Розділ 4. Бухгалтерський облік із застосуванням комп'ютерних програм

4.1. Основи роботи комп'ютерними програмами бухгалтерського обліку

Кожна програма бухгалтерського обліку містить певний набір інструментів, необхідних для роботи користувача з програмою. До них належать довідники, що застосовуються для збереження однотипної інформації. Відповідно до класу програми вони використовуються у різних її модулях та програмою в цілому при здійсненні операцій з елементами довідника. Іншим прикладом може бути робочий план рахунків, що використовується для складання бухгалтерських проводок в усіх програмах. Кожна програма містить початкове вбудовані сервісні механізми, які використовуються при виконанні будь-яких облікових операцій.

В підручнику розглядаються наступні програми: "1С: Бухгалтерия" (версія 7.7), "Парус-Предприятие" (версія 7.11) і "Галактика"*.

4.1.1. Основи роботи з програмою "1с: Бухгалтерах 7.7"

Набір програм "1С: Предприятие 7.7" є універсальною програмою автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку. Програма "1С: Предприятие 7.7" має компонентну структуру.

"1С: Бухгалтер™ 7.7" є складовою частиною системи програм "1С: Предприятие 7.7" - її компонентою. Всього існує три основні компоненти:

1) "1С: Бухгалтер™ 7.7";

2) "1С: Оперативний учет 7.7";

3) "1С:Расчет7.7".

"1С: Бухгалтер™ 7.7" - це програма для ведення бухгалтерського обліку, що може застосовуватись на підприємствах різних форм власності та видів діяльності.

Класифікаційні ознаки, програми наведені в табл. 4.1.

Таблиця 4.1. Ознаки програми "1С: Бухгалтере/я 7.7" та їх характеристика

№ з/п	Класифікаційна ознака	Характеристико ознак
1	Клас програми	Універсальна бухгалтерська програма (міді-бухгалтерія)
2	Призначення	Для ведення бухгалтерського обліку
3	Група споживачів	Невелика чисельність персоналу бухгалтерії
4	Об'єкт обліку	Малі та середні за розміром підприємства різних галузей діяльності
5	Спосіб реалізації облікових функцій	Перевага надається введенню операцій за шаблонами та за допомогою документів
6	Комплексність виконання функцій	Інтегрована програма зведеного обліку

В програмі також реалізовані можливості ведення на одному робочому місці бухгалтерського обліку декількох підприємств, ведення обліку паралельно в декількох робочих планах рахунків, багатовимірного та багаторівневого аналітичного обліку, кількісного та валютного обліку.

Порядок встановлення та запуску програми наведено в додатку А.

Програма має однокористувацьку і мережеву версії. Для користувачів програми є декілька режимів роботи, набір яких різний залежно від версії програми (рис. 4.1).

Розділ 4. Бухгалтерський обліків застосуванням комп'ютерних програм

Зауважимо, що під терміном "конфігурація" розуміють структуру облікових даних, що встановлюється на комп'ютер при створенні нової інформаційної бази (План рахунків, довідники аналітичного обліку, форми документів). В програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" конфігурація складається з трьох взаємопов'язаних складових частин:

-структури метаданих;

-набору інтерфейсів користувачів;

-набору прав.

Робоче середовище Всі дії бухгалтера при роботі з програмою програми та його : здійснюються в робочому вікні. Верхній рядок налагодження робочого вікна відведений під заголовок програми із зазначенням режиму запуску.

Головне меню програми (другий рядок робочого вікна) містить перелік пунктів меню. Кожний пункт головного меню - це назва групи режимів або функцій програми. Програма має багаторівневе меню, пункти в якому об'єднані в групи та підгрупи з двома, трьома і більше рівнями вкладеності. Маніпулювання клавішами зі стрілками призведе до переміщення курсору від одного пункту меню до іншого. Вибір необхідного пункту здійснюється натисканням клавіші Епіег або подвійним натиском лівої кнопки миші.

В деяких випадках частина пунктів меню може бути недоступною користувачеві. Причиною цього може бути або недоцільність функції в цей момент роботи, або заборона пункту меню для конкретного користувача адміністратором програми.

Третій рядок вікна програми містить інструментальну панель, де містяться екранні піктограми, кожна з яких виконує відповідну, пов'язану з нею функцію.

В нижній частині вікна розташований рядок, що містить два поля: ліворуч знаходиться ситуаційна підказка, що коротко пояснює, які дії можуть або повинні бути виконані в даній ситуації; праворуч - вказується встановлений обліковий період, в якому ведеться робота і за який розраховуються підсумки.

Налагодження програми складається з двох частин: налагодження облікових параметрів та налагодження інтерфейсу. До облікових параметрів програми належать:

-структура Плану рахунків (кількість рахунків, довжина та вид подання шифрів рахунків, розміри полів для введення назв рахунків, рівні аналітичного обліку);

-структура довідників аналітичних об'єктів (їх кількість, реквізити, порядок кодування);

-перелік валют, їх курси;

-структура та порядок заповнення журналів програми: загальних журналів операцій і проводок та журналів з різних ділянок обліку;

-налагодження документів, які будуть використовуватись для автоматизації облікових процедур;

-опис необхідних констант та їх властивостей (кількість констант, ідентифікатор, тип значення).

Константи - постійні (умовно-постійні') величини, що зберігають інформацію, яка не змінюється або змінюється досить рідко, наприклад, назва підприємства, його поштова адреса тощо.

За впливом значень констант на дії, що виконуються програмою константи умовно можна поділити на чотири групи:

1) константи, значення яких впливають на формування проводок (наприклад, метод списання запасів);

2) константи, значеннями яких за замовчуванням заповнюються рядки документів або значення яких використовуються як аналітика в проводках (наприклад, назва підприємства);

3) константи-перемикачі (наприклад, "Да/Нет");

4) службові константи, що визначаються розробниками і не редагуються користувачами, за винятком "Дата запрета редактировапия", що дозволяє заборонити доступ до "закритих" періодів.

Налагодження інтерфейсу полягає в налагодженні зовнішнього вигляду програми та встановленні параметрів, що забезпечують зручну роботу користувача з програмою, а саме:

-панелі інструментів;

-меню програми;

-представлення чисел, колір шрифтів тощо.

Більшість параметрів можна змінювати при безпосередній роботі користувача в режимі "1С: Предприятие 7.7". Для цього необхідно виконати дії:

"Сервис"- "Параметры"або "Панели инструментов".

Решта параметрів визначаються в режимі запуску програми "Конфигуратор ".

На початку роботи з програмою необхідно, в першу чергу, налагодити робочий період. Налагодження робочого періоду складається з трьох частин:

1) встановлення робочої дати;

2) визначення часового інтервалу, в якому вводяться операції;

3) встановлення робочого періоду розрахунку підсумків.

Робоча дата використовується в тих випадках, коли конкретна дата здійснення операції не вказана. При запуску програми "1С: Бухгалтерия 7.7" робоча дата за замовчуванням відповідає системній даті комп'ютера.

Робоча дата вводиться у вікні "Настройка параметров системи" (рис. 4.2), яке викликається за допомогою команд:

"Сервис" - "Параметры" - "Общие".

Для зміни робочої дати в полі "Робочая дата" необхідно ввести нову дату в форматі ДД.ММ.РРРР (день, місяць, рік). Вибір дати також можна здійснити за допомогою календаря, що викликається кнопкою праворуч від поля введення дати.

Визначення часового інтервалу, в якому вводяться операції (виконуються записи в журналах документів, операцій і проводок), що одночасно є інтервалом видимості операцій в журналі операцій здійснюється за допомогою команд:

"Сервис"- "ПараметрьІ"- "ЖурнальІ".

У вікні "Настройка параметров системи" обираються початкова і кінцева дати в групах "Начало интервала" і "Копец интерваяа". Поточною датою вважається робоча дата, визначена в закладці "Жур/ІальІ". Місяць, квартал і рік визначаються відповідно до робочої дати. Початкова і кінцева дати інтервалу можуть бути обрані довільними і задані за допомогою календаря, що викликається екранною кнопкою, розташованою праворуч від поля введення дати (рис. 4.3).

Період, за який розраховуються підсумки, встановлюється в режимі ведення бухгалтерського обліку через виконання команд:

"Операции" - "Управление бухгалтерскими итогами". У вікні, що з'являється (рис. 4.4) користувачеві надано можливість визначати поточний період актуальності бухгалтерських підсумків.

Бухгалтерські підсумки формуються програмою "1С: Бухгалтерия 7.7" за різні проміжки часу: день, місяць, квартал, рік. Програма автоматично підтримує їх в актуальному стані за будь-яких змін, викликаних введенням нових проводок і бухгалтерських операцій.

Поточне обмеження актуальності результатів зазначено у верхньому рядку вікна "Расчет итогов установлен по:". Цей інтервал може бути змінений. Для цього необхідно в полі, розташованому нижче, зазначити рік і квартал нового періоду підтримки актуальності підсумків і натиснути екранну кнопку "Установить расчет". Через те, що період розрахунку підсумків в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" дорівнює кварталу, слід обирати квартал, якому належить визначена дата початку обліку. Крім того, у вікні є екранна кнопка "Полиьій пересчет итогов", призначена для повного перерахунку всіх бухгалтерських підсумків від початку введення бухгалтерських операцій до встановленого періоду підтримки актуальності підсумків. Примусовий перерахунок результатів може знадобитись для.того, щоб відновити результати розрахунків після збою комп'ютера, а також після внесення змін в налагодження Плану рахунків у частині ведення аналітичного, кількісного або валютного обліку.

Робота з Планом рахунків

Перед введенням будь-яких господарських операцій визначається План рахунків, за яким буде вестись бухгалтерський облік. План рахунків - програма бухгалтерських рахунків, що передбачає їх кількість, групування і цифрове позначення залежно від об'єктів і мети обліку. Програма рахунків залежить від облікової політики підприємства. Саме шляхом налагодження Плану рахунків організовується потрібна система обліку.

Загальна кількість планів рахунків, які можуть бути створені в програмі "1С: Предприятие 7.7", з технічної точки зору, необмежена і визначається виходячи з реальних вимог обліку. Так "багатоплановий" облік ведеться на спільних підприємствах, які ведуть облік одночасно за двома чи більше планами рахунків бухгалтерського обліку. До того ж для кожного Плану рахунків може будуватись довільна ієрархія субрахунків великої вкладеності. У Планах рахунків можна здійснювати довільну нумерацію рахунків, використовуючи як цифри, так і літери.

Об'єкт "План счетов" створюється в режимі "Конфигуратор". При цьому частина рахунків може бути введена на етапі конфігурування. Такі рахунки, як правило, мають суттєве значення при роботі різних елементів конфігурації -документів, звітів тощо. Рахунки, введені на етапі конфігурування, підлягають редагуванню і знищенню лише в цьому режимі. Решта рахунків вводяться безпосередньо при веденні бухгалтерського обліку.

Для того, щоб перейти в режим налагодження "План счетов", необхідно запустити програму в режимі "Копфигуратор" і виконати наступні дії:

"Конфигурация" - "Открьіть конфигурацию"- "План счетов". У вікні редагування "Плай счетов" встановлюють загальний вигляд форми Плану рахунків та загальні характеристики рахунків (рис. 4.5).

План рахунків в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" реалізований у вигляді таблиці, кожний рядок якої містить рахунок або субрахунок бухгалтерського обліку. Причому важливо, щоб План рахунків містив фіктивний рахунок "00", необхідний для введення залишків (детальніше про цей рахунок описано нижче).

У вікні "План счетов " також містяться графи, що відображають різні характеристики рахунку.

Графа "Код" містить повний шифр рахунку (субрахунку), а "Наимепование" - назву рахунку (субрахунку).

В графі "Вал." вказується ознака ведення валютного обліку по рахунку (субрахунку). Якщо по рахунку ведеться валютний облік, то в графі ставиться "+".

Програма "1С: Бухгалтерия 7.7" дозволяє вести бухгалтерський облік в кількох валютах. Бухгалтерські підсумки по таких рахунках автоматично будуть зберігатися в кожній з валют, що використовується в гривневому еквіваленті по кожній валюті окремо, та сумарно по всіх валютах (гривневе покриття).

В графі "Кол." вказується ознака ведення кількісного обліку по рахунку (субрахунку). Якщо по рахунку ведеться кількісний облік, то в графі також ставиться "+".

Кількісний облік можна вести на будь-якому рахунку або субрахунку. Як правило, кількісний облік ведуть одночасно з аналітичним обліком, що дозволяє отримувати інформацію про наявність та рух матеріальних цінностей не тільки в грошовому, але й кількісному виразі. Однак програма дозволяє вести кількісний облік без підключення аналітики, що використовується при веденні аналітичного обліку на субрахунках.

В графі "Заб." вказується, чи є рахунок позабалансовим. Якщо рахунок є позабалансовим, то в графі "Заб". ставиться "+". Такі рахунки не кореспондують ні між собою, ні з балансовими рахунками.

В графі "Акт." вказується ознака "активності" рахунку, яка визначає яким чином відображатиметься залишок по рахунку. Порядок визначення "активності" рахунку залежить від того, чи створюється у Плані рахунків новий рахунок, чи новий субрахунок до вже існуючого рахунку.

Для нового рахунку ця ознака може приймати будь-яке із значень: "активний", "пасивний" або "активно-пасивний". Нагадаємо, що згідно з діючим Планом рахунків в Україні активно-пасивних рахунків не існує. Конкретне значення реквізиту визначається потребами обліку. Проте, якщо вводиться новий субрахунок до вже існуючого рахунку, ця ознака проставляється автоматично, виходячи з рахунку вищого порядку.

У графах "Субконто1...Субконто5" вказуються види субконто рахунку. Значення цих стовпчиків вказують розрізи, в яких здійснюється ведення аналітичного обліку по цьому рахунку. Наприклад, зазначення в графі "СубкоІІтої" виду субконто "Материальї" буде означати, що'по рахунку ведеться аналітичний облік в розрізі найменувань матеріалів (детальніше механізм субконто описано нижче).

Ліворуч від коду рахунку особливими значками, схожими на стилізотану літеру "Т", позначається стан рахунку. Ці значки відрізняються кольором. ЖовтийТолір означає, що рахунок є рахунком-групою (має субрахунки). Такий рахунок не може використовуватись при введенні проводок - в проводках кореспондуючими можуть бути тільки субрахунки цього рахунку. Зазвичай, рахунками-групами є рахунки, для яких потрібно знати розгорнуте сальдо по субрахунках.

Значок "Т" блакитного кольору означає, що цей рахунок є субрахункор^ або рахунком без субрахунків і може брати участь як кореспондуючий пру формуванні проводок.

Змінюючи План рахунків в режимі "Конфигуратор", слід пам'ятати, що зміна елементів конфігурації може вплинути на роботу інших елементів. Наприклад, якщо відключити ведення аналітичного обліку по деякому рахунку, це може призвести до неправильного формування звітів, в яких використовується розгорнуте сальдо по цьому рахунку.

Аналітичний облік Для отРимання Детальнішої інформації про наявність і рух засобів підприємства ведеться аналітичний облік. Сама можливість ведення аналітичного обліку і кількість його можливих розрізів по одному рахунку визначається в процесі конфігурування програми.

В програмі "1С: Бухгалтер™ 7.7" аналітичний облік організується за допомогою спеціального механізму "субконто". На етапі конфігурування визначається перелік можливих видів субконто. Під видом субконто розуміють сукупність однотипних об'єктів аналітичного обліку. Так, всі основні засоби утворюють вид субконто "Основпьіе средства", всі матеріали, відповідно, - "Материали" і т.д.

Ведення аналітичного обліку по конкретному рахунку визначається налагодженням субконто, що задається в Плані рахунків. Якщо для рахунку ведення аналітичного обліку задано за допомогою набору видів субконто, то такий аналітичний облік називається багаторівневим. З іншого боку, аналітичний облік може бути багаторівневим, якщо одним із субконто рахунку є багаторівневий довідник.

В програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" існує можливість в межах одного синтетичного рахунку одержувати кілька різних систем аналітичних рахунків, які, в свою чергу, різнобічне відображають первинну інформацію. В кожній системі аналітичних рахунків інформація групується і узагальнюється для потреб управління за певним принципом, що визначається видами субконто.

Аналітичний облік можна вести для будь-якого рахунку або субрахунку і включати від 3-х до 5-ти різних розрізів аналітики, організувавши при цьому ведення аналітичного обліку в необхідних розрізах.

Для накопичення інформації про множину однотипних об'єктів використовуються довідники.

Так, наприклад, список працівників підприємства зберігається в довіднику "Сотрудники", а для введення основних засобів використовується довідник "Необоро/пиьіе активи". Кожне поле в діалоговій формі "Документ" або "Операция" має певний тип значення. Якщо цей тип - число, рядок символів або дата, то дане поле можна заповнювати безпосередньо з клавіатури. А якщо цей тип - елемент довідника, то при звертанні до такого поля буде автоматично з'являтися список елементів відповідного довідника, з якого бухгалтеру необхідно вибрати потрібне значення. Крім того, елементи більшості довідників характеризуються не тільки назвою, але й набором" інших параметрів^ Наприклад; для__оснд_вних засобів це -інвентарний номер, первісна вартість, рахунок^ обліку, рахунок та стаття списання зносу, дата введення в експлуатацію тощо. Ці параметри можуть автоматично використовуватись програмою п]зи_фо]шуі>анні проводок.-! друкованих форм документів.

Програма "1С: Бухгалтерия 7.7" дозволяє поповнювати перелік довідників типової конфігурації, створюючи необхідні довідники самостійно.

Перелік елементів довідника в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" може бути багаторівневим. В цьому випадку всі рядки довідника поділятимуться на два види: елементи довідника і групи довідника. Групи дозволяють переходити на нижчі рівні багаторівневого довідника. Використання багаторівневих довідників дозволяє деталізувати ступінь введення і зберігання інформації. Елементи і групи елементів в багаторівневому довіднику можна переносити з однієї групи в іншу. Програма "1С: Бухгалтерия 7.7" дозволяє створювати багаторівневі довідники з вкладеністю до 10 рівнів.

Будь-який довідник може використовуватись самостійно або бути підпорядкований іншому довіднику. Наприклад, довідник "Договори" може використовуватись окремо, а може бути пов'язаний з довідником "Организации". Залежність довідника вказується в полі "Подчинеп". Порівняно з багаторівневим довідником, в якому всі елементи мають однакову структуру, використання механізму підпорядкованих довідників дозволяє пов'язати елементи різної структури. В цьому випадку кожен елемент підпорядкованого довідника буде пов'язаний з одним із елементів головного довідника.

У межах одного довідника різні елементи можуть бути об'єднані в групи, тому перед початком заповнення довідників бажано подумати про їх групування. За основний критерій групування потрібно взяти певну ознаку, за якою треба здійснювати аналіз облікової інформації (отримувати звіти). Групи елементів, в свою чергу, можна поділити на підгрупи (що є дуже зручним для налагодження стандартних бухгалтерських звітів) таким чином, щоб вони відображали стан господарських засобів за окремими групами.

Над елементами та групами елементів у довіднику можна виконувати різні дії:

-змінювати назву;

-змінювати значення реквізитів (параметрів);

-переміщувати з однієї групи до іншої;

-знищувати (позначати на знищення);

-здійснювати пошук за назвою та іншими реквізитами;

-сортувати, копіювати тощо.

Програма "1С: Бухгалтерия 7.7" дозволяє виконувати реєстрацію облікової інформації кількома способами:

-введення проводок вручну;

-використання механізму типових операцій;

-введення документів з наступним формуванням проводок.

І) Ручний режим введення господарських операцій використовується для виконання одиничних господарських операцій, підготовка документів по яких займатиме багато часу.

Введення і редагування операції вручну виконується .в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" при роботі з журналом операцій або журналом проводок.

Операція - це електронний бланк для запису всієї сукупності проводок, що характеризують окрему господарську операцію.

Операція містить не тільки проводки, але і деяку загальну частину, що характеризує її в цілому: зміст, загальну суму за всіма проводками, дату, номер та ін. Перелік реквізитів операції визначається конфігурацією.

Кореспондуючі рахунки та інші параметри вводяться бухгалтером безпосередньо з клавіатури або шляхом вибору зі списків. Програма тільки здійснює контроль коректності введеної інформації.

Кожна операція містить одну або кілька проводок, що відображають господарську операцію в бухгалтерському обліку в натуральному і грошовому вираженні. Кожна проводка, в свою чергу, може складатися з однієї або декількох кореспонденцій. Проводки, які містять декілька кореспонденцій, називають складними. В складних проводках дебет одного рахунку кореспондує з кредитом декількох рахунків, і навпаки. Приклади простих і складних проводок наведені в табл. 4.2, 4.3. Таблиця 4.2. Прості проводки

Дебет	Кредит	Сума	Зміст, документ
20.1	63.1	1000	Накл. № 235 від 11.12.01
64.1.1	63.1	200	ПДВ за накл. № 235 від 11.12.01

Таблиця 4.3. Складна проводка

Дебет	Сіііга	Кредит	С\'мсі	Зміст, документ
20.1	1000	63.1	1200	Накл. №235 від 11.12.01
64.1.1	200			ПДВ за накл. № 235 від 11.12.01

Режим ручного введення є максимально гнучким: можна зазначити будь-який зміст операції і ввести будь-які проводки. Крім того, цей режим не потребує попереднього налагодження і простий в опануванні.

При ручному введенні операції потрібно самостійно заповнити суму і зміст операції, а також ввести бухгалтерські проводки із заповненням всіх необхідних відомостей про об'єкти аналітичного обліку, якщо останній ведеться по рахунку. Оскільки підставою реєстрації операції є первинний документ, доцільно в реквізиті "Содержание операции" вказувати крім стислого змісту операції назву і номер первинного документу, а в реквізиті "Сушш" - суму операції по первинному документу. Дата операції в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7" повинна відповідати даті складання первинного документа (рис. 4.6).

2) Режим типових операцій призначений для швидкого введення великої кількості однотипних операцій, а також для виконання дій, що часто повторюються, при яких необхідно вводити в журнал операцій групу взаємопов'язаних проводок. До таких операцій належать операції, що супроводжуються розрахунками, а саме: нарахування ПДВ, заробітної плати тощо.

Для виконання типових операцій застосовують шаблон типової операції. Шаблон типової операції - це алгоритм виконання господарської операції, що містить: правила заповнення основних і додаткових реквізитів, які передбачені є формі операції; список проводок операції, правила заповнення реквізитів проводок - кореспондуючих рахунків, суми, субконто, кількості, валюти і суми у валюті та формули розрахунку сум проводок.

Створення шаблону типової операції відбувається в режимі "1С: Предприятие 7.7", що дозволяє бухгалтеру самостійно виконувати налагодження програми відповідно до своїх потреб.

Використання типових операцій значно зменшує час введення операцій і дозволяє уникнути помилок при розрахунках та визначенні кореспондуючих рахунків в проводці.

Наявність потужних інструментальних засобів дозволяє гнучко пристосовувати програми до автоматичного виконання масових розрахунків, які залежать як від специфіки конкретної ділянки обліку, так і від особливостей облікової політики підприємства. При цьому вказані засоби не лише дають можливість змінювати окремі параметри, такі як, наприклад, шифри рахунків, субрахунків, аналітичних рахунків, їх назви, ставки податків тощо, але й дозволяють досить повно описати і модифікувати правила виконання розрахунків.

3) Також в програмі передбачений найбільш ефективний засіб введення проводок за фактами господарської діяльності - складання кореспонденції рахунків за документами.

Документ - це комплексний засіб введення облікової інформації, що забезпечує технологічну процедуру виписки первинного документа, в електронному вигляді (діалоговій формі документу) та на паперовому бланку. Внесена в діалогову форму інформація використовується програмою для формування та друку первинної (паперової) форми документу і автоматичного формування бухгалтерських проводок. Режим "Конфигурация" включає документи різних видів:

-призначені лише для введення, зберігання і друку первинних документів ("Платежное поручение", "Договор");

-документи, які крім введення даних первинних документів, виконують автоматичне формування проводок ("Ввод в жсплуатацию", "Приходний кассовьій ордер");

-регламентовані документи, які не містять ніяких даних, а використовуються виключно для автоматичного формування проводок ("Финансовьіе результати").

Кожен документ при проведенні формує бухгалтерські проводки, які можна продивитись, використовуючи "Печать движений" в кожному журналі документів. При натисканні цієї клавіші на екран виводиться звіт про сформовані документом проводки.

Відображенням бази даних програми "1С: Предприятие 7.7" є журнал операцій, що має вигляд списку господарських операцій, які відбулись на підприємстві (див. рис. 4.7). Кожному рядку журналу відповідає одна операція. Структура журналу операцій задається на етапі конфігурування, але для кожної операції зазначається номер, назва виду документа, якому належить операція, дата здійснення операції (дата документу), час, сума операції, користувач, що виконав операцію та зміст операції. "Журнал операций" безпосередньо пов'язаний з "Журналом проводок", що містить проводки, які відповідають операціям (рис. 4.7).

"Журнал проводок" є засобом перегляду введених господарських операцій у вигляді списку бухгалтерських проводок. Якщо в журналі операцій можна переглянути основні дані по операціях в списку, а також проводки по поточній операції, то в журналі проводок відображаються проводки, що відповідають різним операціям.

"Журнал проводок" - це таблиця, кожен рядок якої є кореспонденцією рахунків. Нагадаємо, що проводка може містити декілька кореспонденцій, у випадку чого рядок журналу проводок відображатиме лише частину проводки.

Якщо проводка є простою, рядок журналу містить безпосередньо проводку (рис. 4.8).

Для виведення на екран як журналу проводок, так і журналу операцій потрібно виконати дії:

"Журнали" - "Журнал проводок" або "Журнал операций" або "Операций" - "Журнал проводок" або "Журнал операций"

"Журнал проводок" може мати різну форму, що задається при конфігуруванні програми. Більше того, може бути декілька форм журналу проводок. Використання тієї або іншої форми визначається тільки зручністю перегляду проводок в журналі. Основними реквізитами журналу проводок є: дата операції (документу); час операції (документу); назва виду документа, якому належить операція. Якщо операція вводилася вручну, то вона належить документу спеціального виду - "Операция" і містить наступне: номер операції (документа), зміст операції, числове значення, що відображає загальну або основну суму операції, номер за порядком проводки, що входить в операцію; назва Плану рахунків, якому належать рахунки дебету і кредиту проводки; рахунок дебету проводки та рахунок кредиту проводки; субконто проводки (на практиці може існувати декілька таких рядків, що залежить від кількості розрізів аналітики, які ведуться по дебету і кредиту рахунків), при визначенні в конфігурації валютного обліку - назва валюти проводки та сума проводки у валюті, кількість об'єктів обліку, сума проводки.

Використання номера журналу дозволяє поділити всі проводки на групи за їх належністю: проводки, що стосуються тільки розрахунку заробітної плати; проводки, що відображають облік основних засобів тощо.

Введення операцій можна здійснювати як в журналі операцій, так і в журналі проводок. В обох журналах для введення і редагування операцій необхідно виконати практично однакову послідовність дій.

Для безпосереднього введення операцій необхідно виконати одну з наведених дій:

-при введені операцій вручну: "Действия" - "Новая";

-при введенні типової операції: "Действия" - "Ввести типовую";

-при введенні документу: "Действия" - "Ввести документ".

Форма діалогу задається при конфігуруванні програми. Діалог введення

операцій містить як реквізити операції, так і реквізити проводки. В формі діалогу необхідно послідовно заповнити всі реквізити операції.

Оскільки операція може містити декілька проводок, то дані проводок представлені у вигляді таблиці, кожен рядок якої є проводкою або кореспонденцією складної проводки.

В загальному вигляді для введення нової проводки або нової кореспонденції необхідно виконати такі ж дії, що і при введенні операції.

На початку введення операцій необхідно зазначити дату введення операції, що за замовчуванням відповідає робочій даті. Номер операції визначається програмою автоматично.

Суму всіх проводок слід вказувати як суму операції. Для того, щоб програма робила це автоматично в міру введення проводок, перед введенням операції потрібно виконати команди:

"Сервис" - "Параметры" - "Операция" - "Расчет суммы операции" - "По всем проводкам"

В полі "Содержание операции" необхідно вводити текст, що характеризує зміст здійсненої операції.

В табличній частині операції зазначаються:

-номер проводки даної операції;

-кореспондуючі рахунки (при введенні проводок можуть бути введені об'єкти аналітичного обліку, валюти, кількість і сума у валюті залежно від характеристик обраного рахунку);

-сума проводки;

-журнал, в якому буде відображено дану операцію.

Перед початком реєстрації бухгалтерських операцій необхідно ввести початкові залишки по рахунках. Для зручності роботи дата введення залишків повинна передувати даті початку обліку. Наприклад, якщо за дату початку обліку обрано 01.01 ц.р., то датою введення залишків буде 31.12. м.р.

При введенні проводок в кожній проводці рахунок, по якому вводиться залишок, вказується по дебету або по кредиту, а як кореспондуючий рахунок використовується деякий фіктивний рахунок, наприклад, "00". Якщо рахунок "00" відсутній в Плані рахунків, його потрібно ввести. Цей рахунок не можна робити позабалансовим, тому що він повинен кореспондувати в проводках з балансовими рахунками.

В окремих випадках для введення початкових залишків може бути використаний режим типових операцій, однак для цього потрібно створити спеціальну типову операцію.

Після введення залишків по рахунках передусім потрібно звернути увагу на залишок по використаному для введення залишків фіктивному рахунку "00", який повинен бути нульовим. Такий залишок по фіктивному рахунку означає, що сума дебетових залишків збігається з сумою кредитових, а це свідчить, що, в основному, залишки введені правильно. Якщо період складання звіту не включає дату введення залишків, то при нульовому залишку по рахунку в звіті може взагалі не бути рядка з цим рахунком, тому що оборотів по цьому рахунку у вибраному періоді також немає.

Крім цього, слід переглянути залишки, отримані по субрахунках і по валютах (якщо такі вводилися). Особливо уважно необхідно перевіряти залишки по аналітиці.

Для введення операцій також використовуються такі документи, як наприклад, "Остатки ТМЦ" та "Остаткивзаиморасчетов".

Документ "Остатки ТМЦ" призначений для початкового введення і коригування залишків запасів на складах. Документ оперує залишками на одному складі, який обирається в реквізиті "Места храпения". Для зміни залишків на декількох складах потрібно ввести кілька документів - по числу складів. Запаси в табличну частину можна підбирати з однієї із форм надання довідника "ТМЦ", скориставшись кнопкою "Подбор".

Інший документ "Остатки взаиморасчетов" використовується для введення інформації про початкові залишки по взаєморозрахунках з контрагентами - як з покупцями, так і з постачальниками. Цим документом передбачено також можливість введення залишків по ПДВ (по рахунках 643 "Податкові зобов'язання" і 644.1 "Податковий кредит"). Суми в цьому документі можуть бути як зі знаком "+" (підприємство винне), так і зі знаком "-" (підприємству винні). Клієнт в документі вказується із довідника "Контрагенти ", по взаєморозрахунках з яким буде здійснюватися введення залишку, валюти, курс цієї валюти щодо гривні і вид торгівлі. Реквізит "Счет " дозволяє вказати бухгалтерський рахунок обліку взаєморозрахунків з контрагентами.

В журналі операцій можна переглянути проводки, що відповідають поточній операції, можна відмовитися від відображення проводок у вікні журналу операцій. Також існує можливість одночасного відображення проводок в окремому вікні. Для цього згідно з потребами необхідно виконати наступні дії:

-"Действия" - "Показь/вать проводки" (поставити помітку) - при цьому у верхній частині вікна будуть відображатись дані по операціях, а в нижній частині - проводки, що відповідають поточній операції;

-"Действия" - "Показьівать проводки" (знищити помітку) - при цьому нижня частина вікна журналу операцій, що відображає проводки, буде закрита;

-"Действия" - "Проводки операции" - при зазначенні такого режиму буде відкрите окреме вікно для відображення проводок поточної операції журналу операцій.

В цих режимах список проводок, які відповідають операції, буде журналом проводок, що містить проводки однієї операції.

Операції в журналі зберігаються та виводяться на екран в хронологічній послідовності. Всередині дати операції упорядковані за часом їх введення. Обсяг інформації, що виводиться для перегляду в журналі, можна обмежити двома способами:

-часовим інтервалом;

-умовою відбору.

Поточний інтервал виводиться в заголовку вікна журналу, в дужках після назви журналу. Інтервал видимості встановлюється двома засобами -автоматично і вручну.

Автоматично інтервал видимості встановлюється так, як визначено при налагодженні параметрів журналів:

"Сервис"- "Параметри"- "Журнали".

Для зміни інтервалу в журналі необхідно виконати команду:

"Действия" - "Интервал", після чого на екран буде видано запит: "Параметри журнала".

У відповідних полях цього запиту необхідно вказати початкову і кінцеву дати інтервалу операцій. Замість введення дати з клавіатури її можна вказати в календарі.

При перегляді журналу в ньому будуть відображатись тільки ті операції, дати яких входять до встановленого інтервалу.

Пошук записів в журналі операцій можна здійснити за допомогою команд:

"Действия"- "Отбор по значеним"- "Отобрать".

Для швидкого переходу до потрібного рядка журналу можна скористатися режимом швидкого пошуку.

Щоб виконати швидкий пошук, необхідно клавішами або мишею помістити курсор в той стовпчик журналу, в якому необхідно знайти значення, і набрати на клавіатурі шукане значення. Має сенс використовувати для пошуку за датою документу (операції), швидкий пошук в журналі операцій що забезпечує високу швидкість пошуку незалежно від кількості операцій в журналі. При пошуку за датою потрібно вказувати спочатку рік, після цього -без розділового знака - місяць, і останньою - дату, наприклад, "010324" (24 березня 2001 року), при цьому курсор зупиниться на першій операції, яка відповідає введеній даті. Пошук по інших стовпчиках за швидкістю не відрізняється від довільного пошуку.

В типову конфігурацію включено набір стандартних звітів. Стандартні звіти - це цілісна система, яка дозволяє формувати одні звіти на підставі інших, деталізуючи дані звіту. Вони призначені для отримання даних за підсумками по бухгалтерських проводках в різних розрізах. Такі звіти можуть бути складені при використанні Плану рахунків бухгалтерського обліку, що використовується в програмі, незалежно від змісту та призначення конкретних рахунків. Стандартні звіти можуть застосовуватись для отримання як узагальненої, так і детальної інформації по будь-яких ділянках обліку.

Для роботи зі звітами використовується пункт меню "Отчетность", при чому на екран видається діалогова форма налагодження параметру звіту.

В ній потрібно ввести значення параметрів, що визначають склад даних, які входять до звіту (період, за який видаватимуться дані бухгалтерського обліку, шляхом введення початкової та кінцевої дати, інші параметри, (наприклад, тип валюти).

Програма також надає можливість збереження сукупності параметрів для звіту заданого виду для подальшого використання, і можливість деталізації (розшифровки) звітів при його перегляді. На найнижчому рівні деталізації здійснюється перехід до конкретної проводки операції.

Основні стандартні звіти, реалізовані в програмі, та їх характеристику зазначено в табл. 4.4.

Таблиця 4.4. Стандартні звіти програми "1С: Бухгалтері/я 7.7"

№ з/п	Звіт	' Сутність та призначення
1	2	3
1	"Обортно-сольдовоя ведомость "	Містить для кожного рахунку інформацію про залишки на початок та кінець періоду, а також обороти по дебету та кредиту за встановлений період. Цей звіт в бухгалтерській практиці використовується найчастіше
2	"Шахлштка"	Містить обороти між звітами за деякий обраний період, часто використовується бухгалтерами, оскільки дає уявлення про рух коштів та зобов'язань підприємства
3	"Оборотно-сальдовая ведомость по счету "	Використовується для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, при цьому здійснюється відокремлення залишків від оборотів по конкретних об'єктах аналітичного обліку (субконто)
4	"Анализ счета"	Містить обороти рахунку з іншими рахунками за обраний період, а також сальдо на початок та кінець періоду
5	"Апализ счета по датам "	Дозволяє отримати обороти по рахунку на кожну дату певного періоду, що дає можливість 'аналізувати зміни у часі засобів або зобов'язань підприємства, для перевірки відповідності введених даних тим. що вказані в банківських виписках тощо
б	"Апализ счета по субкоито "	Містить підсумкові суми кореспонденцій даного рахунку з іншими рахунками за вказаний період, а також залишки по рахунку на початок та кінець періоду в розрізі об'єктів аналітичного обліку. Цей звіт можна сформовувати тільки для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік
7	"Главпая книга"	Використовується для виведення оборотів та залишків рахунку за кожен місяць, при підбитті підсумків та складанні звітності
8	"Апализ субкоито "	Для видів субконто, пов'язаних з декількома синтетичними рахунками, за допомогою оборотно-сальдової відомості по будь-якому одному рахунку неможливо отримати повну інформацію про обороти та підсумки по субконто. В ньому для кожного субконто (об'єкта аналітичного обліку) обраного виду наводяться обороти по всіх рахунках, в яких використовується це субконто, а також розгорнуте та згорнуте сальдо

1	2	3
9	"Карточка субхої/то "	Якщо необхідно отримати максимально повну - картину операції по об'єкту аналітичного обліку (субконто) або групі субконто, можна вивести "Карточку субконто", де зібрані всі операції з конкретним об'єктом аналітичного обліку (субконто) в хронологічній послідовності із зазначенням реквізитів проводок, залишків по субконто після кожної операції, на початок та кінець періоду
10	"Карточка счепш "	Включаються всі проводки в яких задіяний даний рахунок, крім того, наводиться залишок на початок та кінець періоду, обороти за період та залишки після кожної проводки
11	"Обороти между субкоито "	Використовується для аналізу оборотів між одним або всіма субконто одного виду, та одним або всіма субконто іншого виду
12	"Отчет по проводкам"	Представляє собою вибірку із журналу проводок за деякими заданими критеріям
13	"Сведенньїе проводки"	Містить кореспонденцію рахунків (суми в дебет одного рахунку з кредиту другого) за деякий період часу
14	"Журпал-ордер ведомость по субкоито "	Застосовується для рахунків, на яких ведеться аналітичний облік по субконто, для отримання для кожного виду субконто, дебетових та кредитових оборотів, а також розгорнутого та згорнутого сальдо на початок та кінець обраного періоду
15	" Розширеними анализ субкоито "	Використовується для аналізу даних по аналітиці. При його формуванні можна вказати рахунок, до якого прикріплено даних вид аналітики. Всього одночасно можна аналізувати три види субконто для отримання для кожного їх виду, дебетових та кредитових оборотів, а також розгорнутого та згорнутого сальдо на початок та кінець обраного періоду
16	"Диаграмма"	Є потужним засобом візуального аналізу рахунків у формі різного виду діаграм

В програмі також є набір регламентованих звітів - це передусім податкові та бухгалтерські звіти. Набір регламентованих звітів регулярно поновлюється.

Регламентовані звіти не входять до самої конфігурації, однак з ними можна працювати, як і зі стандартними звітами, виконавши наступні команди:

"Отчеты"- "Регламентированые отчєты".

Програмні продукти фірми "1С" орієнтовані не лише на вирішення облікових задач. Типові конфігурації програм програми "1С: Предприятие 7.7" включають звіти, що містять різноманітні аналітичні показники, необхідні для прийняття управлінських рішень. Так, конфігурація "Торговля + Склад" включає ряд звітів, призначених для надання користувачам аналітичної інформації по ефективності торговельних операцій.