5.4. Некоторые вопросы проведения автоматизации в организации

5.4.1. Управление процессом автоматизации

Управление процессом автоматизации реализуется путем циклического повторения трех основных функций: планирования, контроля исполнения плана _;и регулирования (анализа результатов и принятия решений).

Как правило, в современной практике выделяют два типа планов автоматизации организации: стратегический и оперативный план. Стратегический план не содержит перечней конкретных работ. В нем фиксируются принципы и условия, с соблюдением которых должны приниматься решения по автоматизации на каком-либо отрезке времени, а также предполагаемые результаты. Стратегический план может быть не календарным (т.е. рассчитанным на год, три или пять лет), а действовать до наступления некоторых условий (например, образование новых подразделений, достижение объема продаж и т.д.).

Оперативный план содержит перечни конкретных работ по реализации принятых стратегических решений. Он включает в себя события, которые должны произойти, носит календарный характер и сопровождается сметой расходов или графиком инвестирования средств.

Контроль исполнения планов подразумевает наличие процедур периодического сбора информации, ее обобщение и представление оперативной информации лицам, принимающим решения. В состав представляемой оперативной информации в обязательном порядке должна включаться информация о возникших по мере реализации плана проблемах.

Анализ результатов и принятие решений подразумевает наличие процедуры анализа результатов, на основе которого производится ревизия плана или вносятся изменения в ход процесса. Процедура может носить как периодический характер, так и инициироваться при наступлении каких-либо событий, например, превышение бюджета или отставание от сроков.

5.4.2. Стратегия автоматизации

Стратегия автоматизации - это общий замысел автоматизации управления организацией, в состав которого входят следующие компоненты:

107

• цели (области деятельности организации, последовательность их автоматизации, ожидаемый эффект автоматизации);

• способ автоматизации (по участкам, направлениям, комплексная автоматизация);

• долгосрочная техническая политика (перечень поставщиков и производителей базовых аппаратно-программных средств, на использование продукции которых ориентирована организация, перечень продуктов и линий продуктов, которые используются или которые предполагается использовать в области автоматизации);

• ограничения: финансовые, временные и т.д.;

• условия, при наступлении которых производится ревизия плана:

• анализ результатов выполнения плана.

Следует отмстить, что автоматизация - это один из способов достижения стратегических целей организации, а не самостоятельный процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Поэтому стратегия автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам и целям с общей стратегией организации.

Известно немало примеров, когда внедрение тех или иных информационных технологий на предприятиях не приносило ожидаемого эффекта. Очень часто причиной этого было игнорирование стратегического плана развития самого предприятия при формировании стратегии автоматизации. В результате реализовывались либо слишком амбициозные проекты (они поглощали большое количество средств и не соответствовали потребностям организации), либо создавались системы, не способные обслужить текущие потребности.

Для реальной оценки потребностей в информационных технологиях необходимо четко представить перспективные цели организации и пути их достижения. При этом отсутствие критериев выбора той или иной стратегии автоматизации приводит к необоснованным потерям от самой автоматизации и необъективной оценке ее результатов. Потери могут быть самого разного рода: от простого разочарования сотрудников в АИС до прямых финансовых потерь, вызванных излишними затратами на автоматизацию.

К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при формировании стратегии автоматизации, относятся следующие:

• финансовые;

• связанные с влиянием человеческого фактора;

108

• технические.

Финансовые ограничения определяются величиной затрат (инвестиций), которые предприятие способно сделать для автоматизации. Этот тип ограничений универсален, так как остальные три вида могут быть частично преобразованы в финансовые.

К ограничениям, связанным с влиянием человеческого фактора, относятся корпоративная культура в организации и особенности рынка труда. Особенности рынка труда могут повлиять негативно, если существуют трудности с наймом персонала требуемого профиля и квалификации. Корпоративная культура - это в первую очередь отношение персонала к автоматизации, привычка работать по стандартизированным процедурам и исполнительская дисциплина. Значительная часть информации вводится в АИС вручную в процессе производственной деятельности. Поэтому чрезвычайно важно соблюдение регламентов работ, особенно в части ввода информации. Игнорирование этого Фактора может привести к тому, что радужные надежды на автоматизированную систему, которая «сама» систематизирует всю необходимую для работы сотрудника информацию, сменятся пониманием суровой необходимости изменения привычного стиля работы. Потребуется создание новых процедур работы, значительное увеличение нагрузки на персонал в первое время, дополнительное обучение,

Технические ограничения связаны с реальными возможностями предприятия: отсутствие помещений для размещения вычислительной техники, ограничения по использованию определенного вида оборудования и т.п.

При выборе стратегии автоматизации существенную роль играет состояние технологий. Если необходимой АИС нет на рынке, тогда возможные решения ограничиваются следующими:

• интеграция нескольких существующих систем;

• разработка уникальной системы для предприятия;

• откладывание решения о начале работ по автоматизации в ожидании появления требуемой системы.

109