Удаление задачи

В отличие от удаления ссылки на задачу, операция удаления задачи предполагает ее физическое удаление из хранилища системы. Для удаления задачи должны быть выполнены следующие требования:

1. Пользователь должен быть инициатором или замещающим инициатора задачи.

2. В момент удаления задача не должна быть открыта.

3. В системе не должен быть установлен глобальный запрет на удаление задач пользователями.

Удаление задачи:

• главное меню Файл/Удалить папку/задачу;

• контекстное меню Удалить задачу.

С удалением главной задачи удаляются все ее подзадачи, задания и уведомления, т.е. все семейство задач.

ПРЕКРАЩЕНИЕ ЗАДАЧИ

Если в ходе выполнения работ по задаче необходимость в них отпала, то инициатор может прекратить эту задачу на любом этапе ее выполнения.

Функция прекращения задачи доступна только инициатору текущей и инициатору главной (ведущей) задачи, а также их замещающим.

Прекращение задачи:

• главное меню Файл/Прекратить;

• кнопка Прекратить на панели инструментов задачи.

При этом можно прекратить либо только текущую задачу, либо с подзадачами.

ИСТОРИЯ РАБОТЫ С ЗАДАЧЕЙ/ЗАДАНИЕМ

История работы отражает действия пользователей, производимые с задачей или заданием.

• главное меню Файл/История;

• контекстное меню История.

РАСПЕЧАТЫВАНИЕ ТЕКСТА ЗАДАЧИ И ЗАДАНИЯ

Из карточки задачи или задания можно распечатать ее текущий или полный текст переписки по задаче. Для этого нужно:

1. Открыть карточку задачи или задания.

2. Установить требуемый режим просмотра текста (Текст или Полный текст).

3. Перевести указатель мыши в поле печатаемого текста.

4. Выбрать в главном меню пункт меню Файл/Печать.

В результате откроется стандартный диалог Windows для печати, в котором необходимо будет выбрать принтер и установить параметры печати.

ПОИСК ЗАДАЧ И ЗАДАНИЙ

Специальные поиски

Специальный поиск «Мои последние измененные задачи». Позволяет найти задачи, которые пользователь изменял в течение последних 15 дней. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Мои последние измененные задачи.

Специальный поиск «Мои последние измененные задания». Находит задания, которые пользователь изменял в течение последних 15 дней. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Мои последние измененные задания.

Специальный поиск «Мои входящие незавершенные задания». Позволяет быстро найти свои невыполненные задания. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Входящие незавершенные задания.

Специальный поиск «Мои исходящие незавершенные задачи». Позволяет быстро находить свои незавершенные задачи. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Исходящие незавершенные задачи.

Произвольные поиски

Два поиска позволяют искать задачи и задания по реквизитам карточки, это «Поиск задач» и «Поиск заданий».

Запуск поиска по реквизитам задачи:

• главное меню Поиск/Поиск задач;

• кнопка Поиск/Поиск задач на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl> + <F>.

• Запустить поиска по реквизитам задания:

• главное меню Поиск/Поиск заданий;

• кнопка Поиск/Поиск заданий на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl> + <J>.

Поиск задачи от вложения

Для любого объекта системы DIRECTUM можно получить список задач, в которые вложен этот объект.

Запуск поиска:

• главное меню Файл/Вложено в задачи;

• контекстное меню Вложено в задачи.

Откроется окно результатов поиска задач, в котором будут перечислены все задачи, в которые вложен текущий объект.

Поиск заданий по задаче

Чтобы найти все задания по текущей задаче (включая уведомления и задания-контроль) необходимо:

1. Открыть карточку задачи.

2. Выбрать пункт главного меню Действия/Открыть задания.

В результате откроется окно поиска заданий со всеми заданиями по данной задаче.

Поиск ведущей/главной задачи

Чтобы найти для текущей задачи главную или ведущую задачу, можно воспользоваться одним из способов:

• для поиска ведущей задачи выбрать пункт меню Действия/Открыть ведущую задачу;

• для поиска главной задачи выбрать пункт меню Действия/Открыть главную задачу;

Поиск семейства задач

Чтобы найти все задачи из семейства задач, к которому принадлежит текущая, нужно в карточке задачи выбрать пункт главного меню Действия/Семейство задач.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОТЧЕТОВ

Аналитические отчеты, открываемые из компоненты Отчеты папки «Общие средства», предназначены для получения сводной информации по выполнению задач и заданий, для анализа работы пользователей с системой. Как правило, они предназначены для руководителей.

Для анализа работы сотрудников могут быть использованы отчеты:

• «Сводная таблица по загрузке персонала» - выводится информация по количеству заданий у сотрудников, в т.ч. просроченных. Также можно проанализировать другие данные в сводной таблице.

• «Сводка по выполненным работам» - выводится информация по всем работам, проводимым сотрудниками в системе DIRECTUM.

• «Просроченные задания» - используется для получения информации о всех просроченных заданиях, в т.ч. и не своих, на которые имеет права пользователь.

ПЕРЕСЫЛКА ВЛОЖЕНИЕМ В ЗАДАЧУ

Пересылка задач и заданий используется, например, когда важно знать, как подобный вопрос был решен ранее, для принятия более аргументированного решения. Для пересылки задачи нужно воспользоваться одним из способов:

• выбрать в главном меню проводника документов и задач пункт Файл/Отправитъ/Вложением в задачу;

• нажать кнопку на панели инструментов;

• выбрать в главном меню карточки задачи или задания пункт Действия/Отправитъ/Вложением в задачу;

• в контекстном меню на ссылке на задачу или задание выбрать пункт Отправить/Вложением в задачу.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА:

1. Настроить параметры получения заданий: проверять каждые 3 минуты, при получении выдавать сообщение.

2. Осуществить поиск «Мои последние измененные задачи».

3. Найти все свои исходящие незавершенные задачи.

4. Найти все свои входящие незавершенные задания.

5. Ссылки на входящие незавершенные задания поместить в отдельную папку.

6. Задачу, созданную в предыдущем занятии, отправить как вложение в задачу одному из слушателей группы.

7. Воспользовавшись быстрым просмотром текста, просмотреть текст задачи, созданной в предыдущем занятии (обработка входящего договора). Посмотреть полный текст переписки.

8. Открыть отчет «Сводка по выполненным работам».