3.2.Порядок приймання і видачі готівки та оформлення касових документів.

При прийманні грошових білетів і монет до каси касири підприємств зобов'язані керуватися Загальними правилами визначення ознак платіжності грошових білетів та розмінної монети Національного банку України (додаток N 1).

Приймання готівки касами підприємств проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою.

Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (далі - видатковими документами). Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо.

У разі, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках і таке інше є дозвільний надпис керівника підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Заготівельні організації, у тому числі і організації споживчої кооперації, можуть проводити видачу готівки здавальникам сільськогосподарських продуктів і сировини за відомостями, в яких вказуються їх прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що завіряються підписом здавальника, з подальшим складанням (після закінчення робочого дня) загального видаткового касового ордера на всі видані за день суми за заготівельними квитанціями.

У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляється на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.

Для своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки клієнт повинен у встановлені банком строки попередити (письмово або усно) установу банку про суму коштів у банкнотах та розмінній монеті, що передбачається для отримання.

У разі видачі окремій особі грошей за видатковим документом, касир вимагає пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача*, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий і забирає розписку одержувача. Якщо видатковий документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, які засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі розрахункових документів.

Документом, що засвідчує особу, є паспорт громадянина України, посвідка на проживання особи без громадянства, військовий квиток Міністерства оборони України, службове посвідчення військовослужбовців Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Управління державної охорони України, посвідчення особи працівників інкасації Національного банку України та інші документи, що засвідчують особу.

Розписка в одержанні грошей може бути зроблена тільки власноручно у темному кольорі чорнилом або пастою кулькових ручок із зазначенням одержаної суми (гривень - літерами, копійок - цифрами). У разі одержання грошей за відомістю сума літерами не вказується, а лише цифрами.

Видача грошей особам, яких немає в списковому складі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.

Видача грошей особам, що залучаються на сільськогосподарські і вантажно-розвантажувальні роботи, а також для подолання наслідків стихійного лиха, може проводитися за відомістю. Відомості складаються окремо за кожною організацією, працівники якої були направлені на вказані роботи, і засвідчуються (крім підпису керівника і головного бухгалтера підприємства - організатора робіт) підписом уповноваженого відповідної організації.

Видачу грошей касир проводить тільки особі, вказаній у видатковому документі. Якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим в установленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомістю, перед розпискою в одержанні грошей касир робить надпис: "За дорученням". Видача грошей за дорученням проводиться відповідно до вимог, передбачених у пункті. Доручення залишається у касира і долучається до видаткового касового ордера або відомості.

У разі видачі грошей особі, що не має змоги через хворобу або з інших поважних причин підписатися особисто, за її письмовим дорученням за неї може підписатися інша особа, але тільки не працівник бухгалтерії або каси цього підприємства. На видатковому касовому ордері вказується найменування, номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей і особу, яка розписалася за отримання грошей.

Оплата праці, виплата допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій провадиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний надпис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера підприємства або осіб, ними уповноважених, із зазначенням строків видачі грошей і суми літерами.

В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на оплату праці (у разі відпустки, хвороби і таке інше), а також видача депонованих сум і грошей під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, кільком особам.

Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам провадяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.

Після закінчення встановлених пунктом 6 строків оплати праці, виплати допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій касир повинен:

а) у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено оплату праці, виплату допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій або премій, поставити штамп або зробити відмітку від руки: "Депоновано";

б) скласти реєстр депонованих сум;

в) у кінці відомості зробити надпис про фактично виплачену суму і недоодержану суму виплат, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити надпис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться надпис: "Гроші за відомістю видавав (підпис)". Видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється;

г) записати в касову книгу фактично виплачену суму і проставити на відомості штамп: "Видатковий касовий ордер N___".

Бухгалтерія робить перевірку зазначок, зроблених касирами у платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми підлягають здаванню до установи банку і на ці суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється.

Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити.

а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;

б) правильність оформлення документів;

в) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передачі у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплату заробітної плати, реєструються після її видачі.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися з використанням технічних засобів. При цьому в машинограмі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", яка складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи, після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються і переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців по закінченні календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера підприємства. До кінця робочого дня документи мають бути обов'язково повернені. Довідки за касовими документами видаються відповідним органам за їх вимогами у випадках, передбачених чинним законодавством, що підписані керівником і головним бухгалтером.

Касові документи можуть бути вилучені у підприємств за постановою слідчих, судових органів, прокуратури, арбітражного суду, рішенням державної контрольно-ревізійної служби і державної податкової адміністрації.

На місце вилученого справжнього документа підшиваються завірена матеріально відповідальною особою копія вилученого документа, все листування про вилучення документа, протокол вилучення, розписка особи, яка одержала справжній документ або поштова квитанція про надсилання документа тощо.

У разі, якщо вилученню підлягають одночасно кілька касових документів з різними датами одного календарного року, на місце одного з вилучених документів долучається його копія, вимога на вилучення (протокол вилучення і таке інше), а замість останніх - тільки копії з відмітками про місцезнаходження вимоги. (дод.3)