4.1.2. Основи роботи з програмою "Парус-Предприятие 7.11"

Програма "Парус-Предприятие 7.11" є комплексною програмою автоматизації бухгалтерського обліку підприємств малого і середнього бізнесу. Після встановлення програми немає необхідності проводити будь-які серйозні налагодження, однак користувач має право налагодити програму відповідно до умов функціонування підприємства та організації обліку: переналагодити План рахунків, номенклатуру запасів, створити бланки, зразки заповнення документів, правила їх обробки в обліку тощо.

Програма складається з функціонально відокремлених модулів: "Адмииистратор", "Бухгалтерия", "Реализация й склад", кожен з яких містить один або декілька додатків, тобто програм, що працюють в ОС М5

Модуль "Администратор" призначений для використання головним бухгалтером або програмістом. Даний модуль дозволяє виконувати ряд наступних функцій:

-управління базами даних (створення баз даних, їх оновлення та перетворення, створення резервних копій, відновлення цілісності, встановлення загальнопрограмних параметрів тощо);

-контроль за діями користувачів (реєстрація користувачів програми, розподіл прав доступу користувачів до розділів інформації та функцій програми);

-виходу з нештатних ситуацій, пов'язаних як зі збоями в роботі обладнання, так і з поилками персоналу.

Модуль "Реализация й склад " є самостійним програмним компонентом. Цей модуль може використовуватись і без програми бухгалтерського обліку, однак повною мірою його переваги реалізуються при роботі разом з бухгалтерським модулем на одній базі даних. Саме в цьому випадку вся необхідна інформація з модуля "Реализация й склад" одразу надходить в бухгалтерський модуль, обробляється там і повертається у вигляді готових документів. Характерна особливість модуля полягає у використанні механізму особових рахунків контрагентів, що передбачає відкриття для кожного контрагента (покупця, постачальника) особового рахунку (одного або декількох), на якому ведеться облік фінансових (вхідні і вихідні платіжні доручення, касові ордери) і товарних (відпуск, повернення, поставка товарів та послуг) взаєморозрахунків з контрагентами. Це дає можливість індивідуального підходу до кожного клієнта, миттєвого отримання інформації про взаєморозрахунки з ним, проведення взаємозаліків, зручної обробки оплати одним платіжним дорученням по декількох операціях.

Модуль "Бухгалтерия " призначений для ведення обліку господарських операцій, роботи з первинними документами та для складання бухгалтерської звітності. Водночас в програмі "Парус-Предприятие 7.11" даний модуль є об'єднуючою ланкою для всіх інших функціональних модулів, що дозволяє програмі працювати злагоджено та органічно. Він дозволяє вести бухгалтерський облік, використовуючи кілька планів рахунків паралельно, вести кількісний та валютний облік, а також використовувати різні розрізи аналітики при веденні аналітичного обліку.

В процесі встановлення програми користувачем здійснюється самостійний вибір модулів для встановлення (див. додаток Б).

В цілому охарактеризувати програму можна використовуючи певні класифікаційні ознаки (табл. 4.5).

Таблиця 4.5. Характеристика програми "Парус-Предприятие 7.11"

№ з/п	Класифікаційна ознака	Характеристика ознак
1	Клас програми	Комплекс пов'язаних АРМ
2	Призначення	Програма для ведення бухгалтерського обліку
3	Група споживачів	Бухгалтерія, в якій здійснено чіткий розподіл функцій між працівниками
4	Об'єкт обліку	Малі та середні за розмірами підприємства різних галузей діяльності
5	Спосіб реалізації облікових функцій	Перевага надається введенню операцій за шаблонами
6	Комплексність виконання функцій	Комплекс пов'язаних АРМ

Інформація, яка вводиться в програму, надходить в базу даних, що є єдиною для всіх модулів програми. База даних може знаходитись на жорсткому диску комп'ютера або на жорсткому диску окремого комп'ютера в мережі за умови користування програмою кількома користувачами у мережі.

Робоче середовище програми та його налагодження

Як і в інших програмах, в програмі "Парус-Предприятие 7.11" налагодження робочого середовища складається з налагодження облікових параметрів і налагодження інтерфейсу. Однак необхідно також згадати і про налагодження робочого місця.

Робоче місце в програмі - конкретний модуль програми, встановлений на конкретному комп'ютері.

В робочому вікні програми верхній рядок відведений під заголовок програми із зазначенням модуля програми та місця знаходження інформаційної бази підприємства.

Головне меню програми (другий рядок екрану) містить перелік пунктів меню. Кожний пункт головного меню є назвою групи режимів або функцій програми. В наступному рядку зазначаються піктограми відповідних пунктів меню, призначених для швидкого виконання певних дій в програмі - панель інструментів. В нижньому рядку програми (рядку стану) зазначається час виконання операцій та документ, з яким працює користувач.

При роботі з обліковими регістрами або словниками на екрані з'являється вікно, що містить три складові: 1) дерево каталогів; 2) "материнську" таблицю; 3) "дочірню" таблицю.

Головне вікно розділу може містити всі або лише частину із зображених на рисунку елементів. Як мінімум, воно містить таблицю зі списком записів. В головних вікнах деяких розділів, є друга ("дочірня") таблиця, де виводиться список записів, пов'язаних з поточним рядком із першої ("материнської") таблиці. Можуть бути і розділи з кількома "дочірніми" таблицями (вони розміщуються на закладках, нижче "материнської" таблиці). Записи в головній (або єдиній) таблиці можуть бути об'єднані в каталоги, які, в свою чергу, також можуть бути об'єднані в інші каталоги. У цьому випадку головне вікно розділу містить дерево каталогів. Дерево каталогів є не у всіх розділах. Користувач має право змінювати зовнішній вигляд головного вікна розділу, співвідношення розмірів його окремих елементів, розмір і порядок розміщення стовпчиків в таблицях.

В програмі використовується два типи вікон: "список" та "форма редагування".

Вікна типу "список" використовуються в тих випадках, коли, працюючи з одним розділом програми, необхідно отримати або відобразити дані з іншого розділу. Вікна цього типу завжди мають одну або декілька таблиць і в деяких випадках - дерево каталогів.

Вікна типу "форма редагування" використовуються для відображення, введення і зміни значень різних параметрів, зокрема:

-для додання, копіювання та виправлення запису таблиці головного вікна, розділу або типу вікна "список";

-для задання умов відбору;

-при встановленні параметрів виконання різних функцій, операцій тощо.

В загальному випадку форми можуть включати в себе таблиці, поля, кнопки, коментарі та елементи оформлення.

Якщо декілька комп'ютерів працюють з однією базою даних, то будь-яка зміна інформації в ній буде відображена одразу на всіх комп'ютерах. В той же час, в програмі є ряд характеристик, що стосуються лише того додатку і лише того комп'ютера, на якому йде робота. Це, передусім, різноманітні налагодження відображення даних. Вони стосуються лише інтерфейсу програми; їх можна назвати налагодженнями робочого місця.

Важливим етапом у налагодженні є встановлення робочої дати. Для встановлення робочої дати в програмі необхідно виконати наступні команди: "Файл" - "Настройка" - "Установка датьі".

В результаті виконання цих дій на екрані з'явиться вікно наступного змісту, призначене для введення робочої дати (рис. 4.9).

Дату також можна встановлювати вручну або з таблиці, що викликана при натисканні на кнопку поряд з полем "Текущая дата".

Вся інформація зберігається в різних об'єктах, зареєстрованих в програмі. Об'єктом можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки, товари тощо. Для того, щоб почати працювати з тією чи іншою таблицею бази даних програми, достатньо ввійти до розділу програми, призначеної для виконання відповідних функціональних задач.

Розділи програми можна поділити на три види:

-облікові регістри;

-функціональні розділи;

-слвники.

В облікових регістрах зберігається та обробляється інформація про об'єкти, в якості яких можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки, товари тощо.

Функціональні розділи забезпечують, як правило, виконання операцій з обробки інформації одночасно з кількох облікових регістрів. Це, наприклад, отримання різноманітних звітів, перенесення залишків по рахунках тощо.

Словники представляють собою особливий вид розділів. Словник -будь-яке сховище інформації, що не є обліковим регістром, в якому зберігаються дані не за конкретними документами, господарськими операціями, товарами, залишками або оборотами, а деякі допоміжні відомості.

В першу чергу при роботі з програмою необхідно налагодити всі словники (в інших програмах вони можуть називатись довідниками).

1. Словник "План счетов" є найважливішим з усіх словників, без якого неможливе здійснення бухгалтерських проводок; призначений для зберігання Плану рахунків, що включає як синтетичні так і аналітичні рахунки.

2. Словник "Шаблони документов" призначений для організації зберігання шаблонів для друку документів. Шаблон представляє собою бланк документа, який містить усі необхідні написи та інші атрибути. Користувач має змогу створити новий бланк документа власноруч.

3. Словник "Контрагенти" призначений для організації зберігання інформації про контрагентів, матеріально відповідальних і підзвітних осіб.

4. Словник "Наименование й курси валют " призначений для реєстрації валют, що використовуються в облікових операціях, а також для зберігання історії зміни курсів зареєстрованих валют по відношенню до базової валюти.

5. Словник "Номенклатор" призначений для організації зберігання та використання інформації про запаси, облік руху яких здійснюється за допомогою програми. Для кожної номенклатури товарів в цьому словнику зберігаються такі характеристики як код, назва, одиниця виміру тощо.

6. Словник "Образци" дозволяє користувачу створювати необмежену кількість шаблонів господарських операцій для подальшого їх використання. В програмі існує також можливість створення зразків запитів, де фіксується набір умов відбору, найчастіше потрібні користувачеві, що усуває необхідність створювати умови запиту щоразу при його створенні.

7. Словник "Константи" служить для організації зберігання і використання значень типу "число", "рядок" або "дата". Кожній зареєстрованій в даному словнику константі присвоюється ідентифікатор, який може бути використаний при складанні формул. При розрахунку по формулі замість ідентифікатора константи буде представлене її значення. В деяких розділах програми використовуються так звані визначені константи.

Наприклад, в формулах, що використовуються при веденні інвентарної картотеки для введення нового об'єкту можна використовувати константи, що позначають певні категорії:

-NST або X - початкова вартість об'єкту;

-NIZМ - початковий знос;

-ОSТ - залишкова вартість об'єкту;

Ч» АМ - нарахування амортизації.

В програмі також містяться інші словники, які є досить простими в користуванні і не потребують додаткових пояснень.

План рахунків призначений для організації збереження і використання рахунків, по яких ведеться облік в програмі. Для роботи з Планом рахунків необхідно виконати команди:

"Словари" - "План счетов".

План рахунків є таблицею з переліком рахунків (рис. 4.10).

У верхній частині вікна "План счетов" відображено синтетичні рахунки бухгалтерського обліку та їх характеристику.

Графа "Счет " призначена для запису шифру рахунку з використанням цифр і літер. Графа "Наименование" - відповідно для назви рахунку, "Типовая форма аналитического учета" визначає типову форму обробки аналітичних даних, "Тип счета" визначає належність рахунку до балансу. При встановленні ознаки належності рахунку до балансу необхідно пам'ятати, що рахунок, який є балансовим, не кореспондує з позабалансовими рахунками.

Нижня частина вікна Плану рахунків призначена для ведення аналітичного обліку за конкретним синтетичним рахунком. Вона містить лише два стовпчики: "Счет" і "Наименовапие", - призначення яких аналогічним до відповідних стовпчиків верхньої частини вікна. Номер аналітичного рахунку складається з порядку аналітики (від 1 до 5) і через крапку - власного номера.

Реєструючи синтетичний рахунок в контекстному меню для рахунку, що редагується, вибирають пункт "Исправить ". У вікні, призначеному для коригування рахунку, задається його номер, назва, вказується, чи є він валютним, зазначається, чи є він балансовим (або позабалансовим), обирається для рахунку типова форма аналітичного обліку. Для рахунків, по яких не ведеться аналітичний облік, типова форма аналітичного обліку може не задаватися. На рахунку, де передбачено ведення валютного обліку, засоби обліковуються як в базовій, так і в одній з валют, зареєстрованих в словнику "Названих й курси валют". В цьому ж вікні рахунок можна віднести до однієї з балансових одиниць зі словника "Балансовая единща", що може бути структурним підрозділом підприємства, який веде самостійний бухгалтерський облік. Однак слід відмітити, що програма дозволяє реєстрацію лише тих проводок, обидва рахунки яких віднесені до загальної балансової одиниці. При формуванні Головної книги всі' дані можуть бути консолідовані.

Аналітичний облік

Організація ведення аналітичного обліку в програмі відбувається при зазначенні для рахунку при його введенні в План рахунків типової форми аналітичного обліку, що використовуються в програмі (табл. 4.6). "Типовая форма аналитического учета" задає типову схему обробки аналітичних даних за проводками по цьому рахунку, зокрема, в яких відомостях потрібно відображати дані по цьому рахунку.

Таблиця 4.6. Перелік та призначення основних типових форм аналітичного обліку

№ ~, Типова форма Призначення

1 "Основньїе По рахунку ведеться інвентарний облік основних засобів, средства" здійснюється нарахування амортизації, формування оборотної відомості з руху основних засобів 2 "Товарньїе По рахунку ведеться облік малоцінних та швидкозношуваних запаси, МБП" предметів

3 "Материальї, По рахунку ведеться груповий облік запасів, формується товари" оборотна відомість по руху запасів. Типову форму (учетньїе цепи) використовують для автоматичного розрахунку ціни списання запасів при реєстрації господарських операцій 4 "Материальї, По рахунку ведеться груповий облік запасів. Для товари" автоматичного розрахунку ціни списання запасівпри реєстрації (средние ценьї) господарських операцій використовується метод середніх цін 5 "Материальї, Для автоматичного розрахунку ціни списання запасів при товари" реєстрації господарських операцій використовується метод (ФИФО) ФІФО

6 "Материальї, Для автоматичного розрахунку ціни списання запасів при товари" реєстрації господарських операцій використовується метод (ЛИФО) ЛІФО

7 "Материальї, Для автоматичного розрахунку ціни списання запасів при товари" реєстрації господарських операцій використовується метод (партиоюіий партіонного обліку учст)

8 "Материальї, Для автоматичного розрахунку ціни списання запасів при товари" (учет реєстрації господарських операцій використовується метод по дате обліку за датою надходження поступлення)

9 "Затрати" По рахунку ведеться аналітичний облік по об'єктах і статтях витрат. Щоб скористатися цією формою, для розрахунку повинні бути задані аналітичні рахунки, за якими в обліку господарських операцій деталізуються витрати 10 "Реализация" По рахунку ведеться аналітичний облік реалізації запасів. Рух коштів по рахунках відображається в оборотних відомостях по руху запасів 1 1 "Денежние Аналітичний облік ведеться в хронологічному порядку средства" здійснення операцій 12 "Подотчетньїе Аналітичний облік ведеться за кожною підзвітною особою по лща" виданих, утриманих, відшкодованих сумах і сумах наданих авансів 13 "Поставщики" Аналітичний облік ведеться за кожним постачальником по перерахованих сумах і сумах отриманих товарних документів 14 "Дебитори/кре- Аналітичний облік ведеться за кожним дебітором/кредитором дитори" по перерахованих (отриманих) сумах і сумах виданих (виданих) виправдовуючих документів 15 "Покупатели" Аналітичний облік ведеться за кожним покупцем по отриманих сумах і сумах переданих товарних документів

При виборі однієї з типових форм аналітичного обліку "Подотчетніе лица", "Поставщики", "Покупатели", "Дебиторы/кредиторы" стає доступною закладка "Параметри", в якій визначається принцип формування рядків відомості "Расчеты с дебиторами/кредиторами" для даного рахунку.

Встановлені параметри програми в полях "тип", "номер" і "дата", що є основою для групування відомості "Расчетьі с дебиторами/кредиторами " в окремі рядки господарські операції з однаковими виправдовуючими документами по одному контрагенту.

Група параметрів програми "'Аналитические признаки" призначена для того, щоб формувати окремі рядки по господарських операціях з однаковими аналітичними рахунками.

При встановленні параметру "Отметка" - відомість групуватиме господарські операції з врахуванням особливості позначки.

Кожен синтетичний рахунок має свій власний набір аналітичних рахунків, кількість яких необмежена. Програма підтримує одночасне ведення аналітичних рахунків за п'ятьма різними ознаками. Так, наприклад, запаси можна класифікувати за такими ознаками, як місця зберігання, напрямки використання, тощо.

Господарські операції

"Парус-Предприятие 7.11 , призначений для обробки в бухгалтерському обліку, має знайти своє відображення в журналі обліку господарських операцій, що є одним з найважливіших облікових регістрів в програмі. Цей журнал є головним інформаційним регістром для всієї програми бухгалтерського обліку. Інформація до журналу надходить з наступних джерел: документи, інвентарна картотека, валютні активи та пасиви, спеціалізовані модулі та зовнішні програми.

В інвентарній картотеці програми відображається операції з основними засобами, а саме реєстрація та введення в експлуатацію інвентарного об'єкта, внутрішнє переміщення, списання, переоцінка, розрахунок амортизаційних відрахувань, списання інвентарних об'єктів, що потім знаходять відображення в бухгалтерському обліку.

Господарські операції, що відображають переоцінку валюти, готуються в програмі на підставі залишків на валютних рахунках і динаміки курсів іноземних валют.

Інформація щодо господарських операцій, пов'язаних з нарахуванням заробітної плати, складським обліком, обліком торговельних операцій може знаходитись в програмі із спеціалізованих модулів комплексної програми автоматизації управління фінансово-господарською діяльністю або з інших зовнішніх програм.

Заповнення журналу господарських операцій відбувається одним з двох способів або шляхом реєстрації господарських операцій вручну (всі дані при цьому вводяться з клавіатури), або шляхом обробки документів, створених в інших розділах програми.

Для спрощення та прискорення реєстрації господарських операцій використовуються шаблони з відповідного словника, що викликається на екран шляхом виконання команд:

"Словари" - "Образцы" - "Хозяйственные операции".

Частину даних також можна скопіювати, за допомогою функції "Розмножить " із аналогічної господарської операції, зареєстрованої раніше.

Кожна зареєстрована в журналі обліку господарська операція складається з заголовку і специфікації - набору бухгалтерських проводок. Заголовок складається із загальних характеристик господарської операції. Специфікація господарської операції складається з необмеженого числа бухгалтерських проводок, кожна з яких описує рух коштів з одного рахунку на інший.

Документи, якими оформлюється операція, можуть бути зареєстровані в програмі, але допускається і можливість не реєструвати їх в програмі, при чому, достатньо тільки перенести з нього необхідні дані в журнал обліку господарських операцій (обробити документ в журналі обліку). Як тільки дані документа потрапили в журнал обліку господарських операцій, вони відразу відображаються на рахунках бухгалтерського обліку і в бухгалтерській звітності.

Схематично порядок відображення в обліку фактів господарського життя при використанні програми "Парус-Предприятие 7.11" можна відобразити таким чином (див. рис. 4.11).

Якщо документ був сформований або зареєстрований в певному розділі програми, його обробка значною мірою автоматизована. На основі такого документу за попередньо заданим правилом формується запис в журналі обліку господарських операцій.

Якщо документ не був зареєстрований в програмі і зберігається лише на папері, господарська операція формується вручну. Програмна програма пропонує різні способи для полегшення цього процесу. Так, наприклад, можна користуватися спеціально запропонованими зразками або обирати за зразок вже зареєстровану подібну господарську операцію.

Регістри документів, що використовуються в програмі, за зовнішнім виглядом нагадують облікові регістри. Інформація з документів може бути перенесена до журналу реєстрації господарських операцій, хоча цього можна і не робити, оскільки реєстрація документу в електронному вигляді не є обов'язковою. Наприклад, платіжний документ, що надійшов від іншого підприємства, можна не вводити в програму в електронному вигляді, а лише використати для введення тільки ту інформацію, яка є необхідною для правильного ведення бухгалтерського обліку. Інформацію можна вводити відразу в журнал реєстрації господарських операцій.

Для використання журналу реєстрації господарських операцій необхідно виконати дії: "Учет" - "Хозяйственньїе операции".

Головне вікно розділу "Хозяйственньїе операции" має дві таблиці. В одній наводиться список господарських операцій, в іншій - список проводок господарської операції, вибраної в першому списку (див. рис. 4.12).

При реєстрації нової господарської операції є можливість послідовно створити господарську операцію у верхній таблиці, задавши при цьому характеристики заголовку операції, а потім зареєструвати в нижній таблиці всі проводки. Але методично правильніше поступити дещо інакше. У формі, яка з'являється при реєстрації господарських операцій, є закладка "Проводки ", на цій закладці є список проводок, аналогічний розташованому в нижній частині головного вікна розділу "Хозяйственпьіе операции". Використовуючи цей список, можна задати (або відкоригувати) необхідні проводки.

Сума господарських операцій не вводиться користувачем, а розраховується автоматично. Якщо проводка одна, то сума в заголовку збігається з сумою єдиної проводки. .Якщо ж в господарській операції декілька проводок, як суму в заголовку господарської операції, програма використовує максимальну суму обороту по дебету або по кредиту одного з рахунків, який приймає участь в проводках.

Так, наприклад, господарська операція має дві проводки, перша з яких відображає надходження грошових коштів в касу від покупців за відвантажені товари, а друга - виділення ПДВ із отриманої суми:

Д-т	К-т	Сума, гри.
ЗОЇ	702	1800
702	641	300

Максимальна сума обороту та, відповідно, сума в заголовку господарської операції, - 1800 гривень.

Після закінчення звітного періоду, на основі даних господарських операцій і реєстру залишків по рахункам відбувається розрахунок кінцевих залишків. Ці залишки можна відкоригувати вручну, однак необхідність в цьому виникає лише тоді, коли необхідно виправити складні помилки або здійснити нестандартні бухгалтерські операції. Потім ці залишки, але вже як початкові, переносяться на початок наступного звітного періоду. Початкові залишки на початку роботи програми вводяться в програму вручну.

Програмою передбачено для ведення початкових залишків використовувати спеціальний документ, в якому зазначається дата, на яку вводяться залишки по конкретних синтетичних рахунках. Для мультивалютних рахунків залишки задаються окремим рядком для кожного виду валюти (крім валютних залишків). По кожній валюті вказується сума в базовій валюті, еквівалентна залишкам в іноземній валюті. Таким чином, залишки по одному синтетичному рахунку можуть задаватися кількома рядками.

Для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, кожен рядок залишків по синтетичному рахунку може бути доповнений кількома рядками залишків по аналітичних рахунках. Можна задавати залишки не лише по зареєстрованих аналітичних рахунках, але й по "пустому" (тобто без номера) аналітичному рахунку, але лише для тих синтетичних рахунків, для яких в Плані рахунків зареєстрований хоча б один аналітичний рахунок. Якщо синтетичний рахунок не має жодного аналітичного рахунку, то і залишки по аналітичних рахунках для такого синтетичного рахунку задавати не можна.

Для введення залишків по рахункам потрібно виконати наступні команди:

"Учет"- "Остатки средств по счетам".

У вікні, що відкрилося за допомогою команди додавання нового запису, вводяться залишки по рахунках бухгалтерського обліку, причому можна вводити залишки як для синтетичних, так і для аналітичних рахунків.

При введенні залишків по рахунках з типовою формою обліку, для яких формується залишок розгорнутого типу ("Поставщики", "Покупатели", . "Подотчетньїе лица", "Дебиторы/кредиторы") вводиться дебетова і кредитова сума залишку (див. рис. 4.13).

Введення залишків по аналітичних рахунках відбувається за допомогою окремих документів:

-по запасах використовується документ "Остатки материальньїх цениостей ",

-по розрахунках - "Дебиторская/Кредиторская задолженность ".

При реєстрації залишків основних засобів, на відміну від інших запасів, слід враховувати специфіку їх обліку, пов'язану з веденням інвентарної картотеки. В першу чергу дані по основних засобах заносяться до інвентарної картотеки, а потім виконується операція формування залишків за даними інвентарної картотеки. Це дозволяє уникнути неузгодженості даних, занесених в розділи "Остатки" і "Ипвентарная картотека". Оприбуткування деякої кількості запасів чи основних засобів має бути відображено в двох облікових регістрах: в картотеці і журналі обліку господарських операцій. В картотеці при цьому коригується значення сум і кількості запасів чи необоротних активів, які обліковуються в картці. Якщо активи реєструються як залишки на певну дату, то достатньо провести оприбуткування без створення господарської операції.

Залишки дебіторської (кредиторської) заборгованості задаються у вигляді списку відомостей. Кожна відомість містить інформацію про дебіторську (кредиторську) заборгованість одного контрагента по одному синтетичному рахунку на підставі документу (договору, угоди, контракту тощо) на дату початку деякого звітного періоду (місяця). Відомості створюються по рахунках, які мають типові форми аналітичного обліку "Подотчетньїелица", "Дебиторьі/кредиторьі" чи "Покупатели".

За допомогою функції:

'Учет"- "Остатки материальньїх ценностей" є можливість виконувати переформування реєстру залишків запасів відповідно до даних інвентарної картотеки. Причому якщо в умовах відбору інвентарної картотеки вказаний який-небудь рахунок, переформування залишків запасів здійснюється лише по цьому рахунку. Якщо такий рахунок не вказано, здійснюється переформування залишків запасів по всіх рахунках, що мають типову форму аналітичного обліку "Основпьіе средства ".

Наприкінці введення залишків по рахунках необхідно здійснити перевірку відповідності сум введених залишків .запасів і залишків по дебіторській (кредиторській) заборгованості з, введеними синтетичними залишками в розділі "Остатки средств по счетам", для чого необхідно виконати такі дії:

"Учет" - "Остатки средств по счетам".

У вікні "Остаток средств по счету: Условия отбора" в групі "Остаток па:" виберіть необхідний місяць і рік. У вікні "Остаток средств по счету" встановіть курсор на рядок залишку по рахунку і в контекстному меню виберіть команду "Проверкаувязки".

Звітність

Збір і реєстрація інформації - це лише одна із стадій технології бухгалтерського обліку. Наступний етап -узагальнення інформації, представлення у формі, звітності для податкових органів, засновників, акціонерів або вищестоящих організацій, а також для аналізу і прийняття управлінських рішень.

Програма "Парус-Предприятие 7.11" дозволяє формувати велику кількість звітів. Частина з них - стандартні. Вони задаються при проектуванні програми і не можуть бути змінені. Для стандартних звітів у додатках передбачені спеціальні пункти головного і контекстних меню.

Програма дозволяє користувачу створювати свої власні додаткові звіти. Програмною програмою передбачено також формування основних типових звітних документів та фінансових звітів, декларацій. Крім того, для підготовки додатків до балансу, звітних форм по розрахунках податків і інших звітних документів довільної форми в програмі є спеціальні засоби: табличні додатки (на базі Місгозой Ехсеї) та додаткові звіти.

Оборотні відомості використовуються в програмі як засіб оперативного контролю фінансового стану підприємства, а також як зручний інструмент для пошуку і виправлення помилок в бухгалтерському обліку. Не виходячи із оборотної відомості, можна отримати повний список господарських операції, на підставі яких сформований певний рядок відомості; виправити будь-який із реквізитів операції або сформувати нову господарську операцію для виправлення знайдених в обліку помилок.

Оборотна відомість формується за будь-який період часу між двома вказаними датами. Період формування оборотної відомості може збігатись з обліковим періодом, включати частину облікового періоду чи облікових періодів (повністю або частково) (табл. 4.7).

Таблиця 4.7. Характеристика типів оборотно-сальдових відомостей

№ з/п	Оборотно-сольдови відомість	Характеристика
1	"Оборотная ведомость по денежюлм средствам "	Звіт призначений для контролю руху коштів по синтетичних рахунках з типовою формою аналітичного обліку "Денежиьіе средства". Для кожного такого рахунку у відомості формуються рядки - по одному на кожен день, в якому зафіксовані обороти. Якщо облік по рахунку ведеться в кількох валютах, то для кожної валюти створюється окремий рядок. В цій відомості для кожного синтетичного рахунку (окремо для кожного виду валюти) відображаються обороти по дебету і по кредиту, що входять у вхідні і вихідні залишки
2	"Оборотная ведомость по аііапитическші счетам "	Звіт призначений для контролю руху коштів по аналітичних рахунках. Кожний рядок відомості формується для унікального поєднання показників: синтетичний рахунок, набір аналітичних рахунків і валюта. При формуванні рядків звіту програма враховує аналітичні рахунки тільки тих порядків, які задаються користувачем
3	"Оборотная ведомость по счетам "	Звіт призначений для контролю руху коштів по синтетичних рахунках, кожний її рядок формується для унікального поєднання показників: синтетичний рахунок і валюта. Для кожного рядку формується в одному рядку на кожний вид валюти, залишки і обороти якої зареєстровані в період формування відомості. Можна групувати рахунки по дебету і по кредиту, враховувати всі аналітичні рахунки або аналітичні рахунки певних порядків, складати відомості в розрізі певних рахунків і валют
4	"Оборотная ведомость по материаяьпьім ценностям "	Звіт призначений для контролю руху запасів. Тут відображаються залишки і обороти по рахунках обліку запасів в розрізі матеріально відповідальних осіб і найменування запасів та валюти, в якій оцінено запаси

Важлива особливість оборотних відомостей полягає в тому, що, встановивши курсор на певний рядок і викликавши функцію "Хозяйственньїе операции", користувач отримує можливість переглянути список тих операцій, які ввійшли в поточний рядок відомості, де її можна виправити чи зареєструвати нову господарську операцію.

Програма дозволяє формувати велику кількість різного роду звітів. Передусім мова йде про стандартні документи, які обов'язково повинна складати бухгалтерія будь-якого підприємства: баланс, оборотна відомість, Головна книга, касова книга, відомості аналітичного обліку (журнали, відомості), інвентаризаційна відомість тощо.

Для задоволення потреб керівництва в точній і оперативній інформації, стандартних звітів недостатньо. А тому розробники програми передбачили спеціальні засоби: табличні додатки і генеральні звіти, за допомогою яких можна отримувати будь-які звіти необхідної форми для відображення інформації як із журналу обліку господарських операцій, так із інших облікових регістрів програми. Вся інформація з регістрів може бути виведена безпосередньо в програму Місгозоп: Ехсеї, та знайти своє графічне відображення у вигляді різного роду діаграм. Працюючи з Ехсеї, користувач отримує в своє розпорядження додаткові функції, що дозволяють отримувати будь-яку інформацію безпосередньо із баз даних програми.

Побудований табличний процесор програми служить для підготовки додатків до балансу, звітних форм по розрахунку податків та інших видів звітів, що використовують дані бухгалтерського обліку. В стандартній поставці більшість звітних форм вже існують і вони не потребують серйозного попереднього налагоджування (як правило, достатньо тільки підправити номера рахунків відповідно до прийнятим на підприємстві плану рахунків). Переналагодження може знадобитися тільки при створенні нового табличного додатку (наприклад, для формування нової форми звітності), для врахування особливостей підприємства чи при змінах в законодавстві.

Працюючи з розділом "Табличные приложения", можна завантажити потрібний додаток в Місrosoft Ехсеl(в разі необхідності Місrosoft Ехсеl буде автоматично завантажений в пам'ять комп'ютера).

Хоча робота з табличними додатками відбувається в Місгозой Ехсеї, задаючи формули в ячейках таблиць, можна використовувати не тільки функції Ехсеї, а й бухгалтерські функції програми. Таким чином, працюючи з Місгозой Ехсеї, надається доступ до всієї інформації, накопиченої в базі даних.

В розділі "Дополнительные отчеты" можна зареєструвати шаблони звітів, що зберігаються в окремих файлах, у форматі Seagate Сristal Reports і зв'язати їх конкретними розділами Програми. Звіти на базі зареєстрованих тут шаблонів можуть бути сформовані з відповідних розділів за допомогою пункту контекстного меню "Отчеты".

В програмі реалізовано також можливість створення стандартних звітів, які користувач може формувати самостійно відповідно до своїх потреб.

В модулі "Реализация й склад" реалізовані наступні звіти: "Товародвижение", "Товарные запасы", "Резервирование товары", "Расчеты с контрагентами", "Оплата счетов", "Прайс-лист", "Изменения цеп", "Доходи от реализации", "Продажи", "Структура продаж:", "Продажи по товарам", "Задолженности" і "Дополнительные отчеты".