Тема 8. Организация ведения бухгалтерского учета в программе «Инфо-Бухгалтер»

1. Общие принципы работы в программе.

2. Организация учетных процедур.

1. Общие принципы работы с программой

Программа «Инфо-Бухгалтер» классифицируется как инструментальная компьютерная система бухгалтерского учета и представляет собой типичное приложение среды Windows, ее интерфейс во многом похож на интерфейс программы «1С: Бухгалтерия». Отличие составляет использование следующих горячих клавиш:

Для ввода нового объекта в любом окне используется F7 или + в конце списка. Таким образом, чтобы добавить, например, новую хозяйственную операцию вам необходимо либо перейти в конец списка хозяйственных операций, либо нажать клавишу F7.

Для редактирования объекта используется F4 или двойной щелчок левой клавишей мыши по выделенному объекту.

Для удаления объекта – F8 или клавиша Delete. При этом необходимо помнить, что буферного удаления в программе не существует. Т.е. если вы подтвердили удаление, то восстановить объект вы уже не сможете.

Для пересчета документов – F9 или пиктограмма Пересчитать.

Файловые операции при работе с программой

К файловым операциям при работе с журналом хозяйственных операций относятся все функции, которые вы можете выполнять с помощью меню «Файлы». Не забудьте, что при использовании файловых операций должен быть активен документ, с которым вы работаете.

Вместе с программой «Инфо-Бухгалтер» поставляются два стандартных журнала хозяйственных операций:

1. Демонстрационный журнал хозяйственных операций (файл ib.shp),

2. Пустой, незаполненный журнал хозяйственных операций (файл standard.shp).

Оба журнала хранятся в папке на жестком диске, где установлена программа «Инфо-Бухгалтер».

Для создания рабочего журнала хозяйственных операций вашей организации необходимо проделать следующее:

1. Открыть текущий журнал хозяйственных операций, воспользовавшись пунктом меню «Операции – Журнал».

2. Открыть пустой журнал хозяйственных операций standard.shp. Для этого воспользуйтесь пунктом меню «Файлы – Открыть». С помощью диалога «Считать из файла» выберите файл standard.shp и нажмите кнопку «OK» диалога «Считать из файла».

3. На основе пустого журнала хозяйственных операций создайте Ваш рабочий журнал хозяйственных операций. Для этого выберите пункт меню «Файлы - Сохранить как». В поле «Имя файла» появившегося диалога «Записать в файл» введите имя файла Вашего журнала хозяйственных операций.

При задании имени файла придерживайтесь двух следующих правил:

1. При вводе названий файлов, создаваемых с помощью программы «Инфо-Бухгалтер», рекомендуется использовать только латинские буквы и цифры.

2. Название файла рекомендуется составлять из полного или сокращенного названия Вашего предприятия и года ведения журнала (касается только файлов журнала хозяйственных операций).

В правой части строки состояния главного окна программы «Инфо-Бухгалтер» должно появиться название Вашего рабочего журнала хозяйственных операций.

На данный момент Ваш рабочий журнал не имеет ни одной хозяйственной операции, имеет нулевые исходные остатки и план счетов программы «Инфо-Бухгалтер» с начальным разбиением.

Для открытия файла журнала хозяйственных операций вам необходимо воспользоваться пунктом меню «Файлы – Открыть» или кнопкой на панели инструментов Загрузка данных с диска. Для создания копии журнала хозяйственных операций на дискету или винчестер в любой момент времени вы можете воспользоваться пунктом меню «Файлы - Сохранить как».

Если вам необходимо удалить все хозяйственные операции из журнала хозяйственных операций, то вы можете воспользоваться пунктом меню «Файлы – Очистить». При выборе этого пункта меню программа «Инфо-Бухгалтер» делает дополнительный запрос на удаление всех хозяйственных операций. Пункт меню «Файлы – Очистить» интересен также тем, что при работе с окном «Исходные остатки» выбор этого пункта меню приводит к обнулению исходных остатков по всем счетам плана счетов.

Любой файл журнала хозяйственных операций содержит в себе следующую структуру данных:

1. Наборы хозяйственных операций,

2. Наборы проводок,

3. План счетов

4. Исходные остатки.

Несмотря на то, что визуально журнал хозяйственных операций, план счетов и исходные остатки представляют собой отдельные документы, все эти данные хранятся в файле журнала хозяйственных операций. Поэтому, сохраняя план счетов, исходные остатки или журнал хозяйственных операций, вы сохраняете на самом деле в файл все эти данные. Соответственно, используя другой файл журнала хозяйственных операций, вы работаете не только с другими хозяйственными операциями и проводками, но и с другим планом счетов и другими исходными остатками.

Ввод и редактирование бухгалтерской информации

Существует три способа ввода информации в журнал хозяйственных операций:

• с помощью типовых операций программы «Инфо-Бухгалтер»;

• при формировании документов программы «Инфо-Бухгалтер»;

• вручную.

Типовая операция – это средство для автоматизированного создания хозяйственной операции с определенным набором проводок. Использование типовых операций позволяет максимально упростить создание хозяйственных операций. Типовые операции используются в случае, когда вы работаете с входящим потоком документов. Например, Ваш заказчик перечисляет вам деньги за реализованный товар. На основании платежного поручения от заказчика или банковской выписки вы должны ввести хозяйственную операцию об оплате в журнал хозяйственных операций с помощью типовой операции.

Второй способ ввода хозяйственных операций используется, когда вы работаете с исходящим потоком документов. При формировании таких документов, как приходный (расходный) кассовый ордер, накладная, платежное поручение, счет-фактура автоматически создается соответствующая хозяйственная операция.

При вводе новой хозяйственной операции появляется диалог «Типовые операции». Все типовые операции сгруппированы по разделам. Любая типовая операция представляет собой диалог с полями ввода и кнопками «ОК», «Отмена». Необходимо правильно заполнить поля ввода, указав исходные данные, и нажать кнопку «ОК» диалога типовой операции для создания новой хозяйственной операции. Кнопки, расположенные справа от некоторых полей ввода диалога типовой операции служат для ввода данных в поля ввода типовых операций (и бланков).

При вводе сумм и чисел такие кнопки позволяют вам вызвать встроенный калькулятор. С помощью калькулятора вы можете просто ввести сумму или произвести необходимый расчет суммы и подставить результат вычислений в поле ввода типа «число». Для подстановки результата вычислений используйте кнопку «Подставить» калькулятора.

При вводе счетов, кнопка расположенная справа от поля ввода, позволяет вам вызвать окно плана счетов. Используя план счетов, вы можете выбрать и подставить нужный счет в поле ввода типа «счет». Будьте внимательны при вводе счетов – для формирования проводки вам необходимо выбрать счет последнего уровня.

При работе с датами, вы можете вызвать встроенный календарь (окно «Дата»). Кнопки «Влево», «Вправо» позволяют вам двигаться по календарю. Нажав кнопку с обозначением числа (дня) в месяце и нажав кнопку «ОК», вы можете подставить выбранную дату в поле ввода.

Если нужной вам типовой операции нет в списке типовых операций, то самый простой способ ввода новой хозяйственной операции состоит в том, чтобы отказаться от ввода типовых операций. Для этого используется кнопка «Вручную» диалога «Типовые операции». На экране монитора появится незаполненный диалог «Новая хозяйственная операция». С помощью этого диалога введите все необходимые данные и проводки новой хозяйственной операции. Нажмите кнопку «ОК» диалога «Новая хозяйственная операция» для занесения хозяйственной операции в журнал хозяйственных операций.

Вы можете также использовать буфер обмена Windows для быстрого создания нескольких однотипных хозяйственных операций. Переместитесь на хозяйственную операцию, копию которой вы хотите создать. Используйте пункт меню «Правка – Копировать» для копирования хозяйственной операции в буфер обмена. Далее воспользуйтесь пунктом меню «Правка – Вставить» для создания копии выделенной хозяйственной операции. Перейдите на вновь созданную копию хозяйственной операции. Теперь, используя пункт меню «Правка – Изменить», измените параметры копии хозяйственной операции по необходимости.

Настройка вида ЖХО

Для изменения вида журнала хозяйственных операций вам необходимо воспользоваться пунктом меню «Установка – Настройки». Выберите закладку «Хозяйственные операции» появившегося диалога «Настройки». Группа «Показывать» закладки «Хозяйственные операции» служит для настройки вида журнала хозяйственных операций:

1. установка флажка «Окно проводок» позволяет вам отображать окно проводок в окне журнала хозяйственных операций. При этом поле со списком «Строк в окне проводок» позволяет задать высоту окна проводок в строках (проводках). Если флажок «Окно проводок» сброшен, то поле «Строк в окне проводок» становится недоступным;

2. установка флажков «Номер документа» и «Номер рабочего места» позволит отображать соответственно номер документа и номер рабочего места, связанных с данной хозяйственной операцией в журнале хозяйственных операций;

3. установка флажка «Проводки вместе с операциями» приводит к отображению хозяйственных операций вместе с проводками.

4. установка флажков «Сумму 1-ой проводки» и «Сумму всей операции» приводит к созданию дополнительных столбцов в окне списка хозяйственных операций, в которых будут отображены соответственно сумма первой проводки сумма по операции.

Для представления журнала хозяйственных операций в полной форме, снимите флажок «Окно проводок» и установите флажок «Проводки вместе с операциями» группы «Параметры» закладки «Хозяйственные операции» диалога «Настройки». Нажмите кнопку «ОК» для сохранения введенных изменений параметров и закрытия диалога «Настройки». Для вступления в силу введенных параметров настройки вида журнала хозяйственных операций закройте окно журнала хозяйственных операций (если оно было открыто). Затем снова откройте журнал хозяйственных операций. В данном случае хозяйственные операции в журнале хозяйственных операций отображаются вместе с проводками и суммами.