6. Передача дел в архив
Дела
принимает заведующий архивом (специальный
сотрудник архива) или лицо, ответственное
за архив, в присутствии работника службы
ДОУ, сдающего дела. Сдача дел в архив
проводится по графику, составляемому
заведующим архивом (или лицом, ответственным
за архив), предварительно согласованному
с руководителями структурных подразделений
и утвержденному руководителем
учреждения. Передача дела производится
по описи, и в обоих ее экземплярах
напротив записи о передаваемом деле
делается отметка о его наличии. В конце
описи в каждом ее экземпляре цифрами и
прописью указываются количество
фактически
принятых в архив дел, номера отсутствующих
дел, дата приема-передачи дел, а также
ставятся подписи сотрудника архива и
лица, передавшего дела. При
приеме особо ценных дел проверяется
количество листов в деле.
Только
после передачи документов в архив
предприятия разрешается производить
уничтожение документов, включенных в
акт. Уничтожение документов рекомендуется
осуществлять с помощью специальных
машин «Шредер» не менее чем двумя
работниками предприятия, либо сдачей
на пункт вторсырья.
После
уничтожения в акт вносится запись о
дате и форме утилизации дел. На последнем
этапе в акт вносится еще одна запись,
указывающая на то, что в систему учета
дел внесена необходимая правка; с датой
и расшифрованной подписью ответственного
за это должностного лица.
