелкнуть по небольшой стрелке, направленной вправо, Word предложит несколько вариантов сохранения (рис. 1.47):

• Документ Word – после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором выбрано сохранение в формат Open XML.

• Шаблон Word – эта команда дает возможность сохранить текущий документ как шаблон. Это означает, что на его основе могут создаваться другие документы. Подробнее о шаблонах см. разд. 4.9.

• Документ Word 1997-2003 - после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором выбрано сохранение в формат

• Найти надстройки для других форматов файлов – этот пункт стоит выбрать, если вы хотите сохранить файл в виде электронного документа в форматах PDF или XPS.

• Другие форматы - после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором для сохранения выбран формат по умолчанию. Вы можете выбрать другой формат для сохранения.

Рис. 1.47.  Выбор команды Сохранить как в меню Office

ВНИМАНИЕ. После сохранения файла с помощью команды Сохранить как исходный файл будет закрыт, а в окне Word откроется новый файл. Чтобы вернуться к работе над старым файлом, необходимо его снова открыть.