Автоотчеты

Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания.

1. В окне базы данных откройте вкладку Отчеты  Создать;

2. В открывшемся окне диалога выберите:

• автоотчет в столбец или ленточный;

• исходную таблицу.

3. ОК.

Создание диаграмм

При помощи диаграмм данные отображаются в более удобном для восприятия виде. Диаграммы дают возможность увидеть обычно плохо воспринимаемые соотношения между данными, более наглядно представить тенденции изменения данных.

В некотором смысле диаграммы похожи на формы и отчеты они позволяют просматривать данные с наиболее полным учетом их специфики и области применения.

В Access диаграммы создаются при помощи мастера диаграмм. Этот мастер используется в двух случаях:

• при создании новой формы или отчета «с нуля»;

• при использовании существующих форм или отчетов в режиме конструктора.

Первый случай является наиболее простым и позволяет быстро создавать новые диаграммы. Когда диаграмма создается таким образом. Access представит форму или отчет с одной диаграммой.

Когда используется второй способ, результат получается такой же, но с одним исключением. Вы можете связать диаграмму с конкретными полями в форме или отчете.

Создание диаграммы «с нуля»

Откройте базу данных.

1. Выведите на передний план одну из вкладок  Создать;

2. Мастер диаграмм;

3. Щелкните в поле Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос;

4. Щелкните подходящую таблицу или запрос  ОК.

Теперь выполните следующие действия:

1. Сделайте двойной щелчок на полях, которые включаются в диаграмму  Далее;

2. Выберите тип диаграммы  Далее.

По крайней мере, одно из выбранных полей должно содержать числовые данные.

В следующем окне диалога Access отображает выбранные поля в виде кнопок. Access делает предположение о том, по каким осям размещаются данные из полей, и показывает в левой части окна приблизительный вариант получающегося результата.

Если вы хотите изменить вариант, предложенный Access, то выполните:

1. Щелкните мышью поле, представленное в виде кнопки и удерживайте кнопку мыши нажатой;

2. Перетащите выбранное поле на соответствующую ось координат диаграммы;

3. Для предварительного просмотра диаграммы щелкните кнопку Образец  Далее;

4. Задайте название диаграммы, поставьте галочку в поле Открытие отчета с диаграммой  Готово.

Мастер диаграмм учитывает, что в диаграммах следует использовать «легенду» (пояснение, которое устанавливает связь цветов диаграммы с представляемыми данными).

Создание встроенной диаграммы

Вы можете также запускать мастер диаграмм из окна, отображающего имеющиеся форму или отчет. Однако, в этом случае процедура запуска имеет некоторые отличия. Пример, рассматриваемый в этом и в последующих разделах, иллюстрирует добавление диаграммы в имеющуюся форму. В отчет диаграмма добавляется таким же образом. Прежде всего:

• откройте соответствующую форму или отчет;

• Вид  Конструктор;

• Вставка  Диаграмма

• Перетащите указатель по экрану для определения области расположения диаграммы. На экране появится окно диалога;

• В поле Показать поставьте флажок в окне Таблицы и запросы;

• В списке выберите таблицу или запрос для создания диаграммы  Далее;

• Выберите (двойным щелчком) поля с данными, которые необходимо отобразить в диаграмме  Далее;

• Выберите тип диаграммы  Далее.

• Выберите тип отображения данных на диаграмме;

• Щелкните в Поля Форма и выберите поле из появившегося списка;

• Щелкните в Поля Диаграммы и выберите поле из появившегося списка  Далее.

• Задать название диаграммы  Готово.

Если требуется связать данные, отображаемые на диаграмме, с полями формы или отчета, на основе которых создается диаграмма, выполните следующие действия. Если не требуется связывать диаграмму с полями формы или отчета, то сразу Далее.