2.3. Елементи Методу бухгалтерського обліку при його комп”ютерізації

Застосування комп'ютерів вносить значні зміни в організацію документування, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації і електронних первинних документів і, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів. Складання, оформлення та зберігання первинних документів при комп'ютеризованому документуванні має ряд відмінностей від паперової обробки даних

При розгляді питання про комп'ютеризацію первинного документування слід мати на увазі, що поняття документу в бухгалтерському обліку і в теорії автоматизованої обробки інформації дещо відрізняються. Діяльність підприємства перетворює інформацію в документ, але документ припиняє існування, якщо в подальшому над ним не будуть здійснені процедури обробки.

В автоматизованій системі обліку первинний документ може складатись вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документу. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним проводку, яка додається до хронологічного масиву даних - журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.

Відмінності . технології первинного документування в комп'ютеризованих системах наступні:

1) накопичення і первинна обробка облікових даних виконується із застосуванням персональних комп'ютерів, які встановлені безпосередньо на робочих місцях облікових працівників (в цехах, на складі, в бухгалтерії). При цьому скорочується потік паперових документів та здійснюється перехід до безпаперової технології обліку;

2) обробка даних первинного обліку здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до комп'ютерної бази даних;

3) наявна можливість автоматичної реєстрації первинної інформації за допомогою таких засобів, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку матеріально-виробничих запасів), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), смарт-картки (для обліку праці і заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо. Така технологія первинного обліку дозволяє без будь-якої попередньої реєстрації облікових даних та їх накопичення отримати всі необхідні звітні дані безпосередньо на підставі первинних документів.

Для автоматизації підрахунку одиниць продукції, вантажів, що переміщуються, кількості енергії, пари, що витрачаються, використовуються різні системи імпульсних датчиків та лічильників. Лічильники та вимірювальні пристрої, змонтовані на пульті управління диспетчера або встановлені на конвеєрах, автоматично реєструють випуск деталей та відхилення від заданого графіка, час роботи та простою устаткування. Лічильники використовуються для обліку виробітку на токарних автоматах, ковально-пресовому устаткуванні.

Але при безпаперовій технології бухгалтерського обліку залишається дуже важлива проблема забезпечення принципу юридичної обгрунтованості облікових даних та юридичної доказовості електронних первинних документів.

Важливим компонентом системи моделей подання та інтерпретації облікових даних, які використовуються при створенні автоматизованих систем бухгалтерського обліку, є модель документообігу, яка в них використовується. Вона визначає правила формування, зберігання, інтерпретації та обробки документів. В існуючих програмах застосовуються чотири основні моделі інтерпретації документів як:

1) доповнення до господарських операцій;

2) засоби формування записів масиву господарських операцій;

3) допоміжні інформаційні об'єкти;

4) повна модель документообігу.

В програмах, заснованих на моделі документів як доповнень до господарських операцій, найголовніша складова інформаційної бази системи обробки облікових даних - масив господарської інформації (у вигляді операцій). В програмах цього типу центральним є поняття господарської інформації, а документи, які формуються в системі, трактуються як вихідні форми, побудова яких проводиться автоматично або за запитом після введення даних про операцію.

Для програм, які використовують модель документів як засобу формування записів .масиву господарських операцій, характерно те, що документ тут є лише формальним підґрунтям для створення проводок. В програмі існує той чи інший набір форм, які визначають структуру введення інформації, характерну для того чи іншого документа. За даними, введеними на основі цього макету, програма формує відповідні для документа записи масиву господарських операцій. Після цього зв'язок документа з ними втрачається, а введені записи, як правило, інтерпретуються як "підтвердження" і завжди відображаються при розрахунку оборотів рахунків. Тут документ розглядається як допоміжний засіб введення записів масиву господарських операцій та не враховується складний характер його руху.

Модель інтерпретації документів як допоміжних інформаційних об'єктів використовується в багатьох комп'ютерних системах. Наприклад, в типових конфігураціях програми "1С: Бухгалтери 7.7", розробках фірм "Парус-Предприятие 7.11", "Інтелект-сервіс", "Аверс", та інших підтримується природна технологія проведення первинних документів, які формуються в системі, так і тих, що надходять ззовні. В цій моделі, як і в попередній, існує можливість формування бухгалтерських записів не тільки напряму, але й шляхом котирування документів, які вводяться в базу даних системи. На відміну від двох попередніх моделей, тут момент реєстрації документа в базі даних системи та його відображення в обліку можуть бути розведені. Документи, введенні без підтвердження користувача та без формування проводок на їх основі, не впливають на обороти рахунків. Вони зберігаються в окремих реєстрах та можуть бути неодноразово відкориговані.

В системах, заснованих на повній моделі документообігу, головним є не формальний принцип взаємозв'язку документів та записів масиву господарських операцій, а обслуговування системи зв'язку між документами різних типів.Базовим елементом таких систем є документ разом з набором унікальних зв'язків з іншими документами, які обертаються в системі управління. Бухгалтерські проводки в даному випадку є вторинною інформацією. Отже, рахунки та проводки можуть не містити не властивого їм технологічного навантаження, яке існує в системах з домінуючим принципом подвійного запису. При цьому факт відображення чи невідображення того чи іншого документу в бухгалтерському обліку не впливає на функціонування інших підсистем управління, за рахунок чого модулі бухгалтерського контуру системи можуть використовуватись незалежно від інших підсистем. При цьому бухгалтерія має можливість працювати з документами в зручному для себе режимі.

Переваги та порядок здійснення електронного документообігу

Процес документально-інформаційного забезпечення управління (документообігу) традиційно складається з наступних етапів:

-створення документів та їх оформлення;

-приймання-передача документів;

-організація руху документів всередині підприємства;

-реєстрація і контроль виконання;

-зберігання документів.

Кожен з цих етапів з впровадженням комп'ютерних технологій зазнає певних змін. Підприємство, що використовує систему управління документами, за рахунок скорочення невиробничих втрат часу може здійснювати обсяг послуг меншою кількістю співробітників або збільшити обсяг послуг без збільшення чисельності персоналу. Клієнти таких підприємств обслуговуються швидше, отримують повнішу інформацію і звертаються до меншої кількості співробітників для її отримання.

Переваги електронного документообігу як для адміністрації підприємств, так і для його співробітників наведено на рис. 2.18.

Комп'ютерні технології дозволяють використати електронний варіант картотек - бази даних. В найпростішому варіанті база даних - це та ж картотека, тільки розташована в пам'яті комп'ютера, що дозволяє шукати документ або групу документів за будь-якою пошуковою ознакою, закладеною при реєстрації: автором документу, виконавцем, темою, датою одержання або складання документа, його номером тощо.

Одна з основних переваг передачі документу безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер - це можливість отримати документ в тому вигляді, в якому він був підготований, з включеними в нього таблицями, графіками, рисунками тощо. Відомості з такого документа легко можуть бути включені в інші документи, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства.

Реєстрація проводиться шляхом заповнення реєстраційної картки на екрані комп'ютера і перенесення реєстраційного номеру на сам документ в штамп з позначкою про одержання документу.

Комп'ютерні програми документообігу автоматизують три основні види документообігу: офісний, спільний, адміністративний.

Офісний документообіг обслуговує рутинні офісні завдання і застосовується тільки в рамках конкретного виробничого завдання. Електронне повідомлення, що містить інструкцію та інформацію про її статус у процесі документообігу, передається від працівника до працівника відповідно до порядку, визначеного керівником.

Спільний документообіг має місце, коли нетипові процеси охоплюють декілька підрозділів або підприємств. Розробка нової продукції, що проходить стадії висування концепції, проектування, виробництва і маркетингу, є прикладом спільного документообігу.

Адміністративний документообіг обслуговує процеси, у яких раніше використовувалися тільки паперові форми документів. Як і виробничий документообіг, він призначений для обробки звітів про витрати і реєстраційних форм з меншими адміністративними витратами. Замість заповнення паперової форми, наприклад, для одержання добових при відрядженні співробітник заповнює електронну форму на комп'ютері й електронною поштою надсилає її в бухгалтерію.

Комп'ютеризація вносить зміни і до інших елементів методу бухгалтерського обліку, зокрема до інвентарізації. Одним з ефективних засобів, що дозволяє підвищити швидкість і дієвість контролю за рухом товарів, а також покращити якість проведення інвентаризацій, є використання штрихових кодів.

Майже повністю можна комп'ютеризувати процес проведення інвентаризації товарів, тобто штучних предметів, на яких можна проставити штрих-коди. Єдиним недоліком проведення інвентаризації шляхом сканування штрихових кодів є те, що сканер не може визначити повторно просканований один і той же товар.

При проведенні інвентаризації готової продукції і товарів достатньо використовувати такий найпростіший робочий інструмент, як оптичний зчитувач у вигляді олівця (так званий "олівець"), що має відносно невеликий обсяг пам'яті та інтерфейс зв'язку з персональним комп'ютером.

Технологія роботи члена інвентаризаційної комісії при такому способі є наступною (див. рис. 2.20).

Цю технологію можна суттєво спростити, а саме:

-спочатку програмне забезпечення автоматизованої системи за обліковими даними готує інвентаризаційну відомість про залишки, що завантажується до зчитувача (не обов'язково "олівець", але також зручний та компактний);

-оператор зчитує код (можливе використання засобів дистанційного зчитування на дистанції до 2 метрів), і прилад порівнює дані.

Інформація по залишках товарів вводиться до комп'ютера з інвентаризаційних описів, а надходження товарів - з прибуткових документів. Потім вона групується в порядку, необхідному для застосування норм природного убутку.

Методику проведення інвентаризації за допомогою комп'ютерної техніки можна представити у вигляді наступної схеми (рис. 2.21).

Автоматизований контроль при обліку наявності ТМЦ повинен забезпечувати можливість занесення описів фактичної кількості товару на ту дату, коли було закінчено "зняття залишків" з врахуванням руху (надходження) і відпуску під час проведення інвентаризації. Відомість про недостачі і лишки повинна формуватись автоматично і будуватись на підставі порівняльних відомостей.

Традиційні організаційні прийоми: перерахування, зважування, перемірювання, контрольний обмір і в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку зберігають своє значення, їх застосування пояснюється неможливістю повного уникнення помилок при визначенні фактичної наявності цінностей.

Оцінка в КСБО

В умовах комп'ютеризації обліку є можливість відображати багатоваріантні оцінки, орієнтуватися в різних властивостях об'єкта, якщо їх слід брати до уваги.

При застосуванні ряду комп'ютерних програм можна використовувати декілька видів оцінок, будь-які види цін і способи оцінок, тобто відображати активи підприємства з погляду різних користувачів, для різних ситуацій: ліквідації, продажу, подальшого використання, конфіскації тощо. При застосуванні комп'ютерних програм можна уникнути труднощів при відображенні активів підприємства в звітності, слід лише правильно визначити облікову політику.

Багато програм, наприклад "1С: Бухгалтерия 7.7", "Галактика 5.74" дозволяють динамічно міняти місцями значення облікової та іншої ціни, що занесена в реквізит довідника. Наприклад, при оприбуткуванні товару від постачальника використовується купівельна ціна, а при формуванні накладної на відвантаження товарів покупцю - продажна.

На практиці бухгалтери використовують тільки один метод оцінки вибуття для всіх запасів. Однак, П(С)БО 9 "Запаси" передбачає, що один метод оцінки повинен застосовуватись тільки для тих запасів, які мають однакове призначення та однакові умови використання. Застосування комп'ютерних програм дозволяє використовувати найбільш оптимальний -спосіб оцінки окремо для кожної групи запасів, не збільшуючи трудомісткості обліку.

Перерахуємо особливості оцінки товарів, які мають програми, що досить ефективно автоматизують облік в роздрібній торгівлі, наприклад, "Аспект", "БЗСТ", "1С: Торговля":

-облік товарів ведеться за продажними цінами, при цьому також можливий облік за закупівельними цінами. Всі внутрішні операції (внутрішні переміщення, списання товару) здійснюються за продажними цінами;

-ціна на товар залежить від часу і може залежати від місця зберігання, партії і, можливо, від інших ознак. Таким чином, на один товар можуть бути встановлені декілька цін, причому кожна з цих цін поширюється на суворо визначену кількість товару, а не на весь товар, як в оптовій торгівлі. В оптовій торгівлі також може встановлюватись декілька цін на один товар, але, на відміну від роздрібної торгівлі, ці ціни встановлюються на весь товар і наперед невідомо, яку кількість товару буде продано за однією ціною, а яку - за іншою. Програма може показати історію зміни ціни на товар в часі;

-програма забезпечує можливість проведення переоцінки або уцінки як всього товару, так і будь-якої її частини, при чому формуються відповідні документи (акт переоцінки, акт на списання товару). Існує можливість проведення переоцінки по прибутковому документу, визначення ціни продажу на підставі торговельної націнки, переоцінки попередньою датою.

Калькулювання в КСБО.

Автоматизація обліку витрат на виробництво охоплює широке коло трудомістких операцій. До них належать: групування виробничих витрат за напрямами витрачання, обчислення нормативної (планової) собівартості, облік відхилень від норм витрат, зведений облік витрат на виробництво, розрахунок фактичної собівартості продукції, напівфабрикатів і незавершеного виробництва тощо. Автоматизація обліку витрат на виробництво має певну специфіку, яка полягає в тому, що тут значною мірою використовуються дані оперативного обліку витрат на виробництво, руху деталей, напівфабрикатів і незавершеного виробництва; зведеного обліку витрат на виробництво і розрахунок собівартості всієї продукції; звітних калькуляцій за видами виробів.

В умовах автоматизації розрахунків і групування нормативів існує можливість для переходу від складання нормативних калькуляцій на перше число місяця, кварталу, року до розробки їх на будь-яку дату поточного місяця. Це дозволяє відмовитися від щомісячного перерахунку залишків незавершеного виробництва у зв'язку зі змінами норм на початок місяця і точніше обчислювати фактичну собівартість товарного відпуску продукції.

В комп'ютерній бухгалтерії через розширені можливості аналітичного обліку можлива побудова багаторівневих розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління, а також облік витрат за центрами відповідальності.

Така схема калькуляції дозволить отримати інформацію про: витрати певного виду ресурсів на одиницю окремого виробу по конкретному підрозділу; витрати за видами і групами продукції; витрати по підрозділах; витрати за видами витрат або за групами витрат ( використовуються різні

Рахунки в КСБО

При використанні комп'ютерів особливо радикальна перебудова відбувається в системі рахунків. При КСБО немає необхідності в обмеженні кількості показників, які одержуються в системі бухгалтерського обліку.

Основні відмінності при роботі з бухгалтерськими рахунками в комп'ютерних програмах полягають в наступному:

-існує можливість одночасного ведення обліку в декількох планах рахунків;

-значно розширено можливості аналітичного обліку.

Багато програм, наприклад, "Галактика 5.74" та "1С:Бухгалтерия 7.7", дозволяють вводити проводки одночасно в декількох робочих планах рахунків.

Застосування комп'ютерів дозволяє багаторазово перегрупувати дані, записані на електронних носіях. Виникає можливість в межах одного синтетичного рахунку одержати декілька різних груп аналітичних рахунків, які різнобічне відображають первинну інформацію. В кожній групі аналітичних рахунків інформація групується та узагальнюється в інтересах управління за певною ознакою. Значно підвищуються інформаційна ємність системи рахунків та можливості детальнішого та глибшого аналізу інформації.

Закодовані за програмою господарські операції відображаються на відповідному синтетичному рахунку і одночасно групуються за всіма необхідними для управління ознаками в групі -аналітичних рахунків. При цьому шифр рахунку складається з досить великої кількості цифр і літер, в межах якої допускається будь-яка система кодування рахунків. В найбільш поширених програмних системах План рахунків може містити і опис кореспонденції кожного рахунку, так що -програма просто не дозволить здійснити неправильний бухгалтерський запис.

Подвійний запис в КСБО

Подвійний запис при комп'ютеризації обліку зберігається, навіть якщо операції фіксуються один раз за допомогою відповідного коду. Принцип подвійності тепер реалізується на іншій підставі - шляхом кодування всіх облікових операцій і розробки відповідних алгоритмів для отримання облікових показників різних степенів і рівнів. Записана один раз інформація залежно від програми обробки може бути використана багаторазово, в тому числі і в розрізі кореспондуючих рахунків для отримання дебетових і кредитових оборотів.

При введенні інформації в комп'ютер користувач складає облікові записи. Обліковий запис складається з наступних частин:

-дата господарської операції;

-шифри рахунків, що дебетуються та кредитуються (включаючи характеристику в аналітичному розрізі);

-кількість (натуральні вимірники для операцій із активами);

-сума в національній та, в разі необхідності, в іноземній валюті та курс валюти (для операцій з іноземною валютою);

-сума господарської операції (документу);

-назва та номер первинного документу;

-короткий зміст господарської операції.

В ряді програм алгоритми, що забезпечують введення облікових записів, називаються механізмом "групових операцій".

Складання звітів в

комп'ютерних

програмах

Суттєво змінюється також порядок складання звітності. При комп'ютеризованому способі обробки даних звітність формується як у регламентному режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу. Саме тому підприємці не завжди можуть своєчасно отримати звіти, які є основними носіями інформації для прийняття управлінських рішень, оскільки на їх отримання витрачається значна кількість часу та зусиль облікових працівників. Автоматизований облік відкрив перед обліковцями та керівниками доволі широкі можливості щодо складання звітності, адже саме рівень організації та якість інформаційного забезпечення визначають результативність управління.

Вся звітність, яка надається користувачам при використанні автоматизованої системи бухгалтерського обліку умовно може бути розділена на три класи: 1) зовнішні (регламентовані) звіти; 2) системні внутрішні звіти; 3) специфічні (нестандартні) звіти (див. рис. 2.22).

Системні внутрішні звіти - необхідні бухгалтерам звіти, які допомагають їм перевіряти правильність ведення обліку, а також відшукувати імовірні помилки.

Зовнішні (або регламентовані) звіти - звіти, які є обов'язковими для подання юридичними особами державним органам, інвесторам, кредиторам тощо (автоматично отримані в програмах звіти для податкової інспекції, позабюджетних фондів, різноманітні довідки, фінансові звіти).

Специфічні (нестандартні) звіти - звіти, які не входять до основних форм бухгалтерської звітності, і є регламентованими лише для деяких видів підприємств (консолідована звітність (для холдингових компаній, які мають у своєму складі дочірні підприємства) та звітність за міжнародними стандартами бухгалтерського обліку ОААР або ІАЗ (для спільних підприємств та підприємств з іноземними інвестиціями)). Комп'ютерні програми бухгалтерського обліку дають можливість ефективно створювати такі види звітності шляхом допрограмування.

Нестандартні звіти необхідні для задоволення потреб керівників підприємства у систематичному отриманні відповідей на актуальні питання. До цієї групи відносять звіти, які є засобом для проведення оперативного аналізу, наприклад, щоденний звіт про оприбуткування грошових коштів і напрями їх витрачання. Такий звіт не може бути заздалегідь передбачений розробниками, відповідно, його неможливо безпосередньо отримати штатними засобами програми.

1. Охарактеризувати документування як елемент методу бухгалтерського обліку в умовах використання комп'ютерної техніки.

2. Який порядок ведення автоматизованого документування ?

3. Які основні види документообігу молена автоматизувати?

4. Що таке штриховий код і який порядок його використання при автоматизації обліку?

5. Які особливості інвентаризації в умовах застосування автоматизованої системи обліку?

6. Якої потрібно дотримуватись послідовності процедур при автоматизації проведення інвентаризації товарів?

7. Чи є відмінності в структурі рахунків при ручному та автоматизованому веденні обліку?

8. Чи зберігається принцип подвійного запису в умовах використання комп 'ютерноїтехніки?

9. Як класифікується звітність в умовах автоматизованої системи обліку?

10. Які особливості калькуляції та оцінки в умовах використання комп 'ютерних технологій?

Зовнішні (або регламентовані) звіти - звіти, які є обоє 'язковими для подання юридичними особами державним органам, інвесторам, кредиторам тощо (автоматично отримані в програмах звіти для податкової інспекції, позабюджетних фондів, різноманітні довідки, фінансові звіти).

Системні внутрішні звіти - необхідні бухгалтерам звіти, які допомагають їм перевіряти правильність ведення обліку, а також відшукувати ймовірні помилки.

Специфічні (нестандартні) звіти - звіти, які не входять до основних форм бухгалтерської звітності, і є регламентованими лише для деяких видів підприємств, (консолідована звітність (для холдингових компаній, які мають у своєму складі дочірні підприємства) та звітність за міжнародними стандартами бухгалтерського обліку ОААР або ІА5 (для спільних підприємств та підприємств з іноземними інвестиціями)).

Штриховий код - це особлива система кодування символьної інформації про товари або інші товарно-матеріальні цінності у вигляді послідовності темних та світлих смуг, яка може бути прочитана автоматичним цифровим пристроєм.