Лекция 10. Отчеты и диаграммы

Для создания печатных документов в MS Access служат специальные объекты – отчеты.

Структура отчетов, как и форм, состоит из разделов и элементов управления. Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Создание отчетов может выполняться:

• автоматически (автоотчет);

• полуавтоматически (с помощью Мастера);

• вручную (в режиме Конструктора).

Структура отчета

Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления, наоборот, меньше.

Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.

1. Как видно из рисунка, структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания.

2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

3. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.

4. В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере.

5. Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.

6. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.

Создание отчета с помощью мастера

1. В окне базы данных активизируйте ярлык Отчеты  Создание отчета с помощью мастера.

2. В нижнем поле выберите в качестве базовой подходящую таблицу или запрос  ОК;

3. С помощью кнопки (или двойным щелчком) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля  Далее;

4. Во втором окне диалога необходимо указать вид представления данных в отчете.

5. Access позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка производится не более чем по четырем полям. По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию.

6. Если предусмотрено получение итоговых значений по какому-либо полю, то выделите это поле в третьем окне диалога и нажмите кнопку Итоги. В окне Итоги установите флажки Sum (вычисление общего количества), данные и итоги  ОК  Далее.

7. Мастер отчетов предлагает на выбор несколько стилей макета отчета. В левой части окна отображается вид выбранного стиля макета, выберите в группе Макет переключатель ступенчатый. По умолчанию Мастер отчетов устанавливает флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице, что позволяет сэкономить бумагу и сделать отчет более удобным для чтения. В группе Ориентация и выберите переключатель книжная  ОК  Далее;

8. В следующем окне выберите стиль оформления  Далее;

9. В последнем окне диалога Мастер отчетов введите заголовок отчета  Готово.