4. Обработка входящего договора. При работе над сценарием два человека, например Слушатель 1 и Слушатель2, будут играть разные роли. Вся работа по сценарию выполняется в рамках одной задачи:

• Секретарь (Слушатель1) заносит в систему входящий договор (файл для занесения указывает преподаватель ), создавая документ из файла с видом эл. документа «Договоры входящие». Создает задачу без контроля с последовательной маршрутизацией Юристу (Слушатель2), Бухгалтеру (Слушатель 1), Руководителю (Слушатель2), в тексте написать «согласование договора».

• Задание получает только Юрист (Слушатель2), т.к. маршрутизация последовательная. Следующие шаги слушатели выполняют по очереди.

• Юрист (Слушатель2) создает документ в Word с видом эл. документа «Протоколы к договорам», в котором набирает протокол разногласий. Созданный документ вкладывается в задание. Задание выполняется.

• Бухгалтер (Слушатель 1) получает задание и создает документ в Word с видом эл. документа «Отчетность бухгалтерская», в котором набирает расчет экономической эффективности по договору. Созданный документ вкладывается в задание. Задание выполняется.

• Руководитель (Слушатель2) получает задание и, ознакомившись с приложенными документами, подписывает договор и протокол разногласий своей ЭЦП. Затем создает подзадачу Секретарю (Слушатель1) с поручением переслать партнерам протокол разногласий.

• Секретарь (Слушатель 1) получает задание и выполняет его.

• Руководитель (Слушатель2) получаетзадание-контроль и принимает его. Затем выполняет свое задание, пришедшее ранее.

5. Обработка входящего письма. При работе над сценарием два человека, например Слушатель1 и Слушатель2 будут играть разные роли. Вся работа по сценарию выполняется в рамках одной задачи:

• Секретарь (Слушатель 1) заносит в систему письмо (файл для занесения указывает преподаватель ), т.е. создает документ из файла, вид эл. документа: «Письма входящие (официальные)». Затем создает задачу Руководителю (Слушатель2), отправив вложением созданный документ, тип задания следует выбрать «уведомление», в тексте написать «вынесение резолюции».

• Руководитель (Слушатель2), ознакомившись с письмом, создает подзадачу с параллельной маршрутизацией и вносит резолюцию в текст подзадачи: Начальнику отдела доставки (Слушатель1) - обеспечить транспорт, Бухгалтеру (Слушатель2) - выставить счет на оплату;

• Оба слушателя получают задания.

• Начальника отдела доставки (Слушатель1) создает документ в Word с видом эл. документа «Заказы к договорам», в котором оформляет заказ на транспорт для доставки. Созданный документ прикладывается к заданию. Задание выполняется.

• Бухгалтер (Слушатель2) создает документ в Word с видом эл. документа «Отчетность бухгалтерская», в котором оформляет счет на оплату. Созданный документ прикладывается к заданию. Задание выполняется.

• Руководитель (Слушатель2) получает задание-контроль и принимает его.

Вопросы для проверки:

1. Около месяца назад Вы создали задачу и отправили ее параллельно пятерым сотрудникам. Вы нашли в папке "Исходящие" запись, соответствующую этой задаче. Как узнать, кто из сотрудников задерживает выполнение задачи?

2. Один из сотрудников Вашей организации создал задачу, в которой Вы являетесь исполнителем. Для выполнения своей части задачи Вам необходимо создать еще одну задачу, в которой будут участвовать сотрудники Вашего подразделения. При этом Вы хотите, чтобы они видели всю переписку по первоначальной задаче. Как это сделать предпочтительнее?

3. Пользователь А создал задачу, в которой участвует (исполнителем) пользователь Б. Пользователь Б создал подзадачу (для задачи пользователя А), в которой исполнителем являетесь Вы. Вам, в свою очередь, необходимо создать подзадачу для подзадачи пользователя Б. Можете ли Вы это сделать?

4. Вы, как инициатор, создаете задачу. Куда будет помещена задача?

5. Вы создали задачу для нескольких исполнителей, однако в папке «Входящие» задание появилось только у первого из них. Какова наиболее вероятная причина?

6. В Вашей папке «Входящие» появился новый объект. Открыв его и прочитав текст, вы хотите выполнить задание, однако кнопки Выполнить нет. Какова наиболее вероятная причина?

7. Вы создаете новую задачу и хотите, чтобы руководитель отдела был в курсе выполняемых работ. Что предпринять?

8. Вы ведете работу над конфиденциальным проектом. В работе участвует несколько человек. Какой тип прав доступа выбрать для задачи?

9. Вы получили задание, в тексте которого обнаружили ошибки и неточности. Как можно их исправить?

10. После выбора типового маршрута сформировался список исполнителей, однако Вы считаете, что задание необходимо отправить еще и юристу, которого нет в списке. Что предпринять?

11. Вы поручаете задачу вновь принятому сотруднику. Подобная задача уже решалась ранее, и у Вас сохранилась переписка по ней. Тип прав доступа на задачу "Всем участникам". Как познакомить сотрудника с ней?

12. Вы создали задачу, но исполнители говорят, что не получили заданий. Открыв папку «Исходящие», Вы обнаружили, что задача находится в состоянии «Инициализация». В чем проблема, и как ее решить?

13. Чем отличается жесткий типовой маршрут от свободного?

14. Исполнители Вашей задачи говорят, что они ее выполнили, но эта задача в папке «Исходящие» не зачеркивается. В чем проблема и как ее решить?

15. Вы долгое время работали над одной задачей, велось длительное обсуждение, в итоге задача была решена. Найденное решение будет использоваться и в дальнейшем, но уже не Вами, а в другом отделе. Вы хотите удалить задачу из «Исходящих». Что предпринять?

16. Какие задания имеют ярлычок с галочкой?

17. Какие действия можно предпринять при работе с заданием-контроль?

18. В каких случаях необходимо посылать задачу на доработку, а в каких создавать для нее подзадачу?

19. Пользователь Перепелкин В.А. сообщил Вам, что создал новую задачу, в которой единственным исполнителем являетесь Вы. В настоящий момент Вы находитесь в проводнике документов и задач в папке "Входящие" и не видите ни одного задания от пользователя Перепелкина В.А. В чем наиболее вероятная причина этого?

20. Вы создаете задачу, которую необходимо проконтролировать после выполнения одного из этапов. Для этого в маршруте Вы указали контроль этапов. Как вы узнаете, что пришло время для контроля?

21. Вы создали задачу. Исполнители говорят, что они выполнили свои задания, но к Вам не пришло задание контроль. Какова наиболее вероятная причина?

22. К Вам пришло новое задание, для его выполнения не хватает сведений из юридического отдела. Как поступить с заданием?

23. Вам пришло новое задание, в котором Вы единственный исполнитель. Вы, проделав работу, внесли соответствующие записи в текст задания и закрыли его. Через некоторое время Вы заметили, что срок задания истек, и цвет задания изменился на красный. В чем проблема и как ее решить

ЗАНЯТИЕ 9. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ С ЗАДАЧАМИ И ЗАДАНИЯМИ

УПРАВЛЕНИЕ ЗАДАЧАМИ И ЗАДАНИЯМИ С ПОМОЩЬЮ ПРАВИЛ

ПРАВИЛО – одно или несколько действий автоматически выполняемых над полученными заданиями, заданиями-контролями, уведомлениями или стартованными задачами, которые отвечают определенным условиям, с возможными исключениями из этих условий.

Правила служат для управления задачами и заданиями, выполняя с ними действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в DIRECTUM к заданиям, заданиям-контролям, уведомлениям, поступающим в папку «Входящие», или к стартованным задачам.

Например, можно создать следующие правила, действующие автоматически:

• установка статуса «Завершено» всем заданиям, содержащим в теме определенный фрагмент текста;

• перемещение в отдельную папку всех заданий, полученных по определенному типовому маршруту;

• удаление из папки «Исходящие» задач, исполнителем по которым является определенный пользователь.

Все правила делятся по области их применения на две группы: для заданий, заданий-контроль, уведомлений или для стартованных задач.