Загальні вимоги до документа
Об’єктивність змісту досягається добором слів, синтаксичних конструкцій та ін.., високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивних оцінок у викладі.
Забезпечення логічної послідовності у викладі:
Тісного логічного зв’язку усіх компонентів документа;
Чіткого виявлення причинно-наслідкових зв’язків між повідомлюваними фактами.
Логічна послідовність у ділових документах досягається за допомогою і часткових логічних прийомів:
Протиставлення, яке часто починається словами «проте», «однак»;
Виявлення й логічне підкреслення черговості («одночасно», «спочатку», «потім»);
Вираження мети («з цією метою», «для цього», «тому»);
Конкретизація якогось місця в документі («наприклад», «зокрема», «як» і «от»);
Наголошення на результативності («отже», «таким чином»).
Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація абзаців, параграфів тощо.
Повнота інформації – це наявність всього необхідного для правильного розуміння документа, коли ніщо не пропущене, нічого не треба домислювати. Важливо щоб у тексті не було недомовок, двозначності, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збігалися. Повним називається документ, зміст якого вичерпує всі обставини з вирішенням питань, що розглядаються.
Ясність вкладу, точність опису забезпечуються точним добором потрібного слова, зокрема терміна. Велике значення має також вдале виділення основної думки, чітке і точне формулювання прохань, пропозицій, наказів та ін..
Свобода від суперечностей. Наведені в тексті аргументи не повинні суперечити один одному, взаємовиключатися.
Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних.
Лаконічність викладу досягається глибоким обдумуванням змісту документа. Лаконічним є такий документ, в якому немає зайвих слів, повторень. Коли доцільно, слід замінювати складні речення простими, вживати загальноприйняті скорочення, умовні позначки, уникати дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, хоча іноді останні і необхідні. Відокремлений дієприслівниковий зворот може підсилити у документі вичерпність відповіді. Наприклад: «прочитавши ваші оповідання, редакція журналу повідомляє, що вони потребують доопрацювання». У подібних зворотах найчастіше використовуються дієприслівники типу «вважаючи», беручи до уваги», «враховуючи». Стислість і чіткість викладу забезпечуються за рахунок правильного компонування документа, вживання стандартних зворотів.
Типізація мовних засобів, стандартизація ділових паперів. Доцільним є для кожного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввести її в інструкцію, узаконити типізовані мовні засобі як оптимальній варіант. Це готові, перевірені багаторічною практикою широко відомі словесні формули, здатні точно і недвозначно відображати певну виробничу ситуацію.
Нормативність мовних засобів ділового стилю. Мова ділових паперів повинна відповідати нормам загальнолітературного вжитку, тобто нормам сучасної української літературної мови, які безпосередньо не пов’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузько специфічних умов спілкування.
Етикет ділових паперів. Найважливішим виявом їх етикету є достовірність, переконливість, тактовність. У звертаннях до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Щоб не показати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:
Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску продукції – щодо випуску продукції Вами ще не висловлені.
Якщо важливо назвати конкретного виконавця, пропонується вживати активну форму. Наприклад: Міністерство зв’язку не гарантує забезпечення всіх робітників квартирами.
Великого значення набувають у документах вставні слова, що пом’якшують тон листування. Наприклад: На жаль, за такі результати зимової сесії Ви не можете одержати стипендії.
Надмірна ввічливість, як і нав’язування своїх методів чи принципів у висвітленні того чи іншого питання, не сприяють позитивному результату.