Использование типовых маршрутов

Для формализации процессов, подлежащих жесткой регламентации или просто часто повторяемых, в системе DIRECTUM настраиваются типовые маршруты (ТМ). В системе выделено два вида типовых маршрутов - свободные и жесткие.

СВОБОДНЫЕ ТИПОВЫЕ МАРШРУТЫ позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону, и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного ТМ, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

ЖЕСТКИЕ ТИПОВЫЕ МАРШРУТЫ используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких ТМ является описание логики деловых процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута. Для жестких маршрутов задается расширенный набор возможных этапов: появляются условия переходов, сценарии на внутреннем языке, специальные блоки ожидания, мониторинга событий. Поля задачи, заполненные при выборе жестокого ТМ, изменить нельзя.

Для кнопки на создание задачи в карточке объекта системы можно ассоциировать определенный ТМ. Например, из РКК создается задача с использованием ТМ. Данный ТМ разработчик системы DIRECTUM может создать сам.

Использование схемы маршрута задачи

Кроме ранее рассмотренных способов задания маршрута, для создания сложных маршрутов можно использовать редактор «Схема маршрута задачи».

Редактор «Схема маршрута задачи» в карточке задачи можно открыть одним из следующих способов:

• пункт главного меню Действия/Схема маршрут;

• кнопка панели инструментов

Возможности работы с этим редактором описаны в справочной системе по DIRECTUM в разделе «Определение маршрута задачи».

СТАРТ/СОХРАНЕНИЕ ЗАДАЧИ

После заполнения всех обязательных полей и определения дополнительных параметров можно:

• Стартовать задачу:

• главное меню Файл/Старт;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl>+<Enter>.

В результате задача перейдет в состояние «В работе», и один или несколько исполнителей (в зависимости от типа маршрутизации) получат задание.

• Сохранить задачу, не стартуя:

• главное меню Файл/Сохранить;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl>+<S>.

В результате задача сохранится в состоянии «Инициализация», при этом задания по ней исполнителями получены не будут. В дальнейшем задачу можно будет открыть, изменить некоторые поля, или стартовать.

ТИПЫ ЗАДАНИЙ В DIRECTUM

В системе DIRECTUM существует три типа заданий. Каждый из них выполняет определенную функцию и имеет свой значок:

- задание, которое нужно выполнить в рамках задачи. Приходит исполнителю, назначенному инициатором при определении маршрута задачи;

- уведомление. Приходит наблюдателю в момент старта задачи или исполнителю, для которого в маршруте тип задания определен как уведомление.

- задание-контроль. Приходит инициатору после выполнения всех заданий по задаче, если при определении маршрута задачи был установлен флажок Контроль задачи.

Отображение ссылок на задания

Для отображения ссылок на задания используются следующие стили:

• непрочитанные задания отображаются жирным шрифтом;

• задания, срок выполнения которых еще не наступил, отображаются черным прямым шрифтом;

• просроченные задания отображаются красным цветом;

• выполненные или прекращенные задания отображаются серым перечеркнутым шрифтом.

РАБОТА С ЗАДАНИЕМ

После получения и ознакомления с текстом своего задания пользователь приступает к его выполнению. При этом он может выполнять следующие действия в рамках своего задания:

• добавить текст по своему заданию;

• добавить вложение;

• создать подзадачу;

• выполнить задание.

Добавление текста в задание

Исполнитель может добавить и затем сохранить в поле текста своего задания ответ на задачу от инициатора:

• главное меню Файл/Сохранить;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl> + <S>

Создание подзадачи

В процессе работы над заданием может потребоваться создать в нем подзадачу. Например, это может потребоваться в следующих случаях:

• требуется выполнение дополнительных работ, в том числе и с привлечением других сотрудников, не указанных ранее в качестве исполнителей;

• требуется послать напоминание или дополнить задание кому-то из исполнителей;

• нужно пересылать полученные задания другим исполнителям;

• по ходу выполнения работ по заданию возник вопрос к кому-то из сотрудников (например, специалистов другого отдела);

Создать подзадачу можно на любом этапе выполнения задания из карточки задания:

• главное меню Действия/Создать подзадачу;

• кнопка Создать подзадачу на панели инструментов.

• Так же подзадачу можно создать из проводника документов и задач, не открывая карточку задания:

• главное меню Действия/Создать подзадачу;

• контекстное меню Создать подзадачу.