Тема 2. Економічна інформація і засоби її формалізованого описання

2.1. Поняття економічної інформації, її види та властивості

2.1.1. Поняття економічної інформації

Будь - який процес управління- це насамперед інформаційний процес, який передбачає виконання функцій зі збору, передачі, обробці, аналізу інформації і прийняттю відповідних рішень.

У загальному випадку під інформацією розуміють певну сукупність відомостей про навколишній світ, подій, чию-небудь діяльність; це форма зв'язку між керованими і керуючими об'єктами, що становлять будь - яку систему управління. Форма подання інформації– повідомлення. Однак не всяке повідомлення можна вважати інформацією. Інформацією є лише те повідомлення, яке зменшує невизначеність у тій галузі, до якої воно належить.

У загальному випадку виділяють наукову, технічну, економічну і соціальну інформацію.

Економічна інформація (ЕІ) містить кількісну і якісну характеристики виробничих процесів.Це повідомлення, які обертаються в економічній системі і якими вона обмінюється із зовнішнім середовищем.

Об'єктом відображення ЕІ є виробничо- господарська діяльність, а її призначення- використання для потреб управління з метою вдосконалення цієї діяльності, покращення техніко-економічних показників системи.

Отже, економічна інформація - це сукупність різних повідомлень економічного характеру, що виникають при підготовці виробництва, під час виробничо- господарської діяльності і в управлінні цією діяльністю.

Економічна інформація є об'єктом збору, реєстрації, передачі, зберігання, обробки і використовується для здійснення функцій управління народним господарством і його окремими ланками різного рівня.

Інформацію, подану в певному формалізованому вигляді, що дозволяє її передавати, зберігати на різних (в тому числі і машинних) носіях і обробляти за допомогою деякого процесу, прийнято називати даними.

Виникнення і передача інформації характеризуються об'єктом інформації і джерелом інформації. Об'єктом інформації є різні виробничі підрозділи, вироби, деталі тощо, тобто всі елементи повідомлення , які передаються в систему. Джерелом інформації є такий елемент, який може формувати або виробляти вхідне повідомлення в систему.Джерелом інформації може бути, наприклад, відділ.

Вимірюють ЕІ в таких одиницях:

натуральних- кількість повідомлень, документів, рядків показників, слів, символів;

телеграфних- біт (кількість двійкових розрядів), байти (8біт), кілобайти (1024 байт), мегабайти, гігабайти і терабайти.

Натуральні одиниці використовуються в разі обробки інформації людиною, а телеграфні- під час організації машинної, зокрема автоматизованої і автоматичної обробки інформації.

2.1.2. Властивості економічної інформації

ЕІ має властивості і специфічні особливості, які необхідно враховувати при проектуванні інформаційного забезпечення інформаційних систем і при аналізі існуючої інформаційної системи об'єкта. До цих властивостей належать:

· ЕІ має лінійну форму, тобто записується порядково;

· вхідна і результатна інформація в основній масі дискретна і представлена в алфавітно- цифровому вигляді, характеризується тривалістю зберігання;

· вхідна інформація в основному фіксується в первинних документах, які не придатні для автоматичного вводу в ЕОМ, що зумовлює необхідність перезапису даних на машинні носії;

· ЕІ порівняно однотипна і однорідна в поєднанні з масовістю і загальністю джерел виникнення;

· одні і ті ж вхідні дані використовуються багатократно для отримання інформації в різних економічних розрізах для всіх служб і видів господарської діяльності;

· основну частину економічної інформації періодично, регулярно обробляють;

· економічна інформація характеризується великим об'ємом і простими операціями обробки;

· під час обробки інформації здебільшого існують логічні операції, арифметичні операції зводяться, як правило, до чотирьох арифметичних дій;

· одержану результатну інформацію часто використовують як вхідну при подальших розрахунках.

Особливості ЕІ впливають на вибір технічних засобів для її обробки.

До економічної інформації висунуто низку вимог.Розглянемо основні з них.

Якість інформації. Інформація в комп'ютерних системах обробки даних є і предметом праці, і її продуктом, а тому від якості такої інформації суттєво залежить ефективність функціонування системи.

Якість інформації можна визначити як сукупність властивостей, що зумовлюють можливості її використання для задоволення визначених згідно з її призначенням потреб.

Можливість і ефективність використання інформації для управління зумовлена такими її споживчими показниками якості, як репрезентативність, змістовність, повнота, доступність, актуальність, стійкість, точність, достовірність і цінність.

Репрезентативність інформації пов'язана з правильністю її добору й формування з метою адекватного відображення заданих властивостей об'єкта.

Змістовність інформації- це її питома семантична місткість, яка дорівнює відношенню кількості семантичної інформації в повідомленні до розміру даних, що його відтворюють, тобто:

S=Ic/Vq,

де:

S – змістовність інформації;

Ic – кількість семантичної інформації, яку сприймає користувач;

Vq – розмір повідомлення.

Зі збільшенням змістовності інформації зростає семантична пропускна здатність інформаційної системи, оскільки, щоб дістати одні і ті самі відомості, необхідно переробити менший обсяг даних.

Наведемо більш детальні пояснення змістовності інформації.

Переважна частина економічних даних зберігається, передається і обробляється у формі знаків – алфавітних і цифрових символів, які фіксуються в різних документах і інших повідомленнях. Тому проблематика досліджень системи економічної інформації може бути окреслена достатньо повно в термінах теорії знакових систем – семіотики.

В рамках семіотики визначались три основних напрями дослідження інформаційних процесів.

Перший з них досліджує відношення між знаками тієї чи іншої знакової системи незалежно від змісту і цінності інформації, носіями якої ці знаки є. Цей напрям, який називається синтактикою, вивчає формальні властивості потоків повідомлень.

Другий напрям семантика – вивчає зміст і способи вираження інформації. Оскільки змістом інформації є відображення в знаках і поняттях об’єктів і процесів реального світу, семантика вивчає зміст інформації, відволікаючись в той же час від її цінності для різних споживачів.

В енциклопедії семантика (від грецького semantikos - означаючий): 1) значення одиниць мови; 2) те ж, що і сематологія, розділ мовознавства, який вивчає значення одиниць мови, перш за все слів; 3) один із розділів семіотики.

Третій напрям вивчає відношення між даними і їх одержувачами. Його цікавить вплив повідомлень на поведінку одержувача. В цьому плані визначається і цінність даних – основний предмет даного напряму, який називається прагматикою.

Предметом семантики в широкому розумінні є зміст інформації і форми його (змісту) вираження. Тим самим семантика включає в орбіту своїх інтересів три групи відношень:

• слова, словосполучення, речення мови, на якій виражаються дані;

• об’єкти, ситуації реального світу;

• поняття, судження в пам’яті суб’єкта, який сприймає інформацію.

Якщо мати на увазі, що за даним об’єктом стоїть велика різноманітність об’єктів визначеної сфери (наприклад, народного господарства), а за тим чи іншим поняттям – вся система понять, за допомогою знаків, які відображаються в економічних чи інших даних, то при такому підході в предмет семантики входить вивчення змістовної сторони всієї інформації.

На даний час поняттю „змістовність” даних ще не дано точного визначення, хоча застосовують його достатньо часто. Інколи під змістовністю розуміють інформативність повідомлень. Іншими словами, повідомлення, яке містить велику кількість інформації, рахується і більш змістовним. Змістовність в цьому випадку розглядається як синонім інформативності, (але їх необхідно розрізняти).

Змістом даних є поняття і судження як відображення дійсних і можливих станів реальних об’єктів. Оцінювати змістовність – значить оцінювати кількість цього відображення.

V –кількість фактичних висловлювань, які містяться в тексті;

L –кількість алфавітних символів, які використовуються для опису всіх речень тексту на природній мові. Величину

М=V/L

назвемо ємністю тексту.

Обернена величина буде характеризувати кількість елементарних знаків, які затрачаються на висловлювання елементарної думки як одиниці змісту. Розглядаючи поняття змістовності інформації наведемо ще деякі понятійні категорії цієї вимоги, яка висувається до економічної інформації.

Корисність інформації трактується як „доля її участі” в розв’язанні деякої „загальної” задачі.

Вживаність інформації застосовується як характеристика частоти застосування її в якості вхідної для паралельного розв’язання багатьох задач. Вживаність залежить від кількості задач, для яких ця інформація застосовується, а також від частоти їх розв’язування.

Інформативність документа, масива, текста, потока інформації визначається як сума значень цінності інформаційних одиниць (висловлювань), які містяться в цих документах, масивах, тексті, потоці інформації.

Під важливістю задачі розуміють її місце серед інших задач управління, вплив її рішень на хід економічних процесів. Під значимістю даних – степінь їх впливу на якість отримуваного рішення. Мається на увазі, що зміна значення вхідного показника може по-різному впливати на значення вихідного показника, що є розв’язком задачі. В одних випадках навіть значні зміни вхідного показника мало відображаються на результаті.

Наприклад, при дослідженні лінійної моделі міжгалузевого балансу вияснилося, що з усіх показників норм матеріальних затрат лише по 500 нормах зміна в 1,5 рази змінює кінцеві показники більше, ніж на 1%. В інших випадках, навпаки, навіть незначні зміни на вході приводять до протилежних результатів.

Повнота інформації означає, що вона має мінімальний, але достатній для прийняття ефективного управлінського рішення набір показників.

Доступність інформації для сприйняття, при прийнятті управлінського рішення в комп'ютерних системах забезпечується виконанням відповідних процедур її одержання і переробки.

Актуальність визначається рівнем забезпечення цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик відображуваного об'єкта і від інтервалу часу, який минув з моменту виникнення цієї інформації.

Своєчасність інформації. Своєчасною є така інформація, яку можна враховувати при виробленні управлінського рішення без порушення встановленої процедури і регламенту, тобто інформація, яка надходить на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу, узгодженого з часом розв'язування задач управління.

Стійкість- це властивість управлінської інформації реагувати на зміни вхідних даних, зберігати необхідну точність.

Точність інформації. Тісно пов’язане з проблемою достовірності, але відмінне від неї питання про міру точності. Суть цього питання в тому, щоб встановити оптимальне число розрядів (цифрових) в кількісному значенні показників, яке б забезпечувало задоволення вимог до достовірності (в сенсі накопичення помилок заокруглення при розрахунках) і в той же час відповідало б реальній достовірності одержуваних даних. Розрізняють формальну, реальну і фіктивну точність.

Формальна точність вимірюється значенням одиниці останнього розряду в кількісному значенні показника: в показнику чисельності населення під час перепису мірою формальної точності є одна тисяча людей.

Реальна точність вимірюється значенням одиниці останнього розряду, достовірність якого гарантується. Наприклад, під час перепису населення 1959р. розходження чисельності наявного і постійного населення перебільшило 0,5 мільйона людей. Звідси випливає, що досягнута реальна точність 1 млн. чол. Реальна точність не може бути більша формальної. Але якщо формальна точність більша реальної, то вона є фіктивною точністю і повинна бути зведена до реальної.

Виділяють також точність досяжну і необхідну.

Під досяжною точністю розуміють максимальну точність , яку можна одержати при даних об’єктивних умовах спостереження і обробки даних.

Необхідна точність визначається призначенням показника, тобто вимогами тих задач, для розв’язування яких він застосовується. З можливих співвідношень реальної (Р), необхідної (Н) і досяжної (Д) точності оптимальним варіантом є :

Н = Р≤Д

У випадку :

Н< Р ≤Д

ми маємо справу з надлишковою точністю.

У випадках:

Р <Н ≤Д і Р≤ Д< Н

необхідно добиватися підвищення реальної точності до необхідної або досяжної, якщо остання менша за необхідну.

Достовірність (вірогідність) інформації- властивість інформації відображати реально діючі об'єкти з необхідною точністю. Вимірюється достовірність інформації імовірністю того, що відображувані інформацією значення параметра відрізняються від істинного значення цього параметра в межах необхідної точності.

Поряд з поняттям “достовірність інформації” існує поняття “достовірність даних”, під якою розуміють їхню безпомилковість. Вимірюється достовірність даних імовірністю появи помилок у даних. Розглянемо більш детально поняття “достовірність даних”.

Достовірність економічних показників залежить від таких основних факторів:

а) від точності вимірювань і розрахунків;

б) від методів одержання і області застосування даних несуцільного спостереження, які використовуються для характеристики генеральної сукупності;

в) від степені адекватності методології і методики вимірювання показника відображуваному явищу і задачі, яка розв’язується;

г) від навмисних викривлень повідомлюваних даних під впливом суб’єктивних моментів, головним чином в зв’язку з тим, що економічні показники в більшості випадків виконують функцію оцінки і є мотивуючим фактором для суб’єктів – джерел інформації.

Фактори (а) і (б) є джерелом випадкових помилок, для виявлення яких є достатньо ефективні методи. Зокрема, застосування вибіркових методів спостереження забезпечують обґрунтованість репрезентативності і визначенню достовірності одержуваної інформації.

Фактори (в) і (г) приводять в основному до систематичних помилок, методи усунення яких дуже недосконалі. Що стосується адекватності методології, то вона може перевірятися для розрахункових показників застосування різних методів розрахунку, балансовим контролем, співставленням взаємопов’язаних показників, одержаних різними методами. Навмисні ж викривлення можуть бути зведені до допустимого мінімуму лише при вірно поставлених спеціальних статистичних спостереженнях, що передбачає додержання визначених правил при формулюванні питань програми спостереження.

В зв’язку з цим необхідно звернути увагу на перевірку достовірності даних звітності. Безумовно, документальне обґрунтування звітної інформації даними первинного і бухгалтерського обліку дає певні гарантії по відношенню її достовірності. Однак, це в багатьох випадках не відмежовує нас від навмисних викривлень перш за все тому, що не виключене неправильне оформлення первинних документів. Тому для підвищення достовірності даних необхідно періодично проводити спеціальні статистичні обстеження, які включали б у свою програму і деякі показники звітності. Така перевірка достовірності звітних даних може бути поставлена на наукову основу, якщо вся контрольно-ревізійна робота буде проводитися по єдиному плану з обґрунтуванням репрезентативності об’єму перевірки .

Достовірність знаходиться в тісному зв’язку із значимістю показників. Чим вища значимість, тобто міра впливу вхідних показників на результати розв’язування задачі, тим вищі вимоги до достовірності.

Цінність інформації- комплексний показник її якості.