4. Язык и стиль документов

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, чётко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Поэтому к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований затрудняет работу с документами и лишает их юридической и практической значимости или снижает её.

Смысловая точность письменного высказывания обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использования слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим особое внимание следует уделить различению паронимов (слов, близких по звучанию, родственных, однокоренных, различающихся значением). Например, представить (предъявить, показать) – предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-то): представить отчёт – предоставить справку; гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией) – гарантированный (обеспеченный законом, договором): гарантийный талон – гарантированный отдых.

Смысловые нарушения в текстах документов могут быть вызваны неверным выбором синонима, невниманием к оттенкам значений слов-синонимов. Так, слова в синонимическом ряду построить – возвести – соорудить – воздвигнуть различаются и стилистически, и оттенками значения и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Можно сказать построить дом, соорудить мост, возвести башню и нельзя – воздвигнуть склад, соорудить дом, возвести школу.

Нежелательно использовать в текстах документов профессионализмы (дострой вместо завершение строительства; вечерники вместо студенты вечернего отделения).

При употреблении терминов необходимо позаботиться о том, чтобы они были понятны не только автору, но и адресату. Для этого следует прибегнуть к толкованию термина, уточнить его значение с помощью нейтральных слов или вообще заменить его общепонятным словом. Например, Невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом).

Трудности в восприятии текста создаёт неоправданное употребление заимствованных слов. В случае наличие в языке эквивалентного иноязычному русского слова следует использовать его для обозначения понятия. Реклама лучше, чем паблисити; обращаться лучше, чем апеллировать.

5. Языковые нормы в деловой письменной речи

Требования к языку и стилю документов отражают и закономерности действия языковой нормы в официально-деловой письменной речи. Назовём еще некоторые из них, проявляющиеся наиболее отчётливо.

Безусловно, любой документ должен быть составлен с соблюдением орфографических норм. Определённую трудность представляет слитное - раздельное правописание производных предлогов, поскольку они омонимичны по отношению к самостоятельным частям речи, от которых образованы, но отличаются написанием. Слитно пишутся следующие производные предлоги: навстречу, наподобие, вследствие, насчёт, ввиду, вроде. Например: навстречу ему, наподобие шара, вследствие проливных дождей, узнать насчёт поездки, ввиду отмены занятий, форма вроде ромба.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация (единообразие) сокращений. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначения и т.д. Сокращения в текстах документов подчиняются определённым правилам:

- сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа – недопустимо сокращать одно и то же слово по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращённо;

- нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения;

- не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой разные толкования, двусмысленность в восприятии фразы;

- не допускается сокращение слова до одной буквы, кроме случаев традиционных текстовых сокращений, которые определены ГОСТом (например, г.– год, л. - лист, р. – река).

В области морфологических норм нарушения часто связаны с неправильным употреблением предлогов. Так, очень употребительны в деловой письменной речи конструкции с предлогом по: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению и т. д. Однако недопустимо использовать предлог по вместо предлога о (об), если речь идёт о конкретной теме, содержании беседы, разговора и т.д.: не отчёт по работе, а отчёт о работе; не доклад по итогам работы, а доклад об итогах работы.

Предлог по не может употребляться вместо предлога для и указывать на цель действия. Предложение В нашем вузе немало сделано по повышению качества образования содержит ошибку. Следует сказать - для повышения качества образования.

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действием кого-то: Меры не были приняты по нераспорядительности администрации. Правильный вариант: Меры не были приняты из-за нераспорядительности администрации. Исключения составляют выражения: по вине, по небрежности, по невниманию.

Нормой в официально-деловой речи является употребление единственного числа существительных в значении множественного. Например: Для проведения соревнований просим выдать спортивный инвентарь: мяч футбольный – 5 шт., скакалка гимнастическая – 10 шт.

Ещё несколько правил, связанных с употреблением существительных.

• Для наименования лиц по профессии, должности, званию в деловой речи используются существительные мужского рода, даже если речь идёт о женщине: Врач выписала рецепт, Прошу принять меня на работу на должность лаборанта (подпись – Петрова).

• Род несклоняемых существительных определяется в соответствии со следующими правилами:

- большая часть иноязычных существительных, обозначающих неодушевлённые предметы, относится к среднему роду – конфетти, метро, такси;

- существительные, называющие животных, птиц, насекомых, как правило, относятся к мужскому роду – белый какаду, забавный шимпанзе;

- в ряде случаев род иноязычного несклоняемого существительного определяется по роду русского аналога – пенальти – штрафной удар, мужской род; авеню – улица, женский род;

- по родовому наименованию – нарицательному существительному – определяется род несклоняемых существительных, называющих географические объекты, органы печати – солнечный Сочи (Сочи – город, мужской род); «Таймс» опубликовала материалы конференции («Таймс» - газета, женский род).

Род аббревиатур (сложносокращённых слов) обычно определяется по роду ключевого слова словосочетания: ВВЦ (Всероссийский выставочный центр) – мужского рода; ТЭЦ (теплоэлектроцентраль) – женского рода.

Трудности возникают при склонении имён существительных собственных. Обычно склоняются следующие группы имён собственных:

- имена и фамилии русского и иноязычного происхождения, обозначающие лиц мужского пола и оканчивающиеся на согласный: письмо Неймана, предложения Лича;

- имена и фамилии русского и иноязычного происхождения (кроме финских), оканчивающиеся на безударный –а/-я: работы Щербы, стихи Лорки. Однако, если перед конечным гласным находится –и, фамилия не склоняется: стихи Гарсия, работы Лурия.

Не склоняются, как правило, следующие имена собственные:

- совпадающие с названиями живых существ или неодушевлённых предметов: Сорока, Муха, Дубина;

- оканчивающиеся на –аго/-яго, -ово, -ых/-их, -ко/-енко: предложение Дубяго, лекции Седых, рисунки Шевченко;

- иноязычные фамилии в сочетании со словами братья, сёстры, брат и сестра, супруги, а также в сочетании с двумя именами одновременно – женскими или мужским и женским: визит супругов Петерсон, пригласить сестёр Манн, написать Николаю и Елене Рерих.

Синтаксических нормы - это правила построений словосочетаний и предложений. На уровне словосочетаний чаще всего нарушается норма управления, на уровне предложения – норма координации подлежащего и сказуемого.

Управление – синтаксическая связь, при которой главное слово требует постановки зависимого в определённом падеже с предлогом или без. В роли управляющих слов обычно выступают глаголы или отглагольные существительные: возместить ущерб, возмещение ущерба. Одним из самых трудных падежей в русском языке является винительный падеж. Его часто смешивают с другими падежами, что приводит к возникновению ошибки: Нужно вкладывать свои силы на то, чтобы получить хорошее образование вместо вкладывать в то.

К «проблемным» в управлении можно отнести сочетания с глаголами-паронимами оплатить – заплатить, одеть - надеть. У первого глагола каждой пары беспредложное управление, у второго – предложное: оплатить счёт – заплатить за проживание, одеть брата – надеть на брата. Глагол надеть употребляется и в том случае, если подразумевается, что что-то надевается на кого-то, в том числе на себя: надеть пальто.

При координации подлежащего и сказуемого необходимо учитывать целый ряд факторов: способ выражения подлежащего, порядок слов в предложении, наличие или отсутствие при подлежащем зависимых слов, формой и семантикой последних. Например, в предложениях Большинство заданий не выполнено, Большинство участников конференции зарегистрировались, Прибыло большинство делегатов выбор формы сказуемого определяется следующими обстоятельствами: в первом предложении подлежащее обозначает неодушевлённый предмет – сказуемое стоит в форме единственного числа; во втором предложении подлежащее обозначает одушевлённый предмет – сказуемое стоит в форме множественного числа; в третьем предложении обратный порядок слов (подлежащее находится после сказуемого) – сказуемое стоит в форме единственного числа.

Часто синтаксическая норма нарушается в предложениях с деепричастными оборотами. При употреблении деепричастий и деепричастных оборотов следует помнить, что действие, обозначаемое деепричастием, относится, как правило, к подлежащему данного предложения, т.е субъекты действия деепричастия и сказуемого должны совпадать: Ознакомившись с актом ревизии, он обратился к руководству компании с предложением о проведении бухгалтерской экспертизы.

Нарушение этого требования приводит к ошибке: Пользуясь калькулятором, расчёт производится быстро и правильно.

Норма употребления деепричастного оборота не нарушается, если в составе сказуемого безличного предложения есть неопределённая форма глагола, с которой и соотносится деепричастие: Имея чёткий план работы, можно избежать многих ошибок.