Условное форматирование

Д ля изменения вида ячейки в зависимости от содержащихся в ней данных используется команда Формат  Условное форматирование. В диалоговом окне задается логическое отношение (больше-меньше и т.д.), диапазон эталонных значений и формат ячейки при соблюдении этих условий. Кнопка «А также» позволяет задать до трех условий на одну ячейку.

Автозаполнение

При вводе данных на рабочих листах существуют следующие режимы автозаполнения.

1. Автозаполнение, основанное на смежных ячейках.

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки мож­но копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столб­ца. Если ячейка, содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения (например, янв., февр., и т.д.).

2. Автозаполнение, основанное на прогрессии

Организуется командой Правка  Заполнить  Прогрессия. В диалоговом окне устанавливается вид прогрессии, шаг и предельное значение.

Можно задать прогрессию введя данные в первые две ячейки, выделив эти ячейки и перетащив маркер заполнения диапазона ячеек. Разность между значениями в первых двух ячейках задает шаг прогрессии.

Формула

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно производить вычисления и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг и включать стандартные функции Excel. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор вычисляемых ве­личин, ссылок на ячейки, знаков арифметических операций, функций. Результат вычислений отображается в ячейке. Если в выражении используются данные из других ячеек, то формула будет автоматически пересчитываться каждый раз, когда эти данные будут изменяться.

Вот пример формулы:

= D1 + D2.

Ее результатом будет сумма содержимого ячеек D1 и D2 (предполагается, что они обе содержат числа).

Если ширина ячейки недостаточна для того, чтобы вместить число, то вместо него отображаются символы '#'.

Для редактирования готовых формул используется строка формул.

Формулы можно копировать в соседние ячейки при помощи маркера заполнения. Выделите ячейку, содержащую формулу, и пе­ретащите маркер заполнения в примыкающий диапазон.

При работе со ссылками на ячейки используются два основных режима:

1 . Относительные ссылки - ссылки, которые изменяются при копировании формул в другие ячейки.

2. Абсолютные ссылки - ссылки на конкретную ячейку, которые не изменяются при копировании формул. Для создания абсолютных ссылок в формуле перед постоянной частью ссылки ставит­ся знак доллара ($А1; А$1; $А$1). Первые две ссылки иногда называют смешанными, а последнюю – абсолютной, т.к. ни столбец ни строка не меняются.

Другим способом создания абсолютных ссылок является присвоение имени ячейке. Команда Вставка  Имя  Присвоить. Да­лее при ссылках на данную ячейку используется ее имя.

При построении формул могут использоваться стандартные функции Excel. Их добавление в формулу может осуществляться через мастер функций Excel (Вставка  Функция или кнопка Вставка функции на панели инструментов Стандартная).

Для ссылки на другие листы и книги используются так называемые трехмерные ссылки. Они отличаются от обычных наличием имени книги (в квадратных скобках) и листа, заканчивающегося восклицательным знаком. Например, формула =[Video.xls]Прокат!G18 ссылается на ячейку G18 на листе «Прокат» в книге «Video». При создании такой ссылки можно через меню «Окно» выбрать исходную (открытую) книгу, затем выбрать лист и щелкнуть по ячейке левой кнопкой мыши.

Еще одна альтернатива ссылкам на ячейки – имена диапазонов и полей. В таблицах, где существует некоторая строка, содержащая заголовки столбцов, можно адресоваться на данные по имени поля. При этом текст в заголовке поля и в формуле должен совпасть полностью. Если используются пробелы, дефисы и другие знаки, которые могут быть восприняты как действия, то имя указывают в одинарных апострофах. Например, формула ='Кол-во'*Цена даст результат произведения соответствующих столбцов. Для упрощения такой адресации можно сослаться на столбец по его имени (предварительно присвоив его через меню «Вставка»). При этом в именах недопустимо использования многих знаков (кроме букв и цифр). Такой способ может позволить адресоваться не только в пределах одного листа, но и по всей книге.

Ошибки

Если ширина ячейки недостаточна для того, чтобы вместить число, то вместо него отображаются символы '#'.

Если введена неправильная ссылка на ячейку - ИМЯ?

Если в ячейке неверная информация - ЧИСЛО?

Если ошибка в формуле - диалоговое окно