Тема 5. Основные функции менеджмента: контроль за выполнением решений
Контроль как функция управления и как специфического рода деятельность имеет сложную структуру и проявляется в различных аспектах, что обуславливает различные характеристики его понятия.
Контроль – это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы.
Контроль – это важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей.
Основные способы реализации функции контроля – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, т.к. по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов. Эффективно поставленный контроль призван иметь стратегическую направленность, ориентированную на результаты, быть своевременным и достаточно несложным. Он всегда направлен на достижение конкретных целей. Но для того, чтобы их достичь, необходим постоянный контроль за тем, как реализуются намеченные программы.
В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности объекта контроля, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений, разработка программ, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с эти контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития.
Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности и ее анализ как по результатам деятельности объекта управления в целом, так и каждого отдельного его звена. Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей различные показатели и проведение их анализа.
Под механизмом контроля понимается система взаимосвязанных методов, технологий и техники контроля.
Программа контроля – это документально оформленный план реализации определенных контрольных мероприятий, указывающий их цели, последовательность и сроки осуществления, предусматривающий исполнителей и порядок их действий.
Работа механизма контроля выражается в реализации формально установленных процедур контроля, которые включают следующие основные цели:
Формальное определение и документальное закрепление порядка действий и взаимоотношений, определение круга субъектов управления по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных управленческих действий, а также оценки наличия ресурсов (потенциалов) объекта управления,
Определение «точки контроля» для оценки различных аспектов реализации конкретных управленческих действий,
Установление контролируемых параметров объекта контроля,
Установление критических точек контроля, где риск возникновения ошибок, искажений и других нежелательных моментов особенно велик,
Выбор типов и методов проведения контроля,
Выбор процедур,
Результаты.
Контроль тесно связан с учетом, являющимся важным средством осуществления функции контроля в современной экономике. Учет – это, прежде всего, получение итоговых данных, выявление отклонений от норм. К тому же в процессе учета контролируются в основном количественные показатели. И хотя они связаны с качественными показателями, сам по себе учет решить проблему качественного контроля не в состоянии. Контроль же предполагает получение не только количественной, но и качественной информации.
Механизмы контроля действуют на всех этапах, во всех подсистемах жизни общества. От эффективности действия механизмов контроля во многом зависит эффективность функционирования системы управления.
Организационно-экономическое содержание контроля необходимо рассматривать с трех методологических позиций:
Контроль – это экономическая категория, обладающая содержанием и понятийным аппаратом;
Контроль – это комплексная функция и неотъемлемая часть деятельности по управлению;
Контроль – это самостоятельный управленческий процесс и целостная система.
Контроль является завершающим этапом управленческой деятельности, позволяющий сопоставить достигнутые результаты с запланированными. Контроль – это постоянно действующий фактор управления, не связанный исключительно с проверкой исполнения управленческих решений. Контроль дает данные для других основных функций управления, не утрачивая при этом своего самостоятельного значения. Контроль обеспечивает наблюдение за течением процессов на уровне объектов управления, за их соответствием заданным программам. Контроль следует рассматривать как самостоятельную функцию управления, т.е. особый вид деятельности, имеющий целевую направленность, определенное содержание и способы его осуществления. Сущность контроля состоит в том, что субъект управления осуществляет учет и проверку того, как управляемый объект выполняет его указания.
Цель функций контроля и регулирования – обеспечение эффективного осуществления всех основных функций менеджера.
Контроль – постоянный процесс, обеспечивающий достижение объектом управления принятых целей развития путем своевременного обнаружения возникающих в ходе развития объектов управления проблемных отклонений от плановых (заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды. Контроль – комплексная функция, включающая в себя функции учета, оценки, анализа.
Управление и контроль – явления, тесно связанные друг с другом. Будучи относительно самостоятельными институтами, они во взаимодействии образуют устойчивую систему. В процессе управления контроль выступает связующим элементом между управленческими циклами.
Контроль является универсальным средством получения информации по каналу обратной связи. Без механизма обратной связи между субъектом и объектом процесс управления потерял бы четкость и целенаправленность. Для того, чтобы успешно управлять, тот, кто управляет, должен знать результаты своего управленческого воздействия на объекты управления.
Контроль как функция управления – это процесс установления степени достижения объектом управления основных целей.
Три аспекта контроля:
установление стандартов – точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;
измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;
подготовка необходимых корректирующих действий.
Виды контроля:
Предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала управленческих действий. Средства осуществления – реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Может использоваться по отношению к финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок).
Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе управления. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после поведения действий по управлению. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь.
Заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает субъекту управления информацию, необходимую для планирования. Он так же способствует мотивации, т.к. измеряет достигнутую результативность.
Система контроля – это совокупность субъекта, объекта, средств и методов контроля, взаимодействующих как единое целое в процессе установления желаемых результатов исполнения, измерения состояния объекта контроля, анализа и оценки данных измерения и выработки необходимых корректирующих воздействий.
Важная роль в системе контроля принадлежит средствам контроля. В понятие «средства контроля» целесообразно включать не только какие-либо технические средства, но формы и методы контроля, которые необходимо разрабатывать для каждой конкретной системы.
Наличие связей между перечисленными элементами и необходимость совершенствования аналитико-информационной работы подчеркивают, что система контроля является во многом информационной системой, основанной на переработке больших массивов информации. Для выполнения такой работы требуется применение современных средств ее переработки.
Цель системы контроля определяется общей его целью. Цель системы контроля заключается в обеспечении субъекта контроля информацией, позволяющей ему предвидеть возможные срывы и отклонения от запланированного хода работ и вовремя осуществлять корректирующие действия. Такую информацию необходимо собирать и систематизировать, что является подцелью системы контроля. Подцелью системы контроля является также поддержание в работоспособном состоянии отдельных элементов системы.
Задачи системы контроля зависят от задач контроля. В задачах системы конкретизируются цель и подцели контроля. Простейшие системы контроля выполняют только отдельные задачи, т.е. осуществляют только информационно-измерительные функции. Более сложные системы контроля помимо информационно-измерительных функций выполняют еще и аналитико-корректирующие.
Сложные системы контроля имеют множество характеристик, отражающих их свойства. К основным характеристикам чаще всего относят следующие: эффективность контроля, его достоверность, точность, «производительность», длительность времени работы системы, быстродействие, затраты на осуществление контроля, время, требуемое для приведения системы в работоспособное состояние, объем контроля, универсальность и гибкость программ контроля, количество и характер «зондируемых» и наблюдаемых сигналов, содержание и форма представления результатов контроля (визуальная индикация, регистрация, звуковая сигнализация), режим работы системы, степень автоматизации, удаленность от объектов контроля, конструктивное исполнение, количество персонала, обслуживающего работу систем, его квалификацию др.
При проектировании системы контроля важно учитывать такие характеристики, как эстетичность, эргономичность, внешние условия и т.д.
Цели, задачи и характеристики системы контроля являются основными и исходными показателями, на основе которых вырабатываются требования к системе на стадии ее проектирования. В зависимости от уровня таких показателей, полноты их представления создается простая или сложная система контроля. Независимо от сложности система контроля всегда включает, по меньшей мере, четыре основных элемента, которые реализуют цель системы контроля – поддержание желаемого состояния объекта контроля и управления. К таким элементам относятся: детектор, селектор, диспетчер, информатор (см.рис.5.1).
Сбор информации о состоянии объекта контроля и внешних условиях осуществляется специальным механизмом, обнаруживающим изменения контролируемых параметров. Этот механизм объединяет датчики, коммутаторы, преобразователи и генераторы стимулирующих сигналов. Детектор фиксирует значение контролируемых характеристик объекта контроля и показывает, что с ними произошло.
Селектор получает зафиксированную информацию и обрабатывает ее. Обработка информации заключается в сравнении фактического состояния с установленными ранее нормами функционирования или ожиданиями и оценкой произошедшего. Селектор отбирает только ту информацию, которая необходима для целей управления, и оценивает на этой основе значимость того, что произошло.
Рис.5.1. Основные элементы системы контроля
Отобранная информация поступает к субъекту контроля или диспетчеру. Диспетчер, если это необходимо, посылает управляющие сигналы во все составные части системы контроля. В результате изменяется или не изменяется состояние или поведение всей системы контроля, включая состояние и поведение объекта контроля и управления.
Передача информации между детектором, селектором, диспетчером и объектом контроля осуществляется информатором, который объединяет индикаторные и регистрирующие устройства, элементы самоконтроля и поиска неисправностей в системе контроля.