4. Документы, передаваемые на архивное хранение

К документам, предаваемым в архив, относятся:

1. устав, учредительный договор, решение о создании общества;

2. свидетельство о государственной регистрации;

3. документы, подтверждающие права общества на имущество, находящиеся на его балансе;

4. положение о филиалах и представительствах общества;

5. годовые финансовые отчеты;

6. документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;

7. протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, правления, дирекции (коллегиальных исполнительных органов);

8. списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

9. акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

10. внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления общества;

11. документы по личному составу предприятия;

12. другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

5. Формы описи и акта

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные и подготовленные к сдаче в архив, вносятся в описи.

Опись - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме того, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Опись составляется в пределах структурного подразделения за один год. Она оформляется отдельно на дела постоянного и длительного сроков хранения и на дела по личному составу. Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Если готовят дела за несколько лет, то сначала их располагают по годам, а в пределах года — по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически структурной. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в ней документов. При систематизации дел необходимо пользоваться номенклатурой дел.

По каждому делу в опись вносятся порядковый номер, индекс дела, заголовок дела, в том числе аннотация, даты дела, количество листов, примечания. В описи дел со сроком хранения более 10 лет перед примечанием имеется графа «срок хранения дела». Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они систематизированы. Каждое дело в описи получает свой номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том в описи получает са­мостоятельный номер. Вместе с делами в архив передаются РКК делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки также включается в опись.

На предприятиях, не имеющих структурных подразделений, составляются общие описи. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

Опись подписывается руководителем делопроизводственной службы, проставляются визы экспертной комиссии и архивной службы, после чего она утверждается руководителем учреждения. Последняя часть описи — расписка службы делопроизводства в сдаче дел и расписка сотрудника архива в принятии дел.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в архив. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники службы ДОУ обязаны их устранить. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Сдача дел в архив оформляется актом в двух экземплярах. Экземпляр акта и два экземпляра описи дел передаются в архив. Один экземпляр акта и один экземпляр описи дел передаются в службу ДОУ.

Дела, не подлежащие сдаче в архив, подвергаются уничтожению. Акт об уничтожении документов рассматривается на заседании экспертной комиссии организации, утверждается руководителем организации и подшивается вместе с номенклатурой дел, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводятся только од­новременно с рассмотрением и утверждением описи дел постоянного хранения за тот же период. В акте не требуется перечислять заголовки всех дел, в него могут включаться обобщенные заголовки, например: Переписка отдела за ... г., при этом необходимо указывать, сколько папок уничтожается, необходимо перечислить через запятую номера описей или индексы по номенклатурам дел. Для каждой группы дел должно быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должны быть указано еще раз основание их уничтожения — срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта делается запись: Итого:... дел за ... год, а также сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.