2. Понятие экспертизы ценности документов

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность проведения оценки ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов производится в три этапа: на первом этапе при составлении номенклатуры дел определяются сроки хранения создаваемых документов; на втором этапе происходит подготовка документов к сдаче в архив организации; на третьем этапе вновь уточняется ценность документов для их передачи на постоянное хранение из ведомственного архива в государственный.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на архивное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в каждой организации создаются постоянно действующие экспертные комис­сии (ЭК), назначаемые приказом руководителя предприятия, организации, учреждения. Возглавляет экспертную комиссию руководитель организации или его заместитель. Секретарем экспертной комиссии назначается секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. В состав комиссии входят от трех до шести человек (как правило, это заместитель руководителя, юрист, сотрудник отдела кадров, бухгалтерии, заведующий канцелярией, заведующий архивом организации и др.). Комиссия заседает по мере надобности, но не реже двух раз в год. Это коллегиальный орган, поэтому заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии, утверждает руководитель организации.

Функции экспертной комиссии определены в правилах, которые разработаны государственным архивным учреждением (Положение об экспертной комиссии, Положение о Центральной экспертной комиссии). Основными задачами работы экспертной комиссии являются: рассмотрение порядка оформления номенклатурных дел в организации и ее структурных подразделениях; организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение; рассмотрение годовых описей документов и дел, оформляемых на постоянное хранение; рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек. Кроме того, на экспертные комиссии возлагается задача рассмотрения актов о неисправимом повреж­дении документов постоянного хранения и необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, решения вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения, подготовки и внесения на рассмотрение предложений об установлении и изменении сроков хранения документов, рассмотрения перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.д.

3. Определение сроков хранения

Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций, независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.

На основе и в развитие работ Архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли, все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Архивной службе. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (2000 г., 2006 г.), а для документов, созданных ранее 1995 года, также «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения» (1988 г.).

Действующий Перечень разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроков их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

• организация системы управления;

• планирование деятельности;

• финансирование деятельности;

• учет и отчетность;

• экономические, научные, культурные связи;

• информационное обслуживание;

• трудовые отношения;

• кадровое обеспечение;

• материально-техническое обеспечение деятельности;

• административно-хозяйственные вопросы;

• социально-бытовые вопросы;

• деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения, например статья 193 «Книги, журналы, картотеки учета» содержит пункты от «а)» до «п)»:

а) ценных бумаг — постоянно;

б) договоров, контрактов соглашений - 5 л. ЭПК;

в) основных средств - 5 л.

Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

Экспертная комиссия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть установлен по номенклатуре дел.

Устанавливать сроки хранения только по их заголовкам нельзя!

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1г., 3г., 5л., 10л., 15л., 50л., 75л. и постоянно.

Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют (так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1января 2004 г.)

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий (оформляется отметкой в перечне «5 л. ЭПК»).

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на 3 группы:

• документы, передаваемые в архив (со сроками хранения – свыше 10 лет);

• документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроками хранения – до 10 лет включительно);

• документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).