Глава 3 информационное обеспечение автоматизированных систем

3.1. Основные понятия

Любая система управления, в том числе автоматизированная, не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней среды, о принятых управляющих воздействиях и результатах их выполнения. Подсистема информационного обеспечения (ИО) предназначена для своевременного обеспечения системы управления этими необходимыми сведениями.

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы документации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных форм документов и информационной базы. Содержание информационного обеспечения АИС - совокупность данных, методов и средств их описания, а также методов (но не средств) хранения и доступа к данным. Средства хранения и доступа относятся к программному (системы управления базами данных) или техническому (накопители информации и т.п.) обеспечению АИС.

Вся информация, необходимая для функционирования комплексов средств автоматизации в АИС организационного управления, должна быть представлена в форме данных. Данные - это информация, представленная в формализованном виде, пригодном для компьютерной обработки. Данные в АИС могут быть представлены в виде документов, предназначенных для непосредственного восприятия человеком без применения средств вычислительной техники (текстовых, графических и т.п.), или на машинных носителях данных (НЖМД, НГМД, СОКОМ и т.п.). Соответственно выделяют внемашинное и внутримаишнное информационное обеспечение АИС (рис. 3.1).

Информационное обеспечение АИС представляет собой динамическую информационную модель системы управления и внешней среды, отражающую их состояние в текущий или предшествующий моменты времени. Эта модель должна содержать:

• сведения о состоянии органов управления;

• сведения об управляемых объектах;

59

• сведения об условиях функционирования управляемых объектов;

• сведения о результатах функционирования управляемых объектов;

• текущую информацию управления (приказы, распоряжения и т.п.);

• сведения о результатах выполнения распоряжений, приказов и т.п.;

• нормативно-техническую информацию;

• учетно-производственную информацию;

• текущие и перспективные планы.

Рис. 3.1. Структура информационного обеспечения АИС

3.2. Документы в автоматизированной системе

Документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, предназначенный для ее передачи и доведения до потребителей. Применительно к системе управления (подсистеме, подразделению) все документы

60

подразделяются на входные и выходные. Выходные документы являются итогом преобразования и переработки информации. При проектировании АИС в первую очередь всегда должны быть перечислены необходимые выходные документы, которые в значительной степени определяют состав входных документов и содержание процессов их переработки.

Множества входных и выходных документов объединяются общим понятием «информационный базис». Информационный базис - это совокупность исходных данных и внешних результатов, он определяется целями функционирования системы и не зависит от компьютерных программ переработки информации.

Все документы, циркулирующие в АИС, можно разделить на три основных группы (рис. 3.1). Первая группа - это документы управления, к которым относятся распоряжения, команды, директивы, донесения, сводки и т.д. Вторая группа - это служебные документы, к которым относятся запросы, ответы на запросы, служебные сообщения, информационные сообщения, квитанции, отказы, служебные справки и т.д. Третья группа - это производственная документация, объединяющая конструкторскую, технологическую и программную документацию.

Документы циркулируют как в автоматизированной, так и неавтомати­зированной системе управления. Однако автоматизация налагает на документы и документооборот в целом определенные особенности, связанные с формой документов и способами их обработки.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, связанной с экономической информацией. Для этого в государстве на различных уровнях управления создаются унифицированные системы документации. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

• к унифицированным системам документации;

• к унифицированным формам документов различных уровней управления;

• к составу и структуре отдельных информационных полей документов (реквизитов и показателей);

• к порядку ведения и регистрации унифицированных форм документов.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

61

стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования. Каждому документу, представленному на бумаге на бланке установленной формы, присваивается код соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).