Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Діловодство.docx
Скачиваний:
4
Добавлен:
08.05.2019
Размер:
26.35 Кб
Скачать

Загальні вимоги до документа

  1. Об’єктивність змісту досягається добором слів, синтаксичних конструкцій та ін.., високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивних оцінок у викладі.

  2. Забезпечення логічної послідовності у викладі:

  • Тісного логічного зв’язку усіх компонентів документа;

  • Чіткого виявлення причинно-наслідкових зв’язків між повідомлюваними фактами.

Логічна послідовність у ділових документах досягається за допомогою і часткових логічних прийомів:

  • Протиставлення, яке часто починається словами «проте», «однак»;

  • Виявлення й логічне підкреслення черговості («одночасно», «спочатку», «потім»);

  • Вираження мети («з цією метою», «для цього», «тому»);

  • Конкретизація якогось місця в документі («наприклад», «зокрема», «як» і «от»);

  • Наголошення на результативності («отже», «таким чином»).

Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація абзаців, параграфів тощо.

  1. Повнота інформації – це наявність всього необхідного для правильного розуміння документа, коли ніщо не пропущене, нічого не треба домислювати. Важливо щоб у тексті не було недомовок, двозначності, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збігалися. Повним називається документ, зміст якого вичерпує всі обставини з вирішенням питань, що розглядаються.

  2. Ясність вкладу, точність опису забезпечуються точним добором потрібного слова, зокрема терміна. Велике значення має також вдале виділення основної думки, чітке і точне формулювання прохань, пропозицій, наказів та ін..

  3. Свобода від суперечностей. Наведені в тексті аргументи не повинні суперечити один одному, взаємовиключатися.

  4. Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних.

  5. Лаконічність викладу досягається глибоким обдумуванням змісту документа. Лаконічним є такий документ, в якому немає зайвих слів, повторень. Коли доцільно, слід замінювати складні речення простими, вживати загальноприйняті скорочення, умовні позначки, уникати дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, хоча іноді останні і необхідні. Відокремлений дієприслівниковий зворот може підсилити у документі вичерпність відповіді. Наприклад: «прочитавши ваші оповідання, редакція журналу повідомляє, що вони потребують доопрацювання». У подібних зворотах найчастіше використовуються дієприслівники типу «вважаючи», беручи до уваги», «враховуючи». Стислість і чіткість викладу забезпечуються за рахунок правильного компонування документа, вживання стандартних зворотів.

  6. Типізація мовних засобів, стандартизація ділових паперів. Доцільним є для кожного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввести її в інструкцію, узаконити типізовані мовні засобі як оптимальній варіант. Це готові, перевірені багаторічною практикою широко відомі словесні формули, здатні точно і недвозначно відображати певну виробничу ситуацію.

  7. Нормативність мовних засобів ділового стилю. Мова ділових паперів повинна відповідати нормам загальнолітературного вжитку, тобто нормам сучасної української літературної мови, які безпосередньо не пов’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузько специфічних умов спілкування.

  8. Етикет ділових паперів. Найважливішим виявом їх етикету є достовірність, переконливість, тактовність. У звертаннях до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Щоб не показати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску продукції – щодо випуску продукції Вами ще не висловлені.

Якщо важливо назвати конкретного виконавця, пропонується вживати активну форму. Наприклад: Міністерство зв’язку не гарантує забезпечення всіх робітників квартирами.

Великого значення набувають у документах вставні слова, що пом’якшують тон листування. Наприклад: На жаль, за такі результати зимової сесії Ви не можете одержати стипендії.

Надмірна ввічливість, як і нав’язування своїх методів чи принципів у висвітленні того чи іншого питання, не сприяють позитивному результату.