6. Показатели оценки работы

Ведущий специалист отдела подбора персонала проходит оценку на основе следующих показателей: быстрота и эффективность подбора персонала; минимизация затрат на подбор персонала; количество жалоб от подразделений.

СОГЛАСОВАНО должность подпись фамилия инициалы

С должностной инструкцией ознакомлен фамилия инициалы, должность подпись,

форма 8. Пример должностной инструкции помощника руководителя Департамента корпоративных финансов (российская финансовая компания)

Должностная инструкция помощника руководителя Департамента корпоративных финансов

1. Общие положения

Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность помощника руководителя Департамента корпоративных финансов (далее — по­мощник руководителя) и является основным документом, регламентирующим его деятельность.

При изменении должностной инструкции работник ставится в известность под роспись. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю Департамента корпоративных финансов.

Основная задача: обеспечение оптимального режима деятельности руководителя де­партамента, а также сотрудников Департамента корпоративных финансов. Квалифика­ционные требования, предъявляемые к помощнику руководителя:

• высшее образование;

• опыт работы в качестве секретаря или личного помощника — от 2-х лет;

• знание основных продуктов MS Office, в том числе обязательно знание MSPowerPoint;

• умение работать с оргтехникой, а именно: с факсом, ксероксом, сканером, принтером,машиной для брошюровки;

• навыки работы с отчетными документами, счетами;

• свободное владение английским языком, как устное, так и письменное. Свободный перевод как с русского на английский язык, так и с английского на русский;

• профессиональные навыки общения по телефону. Личные качества:

• ответственность, организованность, дисциплинированность, инициативность; самостоятельность, организаторские способности, коммуникабельность, доброжела­тельность, умение работать в коллективе, умение хранить конфиденциальную инфор­мацию, пунктуальность, аккуратность.

Помощник руководителя принимается на работу приказом по компании, по представ­лению руководителя Департамента корпоративных финансов при согласовании с зам. председателя правления, курирующим департамент.

Прием осуществляется по предоставлению необходимых документов, после ознакомле­ния и при условии согласия работника с должностной инструкцией, правилами внутрен­него распорядка, соглашением о неразглашении конфиденциальной информации. Увольнение производится в соответствии с Трудовым законодательством РФ.

2. Функции (основные задачи)

Помощь в организации рабочего дня руководителя департамента.

Выполнение поручений руководителя департамента.

Ведение документооборота департамента.

Контроль за исполнением входящих и исходящих поручений руководителя департамента

Составление архива департамента (в бумажном и файловом виде).

Организация переговоров и совещаний, протоколирование.

Организация взаимодействия с клиентами и партнерами.

Ведение базы данных по внешним коммуникациям.

Организация деловых поездок и командировок руководителя департамента, а также

сотрудников департамента.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Выполнение устных и письменных поручений руководителя департамента, а также управляющих директоров.

Ведение телефонной и адресной книги клиентов и контрагентов, контактных листов по всем проектам департамента.

Отслеживание состояния и комплектации оргтехники (тонер и бумага в принтере, ксе­роксе и факсе, обложки и спирали для брошюровки, наполненность шредера и т. п.). Отслеживание наличия канцелярских товаров в департаменте.

Прием и отправка бумажной корреспонденции, включая курьерскую службу, ведение реестра исходящей и входящей бумажной корреспонденции. Ксерокопирование и брошюрование необходимой документации. Ведение индексов документации по проектам, архивов, построение и поддержание коммуникаций с архивной службой компании.

Встречи и сопровождение клиентов и посетителей департамента во время их визитов в компанию.

Помощь профессиональному персоналу в подготовке материалов для клиентов, ассис­тирование сотрудникам департамента в рамках их профессиональной деятельности. Организация conference calls. Заказ переговорных комнат.

Организация встреч сотрудников и клиентов в аэропорту, заказ транспорта. Сопровождение переговоров внутри компании (отслеживание наличия и организации доставки чая, кофе, закусок).

Организация деловых командировок руководителя департамента, а также сотрудников департамента (организация получения виз, бронирование билетов, гостиниц, проката автомобилей и т. д.).

4. ПРАВА

Осуществлять контроль за своевременным и точным исполнением поручений руково­дителя департамента и управляющих директоров.

Иметь доступ к информации различного характера, в том числе конфиденциальной и строго конфиденциальной, в рамках выполнения должностных обязанностей. Запрашивать необходимую информацию по распоряжению руководителя департамента и управляющих директоров.

Иметь доступ к необходимым для качественной работы базам данных компании. Требовать представления полного комплекта документов, комментариев к материалам, направляемых на рассмотрение руководителя департамента и управляющих директоров.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Неразглашение информации, представляющей собой коммерческую тайну, и сведений конфиденциального характера, связанных с департаментом.

Своевременное и точное выполнение поручений.

Соблюдение Положений, регламентирующих деятельность компании.

Сохранность документов.