1.2 Процесс планирования. Понятие, сущность и функции стратегического, тактического и оперативного планирования

Процесс – это последовательная смена состояний объекта во времени.

Процесс планирования состоит из следующих этапов:

• Определение миссии, целей и задач организации

• Анализ и оценка внешней и внутренний среды организации. Определение угроз, возможностей и ключевых факторов успеха во внешней среде, а так же сильных сторон, слабостей и отличительных компетенций во внутренней среде;

• Выработка различных вариантов стратегии;

• Оценка и выбор одной из альтернативных стратегий;

• Разработка окончательного стратегического плана;

• Осуществление среднесрочного тактического планирования, подготовка среднесрочных планов и программ, на основе стратегического плана;

• Разработка оперативного плана на основе стратегического и тактического планов;

• Организация выполнения планов - доведение планов до конкретных исполнителей, в виде заданий, сроков, качественных и количественных показателей;

• Проверка и оценка планов, определение предпосылок для корректировки существующих планов, либо формирование новых планов в случае несоответствий планируемых показателей с реальными;

Общая схема планирования (при условии что миссия, цели и задачи объекта планирования уже определены) выглядит следующим образом:

Рисунок 1

Как видно из рисунка, процесс планирования представляет собой замкнутый цикл, с прямой и обратной связью.

Планирование начинается с выбора целей. Основная, наиболее общая цель предприятия, четко выражающая основную причину его существования, называется миссией. Цели разрабатываются для осуществления этой миссии. Миссия – это, главным образом, направление, видение компанией своего предназначения в рамках общества. Как правило, миссия организации определяется на этапе становления организации и редко меняется. Миссия может содержать элементы видения, философии, концепции, образа и намерений организации, описание товаров и услуг предлагаемых организацией, характеристики технологии используемых или предлагаемых организацией, определение основных потребителей и пользователей. Например, миссия известной компании Google состоит в “организации мировой информации, обеспечении ее доступности и пользы для всех”¹.

Миссия играет большое значение для организации, так как она:

• Является критерием для оценки необходимости всех действий, осуществляемых в компании, платформой для всех плановых решений организации и дальнейшего определения её целей и задач;

• Является базой для определения и обеспечения непротиворечивости целей организации;

• Представляет в явном виде то, для чего существует компания;

• Помогает согласовать усилия всех лиц связанных с организацией (собственников, руководство, персонал, клиентов и др.);

• Способствует созданию корпоративного духа;

Не все компании заботятся о формулировании миссии. Часто за очевидную миссию организации принимается “получаемая прибыль”. Но на самом деле прибыль не соответствует общей миссии, хотя и является существенной целью. Организация является открытой системой, и она может выжить, в конечном счете, только если будет удовлетворять какую-либо потребность вне себя, чтобы заработать прибыль, необходимую для выживания. Поэтому, руководство должно искать общую цель организации именно во внешней среде. Выбор же такой миссии организации, как прибыль, делает её “близорукой”, ограничивая круг альтернатив при принятии решений. В итоге, цепочка решений, принятых на базе меньшего набора альтернатив, может привести к низкому уровню эффективности организации.

Цели организации определяются после получения формулировки миссии. Миссия, с одной стороны, дает возможность установить, какие цели необходимо поставить, с другой стороны отсекает часть возможных целей, несоответствующих миссии. Цель – это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность¹. В зависимости от специфики отрасли, особенностей среды, характера и содержания миссии каждой организации, устанавливаются собственные цели.

Целями организации могут быть:

• Рыночные цели

  • Число пользователей

  • Число клиентов, число платных аккаунтов

  • Доля рынка

• Производственные цели

  • Обеспечить определенный темп разработки

  • Создать API

• Организационные цели

  • Принять на работу менеджера по управлению IT проектами

  • Внедрить систему управления проектами

• Финансовые цели

  • Валовая и чистая прибыль

Для определения правильности формулировки стратегических целей, можно использовать аббревиатуру SMART. Согласно аббревиатуре SMART, цели должны быть:

• Конкретными (Specific);

• Измеримыми (Measuarable);

• Достижимыми (Archivable);

• Согласованными (Relevant);

  • С миссией компании;

  • Между собой;

  • С теми, кому предстоит их выполнять;

• Определенными во времени (Timebounded);

Если цели не соответствуют SMART критериям, их следует пересмотреть. Определив стратегические цели, важно расставить приоритеты, так как невозможно решать все задачи одновременно.

Стратегия организации представляет совокупность её главных целей и основных способов их достижения. Стратегический план – это общий, всесторонний план достижения цели, он включает миссию компании, цели и долгосрочные задачи. Стратегическое планирование предполагает длительный плановый горизонт на 10-15 лет. Но в условиях изменчивости интернет среды, в большинстве компаний, создающих интернет приложения, стратегия разрабатывается на среднесрочный период, не более 5 лет.

Наконец планирование приобретает смысл только тогда, когда планы реализуются. Цели являются важнейшим компонентом планирования, но не обеспечивают достаточных ориентиров для поведения реальных сотрудников организации. Движимые даже наилучшими намерениями, работники могут запросто выбрать способ действий, который не обеспечит достижения целей. Чтобы избежать неправильного толкования и обеспечить координацию деятельности сотрудников, руководство должно разрабатывать конкретные указания и планы по достижению целей, чтобы наладить процесс реализации стратегического плана.

Подобно тому, как руководство вырабатывает краткосрочные цели, согласующиеся с долгосрочными и облегчающие их достижение, оно также должно разрабатывать краткосрочные планы, согласующиеся с его общими долгосрочными планами. Такие краткосрочные стратегии называются тактикой. Тактическое планирование занимает промежуточное положение между стратегическим и оперативным планированием, как правило, оно охватывает плановый горизонт на 1-2 года и является периодическим. Тактическое планирование имеет дело с постановкой и разработкой путей решения тактических задач, подчиненных стратегическим целям. Суть хорошо поставленного тактического планирования в том, чтобы провести долгосрочные стратегические решения в количественные показатели тактического плана, обеспечивающие постоянную координацию производственно-хозяйственной деятельности. Поэтому тактический план, как бы тщательно он ни был разработан, без стратегического плана эффекта не даст. Тактическое планирование выступает как средство реализации стратегического плана предприятия. В рамках тактического планирования, исходя из имеющегося ресурсного потенциала предприятия, с учетом реализуемой стратегии развития определяются и утверждаются ведущие к достижению генеральных целей в среднесрочном и краткосрочном периодах:

• продуктовая программа;

• планы (задачи и мероприятия) по функциональным сферам деятельности;

• проекты или целевые программы.

Тактический план представляет собой развернутую программу деятельности предприятия, направленную на достижение генеральных целей стратегического плана при наиболее полном и рациональном использовании материальных, трудовых, финансовых и природных ресурсов. Особое внимание в тактическом плане должно уделяться показателям эффективности деятельности предприятия: повышению конкурентоспособности продукции, обеспечению желаемого уровня рентабельности, росту производительности труда, соблюдению договорных обязательств.

Управленческие решения, принимаемые при тактическом планировании, базируются на более объективной и полной информации, чем при стратегическом планировании. Эти решения более детальны и конкретны, связаны с меньшим риском, так как разрабатываются на меньший временной период. Кроме того, текущие плановые решения легче количественно оценивать, ранжировать по критериям и выбирать наиболее оптимальный вариант.

Тактический план выполняет функции координации и контроля.

Функция координации действий предполагает, что план устанавливает определенные пропорции между ресурсами и видами деятельности предприятия. Координация требует интеграции всех разделов текущего плана. Поэтому на крупных предприятиях процесс планирования носит повторяющийся характер и требует создания сложной плановой системы. На протяжении всего процесса планирования должна осуществляться проверка согласованности планов с учетом реализуемости и эффективности предлагаемых управленческих решений. Кроме того, необходимо применение в тактическом планировании различных оптимизационных методов.

Важнейшей функцией тактического планирования является обеспечение эффективного контроля. Точность реализации целевых установок плана, зависит от того, как налажен контроль за его выполнением. Система отчетности о выполнении плана, методы оценки и измерения результатов деятельности всех структурных подразделений предприятия должны позволить организовать управление по отклонениям. Это дает возможность высшему управленческому персоналу уделять внимание только исключительным событиям или ситуациям, вызывающим отклонения от нормального хода производства. Тем самым сберегается время для решения первоочередных стратегических вопросов.

Основными задачами тактического планирования являются:

• формирование оптимальной или обеспечивающей достижение требуемого уровня финансового результата продуктовой программы;

• разработка комплекса соответствующих функциональных и проектных мероприятий.

Составление, координация и утверждение тактических планов в подразделениях осуществляется в ходе многоступенчатого, итеративного процесса планирования с учетом взаимовлияния всех подразделений и уровней управления предприятия¹.

Чтобы избежать неправильного толкования тактического плана, необходимо разработать дополнительные ориентиры. Таким этапом в процессе реализации плана является выработка политики. Политика – это общее руководство действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей. Политика объясняет, каким образом должны быть достигнуты цели и помогает избежать принятия близоруких решений, основанных на требованиях текущего момента. Как правило, политика формулируется высшим руководством.

Зачастую, прошлый опыт может помочь в принятии будущих решений. Напоминание о том, что случилось в прошлом, поможет предупредить ошибку, кроме того, не нужно заново повторять анализ, который дал удовлетворительное решение; Таким образом, когда определённая ситуация, требующая принятия решения, имеет тенденцию часто повторяться, эффективным будет решение повторно применять испытанный временем способ действий, и выработать стандартизированные указания. Формально выраженные стандартизированные указания такого рода называются “процедурой”. Обычно процедуры описывают последовательность действий, которые необходимо предпринять в конкретной ситуации. В сущности, процедура является запрограммированным решением, которое исключает необходимость “изобретать заново”. Индивид, действующий согласно процедуре, имеет малую свободу действий.

Если же реализация плана зависит от максимально точной реализации задачи, свобода выбора может быть полностью исключена. Правило точно определяет, что должно быть сделано в конкретной ситуации.

Очевидно, чтобы планы были реализованы, кто-то, должен фактически выполнить каждую из задач, вытекающих из целей организации. Поэтому, после того как тактический план завершен, необходимо конкретизировать его до реальных действий членов организации. В этом суть оперативного планирования – согласование всех элементов производственного процесса, во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.² Оперативное планирование конкретизирует и детализирует производственную программу в течение декады, недели или суток, выполняет координирующую функцию, обеспечивая слаженную работу всех подразделений предприятия. Основной задачей оперативного планирования является обеспечение на предприятии слаженного и ритмичного хода всех производственных процессов, для наибольшего удовлетворения потребностей рынка, эффективного использования имеющихся ресурсов и максимизации прибыли.