Создание таблиц

Перед созданием базы нужно создать для нее пустую заготовку, дать ей имя и указать место на диске. Для этого:

1. выберите Файл Создать. Откроется окно диалога Создание.

2. выберите элемент База данных  ОК.

3. в окне Файл новой базы данных укажите место сохранения создаваемой базы данных (диск и папку) и ее имя.

4. введите имя новой базы данных:– ТелефоннаяКомпания  Создать.

Теперь перед вами пустая база данных ТелефоннаяКомпания. В ней не создано еще ни одного объекта.

При работе с таблицами, запросами, формами и отчетами вы непременно будете сталкиваться с режимом работы конструктор. Напомним, что Access поддерживает два режима работы с таблицами: режим просмотра и режим конструктора.

Рис.7. Окно просмотра таблицы в режиме конструктора

Работа в режиме конструктора приводит к изменению (определению) свойств полей таблицы, а не к изменению самих данных.

Познакомимся со структурой окна конструктора таблицы. Окно конструктора таблицы условно можно разделить на две части. В верхней части окна расположен бланк, который напоминает обычную таблицу, состоящую из трех колонок (столбцов). В первом столбце бланка перечислены имена полей, во втором – типы данных полей таблицы, в третьем столбце дается описание поля.

Тип данных определяет, какие данные хранятся в поле (текст, число, да/нет, дата, время и т.д.).

Текст описания появляется в строке состояния при помещении курсора в поле в режиме просмотра таблицы. Например, при перемещении курсора в режиме просмотра в поле Должность в строку состояния будет выведен текст: «Должность сотрудника». Таким образом, каждая строка бланка конструктора содержит информацию о конкретном поле таблицы.

Познакомьтесь со свойствами полей открытой таблицы. Со строками бланка конструктора таблицы можно производить следующие действия: выделять строку, удалять строку, изменять высоту строки.

В окне конструктора вы работаете с полями таблицы, а значит, переместив или удалив строку бланка, вы переместите или удалите столбец из таблицы (поле из записи).

Для перемещения столбца в режиме конструктора таблицы нужно:

1. выделить строку с его именем (щелкнуть в области маркировки слева от имени поля),

2. поместить курсор мыши в область выделения и, удерживая левую кнопку нажатой, переместить выделенный фрагмент в нужное место.

Обратите внимание на маленький ключик в области маркировки строки напротив поля КодСотрудника. Изображение ключика в этой области говорит о том, что установлен ключ на соответствующее поле, а само поле является ключевым.

Ключевое поле – это поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице. В области маркировки ключевого поля находится изображение ключа.

При изменении структуры таблицы система управления базой данных всегда выдает запрос на сохранение изменений. Но содержание таблиц – это совсем другое дело. Его нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически. Пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск. Экспериментируя с таблицами, надо знать, что все изменения, которые вносятся в их содержание, имеют необратимый характер. Нельзя что-то изменить, удалить, а потом отказаться от сохранения и вернуться к исходному варианту.

Начнем создание таблицы «Абоненты».

Для этого:

1. В базе данных активизируйте вкладку Таблицы. Поскольку мы будем создавать новую таблицу в режиме конструктора, выполните двойной щелчок мышью по ярлыку нового объекта Создание таблицы в режиме конструктора. Если вы сделали все правильно, то будет выведен пустой бланк таблицы.

2. Введите имена полей, типы данных, описания, размеры/форматы полей, условия назначения полей таблицы.

3. Заполнение необходимых полей сделайте обязательным. В каких-то полях значения могут и отсутствовать. Например, поле «Льгота» для абонентов, не имеющих льгот, не заполняется. Числовое поле по умолчанию имеет значение 0.

4. Задайте ключевое поле таблицы. Для этого установите курсор в строку с именем этого поля и щелкните на кнопке Ключевое полена панели инструментов Конструктор таблиц.

Сохраните таблицу. Кнопка Сохранить на панели инструментов позволяет перейти к вводу имени таблицы. При этом следует помнить, что имена объектов не должны повторяться. В противном случае Access выведет сообщение об ошибке и откажется выполнить действие.

5. Переключитесь в режим просмотра содержимого таблицы. Теперь можно вводить записи.

В процессе работы может возникнуть необходимость сменить имя таблицы (или другого объекта). В этом случае нужно

1. щелкнуть правой кнопкой мыши на объекте и выбрать режим Переименовать;

2. набрать новое имя для объекта  Enter.

Затем нужно создать остальные таблицы базы «Телефонная компания». Для создания таблицы «Разговоры» потребуется использовать списки подстановок.