1.23. Обліково-фінансові документи

Це такі документи: акт, доручення, розписка, список, таблиця, накладна.

АКТ

Це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійнодіючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників перевіряючих організацій

Акт складається кількома особами з метою об’єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини:

• вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що склали акт, а також присутні при його складанні);

• констатуючу (викладаються мета та завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки).

Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.

Після слова Складено перераховуються особи, які склали акт або були присутні при його складанні, і обов’язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників і вказується місце їх зберігання.

Р е к в і з и т и:

1. Назва установи.

2. Гриф затвердження.

3. Назва виду документа.

4. Номер

5. Місце складання.

6. Заголовок.

7. Текст.

8. Підписи.

9. Дата.

10. Печатка.

Зразок:

Черкаський державний з а т в е р д ж у ю

бізнес-коледж Директор Черкаського держаного бізнес-коледжу,

к.пед.н.

____________ О.В. Куклін

“____” __________ 200__ р.

А К Т № 1

19.12.2001 М. Черкас

Про списання бланків документів

про освіту та додатків до них,

золотих медалей, студентських квитків,

залікових книжок

Складено комісією у складі:

Голова комісії - заступник директора Азьмук Н.А.,

Члени комісії - головний бухгалтер Гензерська О.О.,

заступник директора з навчально-методичної роботи Павлюк Т.І.,

заступник директора з адміністративно-господарської частини

Терлига Г.І.,

голова профкому Ярмоленко Л.М.

Комісія, керуючись Інструкцією про порядок виготовлення, зберігання, облік, заповнення та видачу бланків дипломів, провела списання виданих дипломів, атестатів, додатків до них та золотих медалей, зазначених у Додатку №1.

Голова комісії н.А. Азьмук

Члени комісії О.О. Гензерська

Т.І. Павлюк

Г.І. Терлига

Л.М. Ярмоленко

Доручення

Це документ, яким організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Залежно від суб’єкта дії доручення поділяються на:

• особисті (особа доручає особі)

• офіційні (установа доручає особі чи установі).

Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Р е к в і з и т и о с о б и с т о г о д о р у ч е н н я:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис особи, яка склала доручення.

5. Завірення підпису.

Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.

Р е к в і з и т и о ф і ц і й н о г о д о р у ч е н н я:

1. Штамп.

2. Номер.

3. Дата.

4. Назва виду документа.

5. Текст.

6. Зразок підпису особи, якій видано доручення.

7. Підпис керівника установи.

8. Печатка.

Текст доручення містить такі відомості:

- прізвище, ім’я, по батькові, посада особи (в офіційному дорученні – назва установи), яка видає доручення;

• прізвище, ім’я, по батькові, посада особи, якій видається доручення;

• назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;

• напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;

• термін дії доручення;

• назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається доручення.

Зразок: