6. Речевой этикет в письменной деловой речи
«Речевой этикет – национально специфичные правила речевого поведения, реализующиеся в системе устойчивых формул и выражений в принятых и предписываемых обществом ситуациях вежливого контакта с собеседником» – так определяет речевой этикет энциклопедия русского языка.
Степень владения речевым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к людям тех профессий, которые предполагают постоянное общение с людьми: государственным служащим, педагогам, врачам, менеджерам, работникам сферы обслуживания и т.д.
Речевой этикет определяется ситуацией общения. Этикетные отношения между участниками письменной коммуникации поддерживаются речевыми этикетными формулами обращения и прощания, соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости, не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. К рекомендуемым формулам приветствия и прощания относятся Уважаемый, Глубокоуважаемый, С уважением. Следует избегать фамильярного отношения к адресату, например, Дорогой (особенно по отношению к незнакомому или малознакомому человеку, с которым вас связывают сугубо деловые отношения). Уважительное отношение к адресату проявляется также в использовании клише Мы рады пригласить Вас…, Благодарим Вас за…, Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы…, Убедительно просим Вас, в употреблении заглавных букв в местоимениях второго лица Вы, Ваш, Вас.
В письменном деловом общении этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Составителям деловых писем не рекомендуется:
- побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу вас сразу сообщить о своём решении»;
- навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
- намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…»;
- начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определённых обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно будет вернуться.
Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и чёткий ответ отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву отношений. Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения, является форма ответа, при которой письмо-запрос, письмо-предложение возвращается адресанту с размещённой на нём ответной информацией.
Литература
Бабенко О.В., Ларионова А.Ю. Деловые бумаги: составление, оформление, редактирование. – Екатеринбург: УГТУ-УПИ, 2005.
Введенская Л.А., Павлова Л.Г. Деловая риторика: Учебное пособие для вузов. – 4-е изд. – М.: ИКЦ «МартТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2008. – 512 с. (Серия «Учебный курс»).
Зарецкая Е.Н. Деловое общение: Учебник. В 2-х т. – М.: Дело, 2002. – 696 с.
Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет: Учебное пособие. – М.: Экономика, 2000. – 272 с.
Культура русской речи: Учебник для вузов/ Отв. ред. д.ф.н., проф. Л.К. Граудина и д.ф.н., проф. Е.Н. Ширяев. – М.: Норма, 2006. – 560 с.
Культура русской речи: Энциклопедический словарь-справочник/ Под ред. Л.Ю. Иванова, А.П. Сковородникова, Е.Н. Ширяева и др. – М.: Флинта: Наука, 2003. – 840 с.
Хазагеров Г.Г., Корнилова Е.Е. Риторика для делового человека: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Флинта: Московский психолого-социальный институт, 2003. – 136 с.
Хорошая речь/ Под ред. М.А. Кормилицыной и О.Б. Сиротининой. Изд. 2-е, испр. – М.: Издательство ЛКИ, 2007. – 320 с.