4. Управление рисками

Тщательный анализ рисков позволит избежать форс-мажерных ситуаций уже на стадии реализации проекта. Их неполный или некорректный учет может привести к сбою задач в календарном плане, что неблагоприятно скажется как на работе проектной команды, так и на качестве реализации проекта.

Один из основных рисков - невозможность технического исполнения части экспозиции. Данный риск нейтрализуется консультациями непосредственно с техниками МИЕ, а так же дублирующими замещающими элементами, не влияющими на смысловую нагрузку элемента выставки

За время открытия и дальнейшего экспонирования есть вероятность механического повреждения или истощения части экспонатов выставки. Повреждённый или неполноценный экспонат неоспоримо теряет свою ценность и может испортить общее впечатление посетителя. Для устранения возможных неполадок в смету заложен достаточный резерв материалов для восстановления и реанимации содержимого тач-боксов.

Риск снижения посещаемости с течением экспонирования минимизируется за счёт проведения промо-акций, которые подробно прописаны в разделе «рекламная кампания» данного проекта. Потоки посетителей ожидаются в несколько этапов:

1. Открытие выставки. Посетители, пришедшие на торжественное открытие экспозиции

2. СМИ и сарафанное радио. Вторая волна посетителей будет связана непосредственно со средствами массовой информации и статьями/сюжетами о выставке, которые потенциальные посетители получат уже непосредственно после её открытия. А так же, так называемое, «сарафанное радио» - это все те впечатления, которые потенциальные зрители получат непосредственно от своих знакомых.

3. Промо-акции. Увеличение естественного потока посетителей в дни проведения промо-акций у МИЕ

4. Закрытие выставки.

Привлечение аудитории на выставку не просто приводит посетителей, но также приводит новых посетителей в Музей Истории Екатеринбурга. Поэтому от качества и интенсивности привлечения аудитории зависит не только общее впечатление, но и дальнейшая посещаемость МИЕ данной аудиторией.

Все финансовые риски нейтрализуются финансовым резервом, подробнее о котором прописано выше.

Глава 3. Мониторинг реализации проекта «touch art: Город на ощупь»

В ходе реализации проекта «TOUCH ART: город наощупь» предполагалось добиться следующих эффектов:

• Увеличить общую посещаемость МИЕ, а так же посещаемость музея молодёжной аудиторией, т.е. привлечь новую аудиторию посетителей

• Повысить лояльность данной аудитории к музею: путём привлечения на выставку «Touch art: город наощупь», дать возможность ознакомиться и с остальными экспозициями музея.

• Привлечь наиболее активную аудиторию города – молодёжь, за счёт проведения выставки современного искусства на площадке классического городского музея.

• Увеличить внебюджетный доход музея.

• Познакомить публику с новым, не распространённым видом искусства - искусством тактильным.

Для оценки эффективности реализации данного проекта использовались срединная и итоговая оценки проекта.

Срединная оценка проекта предполагала следующие процессы контроля:

• Общий контроль изменений, в ходе которого происходило отслеживание и координация изменений по проекту в целом, путём своевременного и оперативного внутреннего взаимодействия проектной команды между собой, а так же взаимодействия команды проекта с внешней средой – партнёрами, спонсорами, СМИ.

В ходе данного вида контроля была проведена координация следующих процессов:

• Менеджер по рекламе отвечала за работу со СМИ и вместе со своевременной отправкой пресс-релиза, и информированностью средств массовой информации о проекте отслеживала так же и уровень общей информированности о выставке среди горожан в целом, уровень охвата СМИ, а так же мониторинг информационных интернет порталов, и социальных сетей, обеспечивая тем самым обратную связь с потенциальным посетителем выставки. В результате, на открытии выставки были зарегистрированы 4 телевизионных канала: Эра-ТВ/MTV-Екатеринбург (Арт коктейль), 41-канал (Новости сверх плана), Россия (Вести-Урал), ОБЛ-ТВ (новости). Сюжеты об открытии выставки появлялись в эфире в течение недели после открытия, начиная уже с вечера 11 марта (открытие), формируя тем самым вторую волну посетителей выставки, опирающуюся в своём решении посещения выставки на резонанс в СМИ. Но результатом деятельности менеджера по рекламе так же стало приглашение куратора проекта в утренний эфир шоу «Хорошее настроение» за неделю до открытия, что не только информировало потенциального посетителя, но так же повышало статус мероприятия, которое уже выходило за рамки «выставки в городе», и становилось «выставкой городского масштаба». Этому так же поспособствовало приглашение куратора проекта в эфир радио «ГОРОД FM», где в интервью с ним раскрывались основные особенности выставки, давалась её краткая аннотация, а так же повествовалось об основных особенностях тактильного искусства. Результатом деятельности с радио-каналами так же стала информационная поддержка радио ПИЛОТ FM, которое в рамках утреннего шоу «Катапульта» разыгрывало билеты на выставку в течение двух недель до открытия.

• Так же, менеджер по рекламе отвечала за координацию работы с типографией «название», обеспечивающих выставку полиграфической продукцией. Готовая продукция, была надлежащего качества (баннеры, афиши, пригласительные билеты и пр.) и была изготовлена точно в срок, т.е. на следующий день, после оформления заказа.

Итогом рекламной компании (см. выше), разработанной менеджером проекта, а так же скоординированной деятельности менеджера по рекламе, и налаженным каналам его деятельности стало 400 зарегистрированных посетителей выставки в день открытия, включая приглашенных гостей, и СМИ. А так же общим количеством посетителей примерно 3000⁸ за всё время экспонирования, которое составляло ровно 2 месяца (11 марта – 11 мая).

• Так же, в рамках срединной оценки изменений осуществлялся контроль затрат. В ходе контроля затрат происходил учёт затрат по работам и изменениям бюджета проекта, путём своевременного взаимодействия членов команды проекта и партнёров проекта (в том числе своевременного предоставления экономической документации (товарных чеков, договоров). Так же, этот вид изменений был предусмотрен в графе «управление рисками» и «управление стоимостью» проекта, в котором подробно описано обоснование бюджета, а так же процедуры оперативного реагирования на изменения, возможные в ходе реализации проекта.

В ходе данного вида контроля были отслежены и урегулированы следующие процессы:

• Уменьшение необходимой суммы для реализации проекта на 28% путём привлечения спонсоров и партнёров. Фотостудия «АВРОРА», и непосредственно фотограф Den Marino обеспечивали выставку фотоматериалом. Основной бюджет проекта был утверждён, и был выделен из средств Музея истории Екатеринбурга.

• Итоговая смета к концу реализации проекта сократилась на 35%». Это было осуществлено за счёт поиска наиболее дешевого в отношении цены, но не качества поставщика продукта.

• Сокращение первоначального бюджета проекта так же было осуществлено за счёт использования уже имеющихся ресурсов МИЕ: строительные материалы, и пр.

• В ходе анализа бюджета было принято решение отказаться от фабричного распила стройматериалов в пользу ресурсов МИЕ, и осуществить распил сотрудниками музея. Недостаточно качественное оборудование, а так же профессионализм плотников в итоге увеличил временные сроки реализации проектов, а так же значительно затруднил дальнейший процесс монтажа конструкций боксов. Для оперативного решения сложившейся проблемы было решено отказаться от профессионального ресурса МИЕ и привлечь к проекту дополнительные профессиональные единицы – строителей- на основе волонтёрства.

• Скоординированная деятельность специалиста по связям с общественностью позволила наладить прочные рабочие отношения со всеми поставщиками проекта, что позволило осуществить своевременную поставку всех необходимых материалов.

• В ходе контроля расписания проходил контроль над сроками выполнения работ проекта. Координацией данного процесса занимался менеджер проекта, и был осуществлён согласно составленной диаграмме Ганнта, календарному плану, и сетевому графику. Для минимизации риска выхода из намеченного плана работ, в календарный план проекта был включён временной резерв. Как уже было сказано выше, в ходе реализации проекта, в связи с профессиональной некомпетентностью работника, а так же недостаточно качественным оборудованием, возник риск выхода за временные рамки на этапе распила строительных материалов. Риск был минимизирован за счёт привлечения дополнительных профессиональных и технических ресурсов, что позволило уложиться в намеченный срок.

• Контроль качества. Данный вид контроля предполагал контроль над качеством выполнения работ в ходе подготовки экспозиции, в особенности его продукта. Контроль осуществлялся менеджером проекта и включал в себя постоянную координацию деятельности членов проектной команды, а в особенности художников. Но, в связи с нематериальностью художественного продукта, данный процесс был несколько затруднён. Однако же, в связи с непосредственной заинтересованностью в создании качественного художественного продукта художниками проекта, который был обусловлен их авторством, данный контроль был минимальным, и преимущественно основанным на доверительных отношениях. Создание окончательного продукта делилось на этапы, включающие в себя: составления первоначального списка районов города, отбиравшихся по принципу наиболее сильно выраженной индивидуальности, характерности. Затем производился этап общего ассоциативного портрета района на визуальном и общечувствительном уровне, который был впоследствии переведён на уровень тактильный. Главный критерий в создании объекта – акцент на тактильный компонент.

После реализации проекта «Подготовка и проведение выставки тактильного искусства: TOUCH ART: город наощупь» менеджером проекта была проведена итоговая оценка эффективности проекта. Она предполагала полную комплексную оценку конечных результатов проекта во всех его аспектах, прежде всего с точки зрения важнейших показателей – сроки, затраты, результаты.

Данная оценка проводилась следующими методами:

• Подсчёт количества посетителей в день открытия выставки. Данный метод заключался в подсчёте проданных входных билетов, а так же присутствовавших на мероприятии приглашенных гостей, и членов СМИ. Открытие проходило 11 марта, с 16:00 до 20:00. За этот период был продан 141 билет. Общее количество посетителей составило около 400 человек, включая гостей мероприятия и СМИ.

• Подсчёт общего количества посетителей выставки за весь период экспонирования провести сложно, т.к. входной билет в музей предполагает посещение сразу несколько экспозиций. Однако, анализ соотношения исходного количества посетителей (за две недели - неделю до открытия экспозиции) и в течение первой и второй недели экспонирования позволил проследить следующую статистику:

  • Общий процент молодёжной аудитории среди всех возрастных групп посетителей музея на период экспонирования составил «число», что позволяет говорить об его увеличении, по сравнению исходной ситуацией на «число%». Таким образом, можно говорить о достижении первоначальной цели привлечения новой активной аудитории – молодёжь в музей.

  • Общая посещаемость музея на момент экспонирования выставки повысилась на «число%», что так же позволяет говорить о достижении поставленной цели - увеличения общей посещаемости музея.

• Опрос посетителей выставки в день открытия позволил проследить общее мнение о выставке (обработанные данные: общие впечатления, понравилось/не понравилось, вероятность дальнейшего посещения музея, вероятность дальнейшего посещения выставок тактильного искусства, канал полученной информации)

• Контент анализ сайтов, форумов и СМИ на предмет наличия отзывов и упоминания о выставке. Подводя итог работы со СМИ можно говорить об охвате всего спектра самых основных и значимых информационных каналов:

  • 4 телевизионных канала - 4 видеосюжета о выставке: 41 канал, ЭРА-ТВ, Россия, ОБЛ-ТВ, а так же участие прямом эфире в утреннем шоу «Хорошее настроение» (ОБЛ-ТВ)

  • Анонсы на 4 радиостанциях города: ЭХО-Москвы, Максимум (Екатеринбург), Пилот FM, Город FM. Розыгрыш билетов на выставку в утреннем шоу «Катапульта» (Пилот FM), а так же интервью с куратором выставки (Город FM)

  • Статьи в печатных изданиях: Областная Газета, Вечерний Екатеринбург, Студень, издание УрГУ, издание УРГЭУ-СИНХ, и пр.

  • Интернет порталы: Культур-Мультур, Татлин, е1, Weburg и пр

  • В социальной сети «В контакте» во встрече выставки тактильного искусства TOUCH ART: город наощупь на момент дня открытия было зарегистрировано 1358 возможных участников, и 834 точных.

Таким образом, можно сказать, что достигнутые результаты почти полностью совпадают с намеченными результатами: привлечение новой аудитории в МИЕ, общее повышение количества посетителей музея, повышение лояльности аудитории к деятельности музея, сложившийся резонанс в СМИ вокруг выставки, увеличение информированности горожан о тактильном искусстве и непосредственное с ним знакомство, а так же увеличение дохода музея, ведь к моменту закрытия выставки по предварительному подсчёту проект окупил себя приблизительно в 15 раз⁹. Об общей успешности выставки так же может говорить продление её срока экспонирования в два раза: с 30 календарных дней до 68, по решению директора Музея истории Екатеринбурга Назипова Расима Миннафаизовича.