Объекты баз данных

Таблицы – основные объекты базы данных. Если нет таблиц, то данные некуда записывать, а значит, нет и базы. Таблицы состоят из столбцов (полей) и строк (записей), содержащих сведения об определенном объекте. Поле – это категория информации, такая как имя или адрес покупателя, а запись – набор полей, характеризующих некоторый объект (например, данные о покупателе). Каждая таблица хранит информацию на определенную тему.

Запросы позволяют пользователю получить данные из одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих некоторым условиям. Например, «Какие наборы чаще заказывают покупатели?» или «Сколько заказов нужно выполнить?». Запросы позволяют сконцентрировать внимание именно на тех данных, которые нужны для решения текущей задачи. Результат запроса называется ВЫБОРКОЙ.

Формы используются для просмотра, ввода и редактирования информации в полях базы данных. Они представляют собой более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим таблицы. Так как информация в базах данных постоянно обновляется, необходимо добавлять в них новые данные и удалять устаревшие. Проще выполнять эти функции с помощью форм.

Отчеты предназначены для форматирования, вычисления итогов и печати выбранных данных. Отчеты не могут редактироваться, но могут содержать данные из нескольких таблиц или форм.

Знакомство с объектами СТРАНИЦЫ, МАКРОСЫ и МОДУЛИ в Access выходит за рамки данного курса.

Для перемещения к каким-либо объектам базы данных достаточно щелкнуть левой клавишей мыши по ярлыку с соответствующим названием.

Кроме шести вкладок для основных объектов окно базы данных содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.

1. Кнопка Открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.

2. Кнопка Конструктор тоже открывает избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления. Очевидно, что этот режим служит не для пользователей базы, а для ее разработчиков.

3. Действие кнопки Создать соответствует ее названию. Она служит для создания новых объектов. Этот элемент управления тоже предназначен для проектировщиков базы. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью Мастера.

В Access в таблицах осуществляется хранение информации. Таблица – это основа любой реляционной базы данных. Примерами табличной организации данных служат список группы, каталог товаров.

Структура таблицы

В таблице базы данных каждый столбец называют полем. Каждый столбец должен содержать только один определенный тип информации (например, год рождения, фамилию или что-то еще).

Запись представляет собой строчку таблицы и содержит набор данных об определенном объекте. В приведенном примере это заказ на поставку некоторого товара. Каждый столбец содержит информацию о каком-либо свойстве объекта, в данном случае это наименование товара, цена и т.п. Ключевым полем для этой таблицы является код заказа.

Итак, каждая строчка таблицы определяет запись, которая характеризуется уникальным номером, а у каждого столбца есть свое неповторимое имя, которое и называют именем поля таблицы.

КодЗаказа	НаименованиеТовар	Цена	Количество	Скидка
10248	NuNuCa Nuss-Nougat-Creme	140,00р.	23	3,00%
10248	Chartreuse verte	35,30р.	1	0,00%
10248	Jack's New England Clam Chowder	98,00р.	10	0,00%
10248	Camembert Pierrot	345,00р.	4	5,00%

Современные версии Access допускают употребление пробелов и знаков препинания в именах полей. Тем не менее, лучше не включать в имена полей знаки препинания и пробелы, а ограничиться буквами и цифрами. Если в наименованиях допускаются прописные и строчные буквы, в качестве разделителей слов можно использовать заглавные буквы. Например, КодЗаказа или КОД_ЗАКАЗА.

З апросы позволяют пользователю получить данные из одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих некоторым условиям. Например, «Какие наборы чаще заказывают покупатели?» или «Сколько заказов нужно выполнить?». Запросы позволяют выбрать из базы те данные, которые нужны для решения конкретной задачи. Запрос является одним из стандартных объектов MS Access.

Рис. 2. Окно запроса в режиме просмотра

Окно просмотра запроса аналогично окну просмотра таблицы, поэтому вы сможете смело перемещаться по записям при помощи линеек прокрутки, клавиши Tab, кнопок со стрелками и кнопок перемещения по записям.

Формы Access являются объектами базы данных так же, как и таблицы и запросы. Формы используются в первую очередь для ввода и отображения данных. Они представляют собой более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим таблицы.

При просмотре форм вы встретите знакомые кнопки перемещения по записям, линейки прокрутки. Используйте их для просмотра данных.

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Отчеты создаются на базе таблиц либо запроса. Отчеты не предназначены для ввода и редактирования данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные.

Отметим, что пользователь чаще всего не имеет дела ни с таблицами, ни с запросами. Они являются своего рода «кухней», скрытой от посторонних глаз. Лицом же базы данных являются формы и отчеты. Из них и складывается интерфейс пользователя созданной вами базы.