Тема 3. Організація позамашинної інформаційної бази

3.1. Поняття позамашинної інформаційної бази

Організація розв’язування будь - якої економічної задачі базується на інформаційному забезпеченні (ІЗ), під яким розуміють сукупність рішень за об’ємами, розміщенням і формами організації інформації. Рішення стосується систем класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації і файлів даних. Перераховані компоненти ІЗ організуються у вигляді інформаційної бази (ІБ) – сукупності упорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні ІС.

Структура ІЗ наведена на рис. 3.1.

Інформаційне забезпечення містить методичні та інструктивні документи, системи класифікації і кодування та інформаційну базу.

ІБ ділиться на позамашинну і машинну. До позамашинної належить ІБ, яка містить організаційні та інформаційні документи і сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. Машинну ІБ становить сукупність даних, зафіксованих на машинних носіях (інформаційні масиви).

Склад позамашинної ІБ показаний на рис. 3.2.

Позамашинна ІБ включає всі документи, що використовуються в системі управління. Останні можна розділити на дві групи: організаційні і інформаційні.

Перша група включає стандарти, методи і інструкції з класифікації і кодування економічної інформації, інструкції з заповнення і коригування документів.

Друга група містить документацію з умовно-постійною, оперативною (в ній фіксуються всі операції з виробничо-господарської діяльності) і результатною інформацією.

Умовно-постійна інформація знаходиться в конструкторсько-технологічній, плановій і нормативній документації, а також в прейскурантах цін.

Всі решта документи, що циркулюють в системі управління підприємством, становлять оперативну інформацію (накладні, наряди, акти, рахунки тощо).

До результатних належать відомості, таблиці, графіки і діаграми, які одержують веаслідок розв’язування задачі.

Під час створення позамашинної ІБ комп’ютерної системи виконуються такі дії:

• формалізація даних;

• вибір форм первинних документів і машинних носіїв;

• вибір способів і засобів фіксування інформації у первинних документах і на машинних носіях;

• розробка форм вихідних документів;

• визначення та розробка логічної структури бази даних;

• вибір системи керування базою даних (СКБД);

• організація раціонального документообігу тощо.

3.2. Носії інформації, їх класифікація і основні характеристики.

Дані під час їх руху і перетворенні завжди розміщаються на певних носіях. Кожен носій даних – це матеріальний об’єкт, який містить відомості, доступні або лише для людини, або лише для обчислювальної машини, або, нарешті, одночасно і для людини і для машини. У зв’язку з цим всі носії ми можемо підрозділяти на людиночитані, машиночитані (машинні) і комбіновані.

Матеріальна основа носіїв (їх фізична будова) визначає розміщення даних на них, засоби їх підготовки, роль і місце використання, методи організації даних. Тому її можна вважати однією з основних класифікаційних ознак носіїв даних, за якою в умовах сучасних систем обробки даних їх поділяють на паперові, магнітні, фотохромні, індикаційні (екранні) і жетонні. Носії даних можуть відрізнятися за своїм конструктивним виконанням, їх значення на різних етапах процесів руху і перетворення даних, способу запису даних на них тощо. Класифікації, які найсуттєвіші при організації машинної обробки даних, відображені на рис. 3.3.

Паперові носії є найпростішими, традиційними, але серед них можна виділити зовсім різні групи.

Насамперед слід виділити первинні документи і табуляграми (носії результатних даних). Останні складають на машинах і інколи називають машинограмами. За конструктивним виконанням розрізняють бланкові і рулонні паперові носії. За способом запису вони можуть бути рукописними і друкованими, а за способом формування-ручної і автоматичної підготовки.

Рис. 3.3. Класифікація носіїв даних

НД – носії даних; П – паперові; ПР – рукописні (ПРЗ – звичайні; ПРС – спеціалізовані); ПД – друковані (ПДБ – бланкові, ПДР – рулонні);М – магнітні(МО – оперативні, МФ – буферні, МД –дискові,МС-стрічкові,МБ-барабанні, МК – карткові,МСР-сферичні);Ф – фотохромні (ФК – касетні, ФФ – карткові);І – індикаційні (екранні);Ж – жетонні.

До носіїв ручної підготовки передусім належать рукописні (звичайні або спеціалізовані) документи, призначені для регістрації первинних даних, які відображають певні кількісні і якісні характеристики об’єкта управління, результати виконання господарських і інших операцій, і мають юридичне значення.

До друкованих носіїв (за своєю формою вони можуть бути бланковими або рукописними) належать первинні документи з вхідними даними (їх можна заповнювати за допомогою технічних засобів або друкарським способом) і виводимі табуляграми з результатами обробки даних.

Основними носіями даних, що їх обробляють за допомогою ЕОМ, в сучасних інформаційних системах є магнітні носії, призначені для фіксації даних. Переважно використовуються магнітні диски і стрічки, рідше магнітні барабани і карткові пристрої.

Магнітні диски широко застосовують завдяки їх високих технічних характеристиках і насамперед можливості прямого доступу до даних, які розміщені на концентричних доріжках дисків.

Носіями послідовного типу є також нагромаджувачі на магнітних стрічках (МС). Стандартна МС завширшки 12,7 мм застосовується в пристроях пам’яті ЄС ЕОМ, має 9 доріжок, з них 8 призначені для запису даних, а одна доріжка служить для контролю записуваних кодів по парності одиночних розрядів.Інформація записується блоками (зонами) з густотою запису по 8 або 32 біти на 1 мм. Стандартна довжина однієї стрічки – 750 м.

Магнітні барабани (МБ), які мають кругові доріжки для запису даних, належать до запам’ятовувальних пристроїв прямого доступу. Місткість нагромаджувачів на барабанах діаметром 45 см, які мають 800 робочих доріжок, становить 6 млн. байт (байт – 8 бітів).

Як машинні носіїв даних також можна використовувати магнітні карти (МК), які мають густоту запису до 100 біт на 1 см. Застосування МК пов’язано з певними труднощами їх підготовки і зберігання, а також значними затратами через їх порівняно високу вартість.

Застосовують також і сферичні магнітні носії даних, які умовно називаються “бульбашками”, і належать до зовнішніх запам’ятовувальних пристроїв прямого доступу і порівняно з МД мають значно більшу густину запису, вищу швидкодію і винятково високу надійність через відсутність механічних елементів.

Для зберігання різної документальної інформації все ширше використовують фотохромні носії даних, які являють собою касетні мікрофільми і карткові мікрофіші. Інформаційна ємність мікрофільму завширшки 3,5 см і завдовжки 1 м, становить, наприклад, близько 20 млн. байт.

У системах обробки даних колективного користування в умовах телеобробки інформації все ширше використовують відеотермінальні пристрої (дисплеї), призначені для оперативного вводу і виводу даних. Носієм даних стає екран електронно-променевої трубки, на якому індикується як алфавітно-цифрова, так і графічна інформація.

Інколи для оперативної фіксації певних постійних даних зручно використовувати жетонні носії (пластмасові, металеві тощо) з пробивками, які зчитуються спеціальними пристроями. Прикладом таких носіїв можуть бути перепустки працівників, використовувані в автоматизованих системах табельного обліку. Такі системи мають комплекс технічних засобів автоматичної прохідної підприємства. Інформація з жетонних носіїв переноситься на машинні для подальшого вводу в ЕОМ.